Dans Excel, vous pouvez restreindre les utilisateurs en autorisant uniquement la saisie de données avec les valeurs que vous avez spécifiées. Dans cet article, Bardimin partagera quelques astuces pour ne permettre que la saisie de valeurs spécifiques dans les cellules Excel.
Les erreurs de saisie de données sont un problème pour tout utilisateur Excel qui souhaite des résultats précis. Même si votre formule est parfaite, si les données d’entrée traitées contiennent des erreurs, les valeurs renvoyées par la formule seront également incorrectes.
Si vous créez une feuille de calcul pour que d’autres personnes puissent l’utiliser ou si vous partagez un classeur avec d’autres utilisateurs, comment réduisez-vous ou même éliminez-vous le risque d’une mauvaise saisie de données qui pourrait ruiner un bon modèle que vous avez créé ?
La meilleure façon de le faire est d’utiliser la fonctionnalité de validation des données d’Excel. La validation des données est un outil dans Excel que vous pouvez utiliser pour limiter ce que les utilisateurs peuvent entrer dans les cellules. C’est un excellent outil pour créer des formulaires ou à peu près tout ce que vous voulez vous assurer que des valeurs incorrectes ne sont pas entrées dans une feuille de calcul.
Vous pouvez créer une ou plusieurs règles qui spécifient le type de données ou la plage de valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans les cellules. Si un utilisateur tente d’entrer quelque chose qui enfreint les règles, vous pouvez configurer Excel pour afficher un message d’erreur et rejeter l’entrée.
Comment restreindre la saisie de données dans Excel avec l’outil de validation des données
- Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez appliquer la règle de validation des données.
- Sélectionnez ensuite le menu à onglets “Data” et cliquez sur le bouton “Data Validation”.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’onglet “Settings” et cliquez sur le bouton déroulant sous “Allow”. Vous pouvez choisir le type de validation que vous souhaitez appliquer.
- “Whole Number” pour limiter la cellule à accepter uniquement les entiers.
- “Decimal” pour limiter les cellules afin qu’elles n’acceptent que les nombres décimaux.
- “List” pour sélectionner des données dans la liste déroulante.
- “Date” pour limiter la cellule afin qu’elle n’accepte que les dates.
- “Time” limite la cellule à n’accepter que le temps.
- “Text Length” pour limiter la longueur du texte.
- “Custom” pour les formules personnalisées.
- Sous “Data,”, sélectionnez la condition que vous souhaitez utiliser. Dans cette section, vous pouvez spécifier les règles que vous utilisez en fonction des options que vous avez sélectionnées à l’étape précédente. Si vous choisissez :
- “Whole Number, Decimal, Text Length > between”, vous pouvez spécifier ses valeurs minimales et maximales.
- “List”, vous pouvez spécifier la valeur en fonction d’une plage de cellules sur la feuille (par exemple : “=$A$2:$A$8” ). Vous pouvez également spécifier la valeur en tapant directement et en la séparant par une virgule (par exemple : “Honda, Toyota, Suzuki” ).
- “Date, Time”, vous pouvez spécifier la date de début et la date de fin.
- Si vous souhaitez qu’une fenêtre contextuelle s’affiche lorsque l’utilisateur sélectionne une cellule restreinte ou une cellule de la plage restreinte, sélectionnez l’onglet “Input Message” et vérifiez le “Show Input Message When Cell Is Selected”. Remplissez ensuite le titre et le message que vous souhaitez transmettre à l’utilisateur.
- Sélectionnez l’onglet “Error Alert” pour configurer le message d’erreur et le style de message.
- Cliquez sur OK pour appliquer la règle de validation des données.