Cómo ordenar el texto alfabéticamente usando el menú Ordenar en la pestaña Envíos
La tercera forma de ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word es usar el menú Sort en la pestaña Mailings. Este menú se puede utilizar para ordenar el texto que se encuentra dentro de documentos, cartas, etiquetas o sobres. Estos son los pasos:
- Seleccione el texto que desea ordenar alfabéticamente. Puede seleccionar uno o varios párrafos, listas o tablas. Asegúrese de no seleccionar texto que no desee ordenar, como títulos, subtítulos o notas al pie.
- Haga clic en la pestaña Mailings de la Ribbon. También puede presionar Alt + M en su teclado para activar esta pestaña.
- En el grupo Write & Insert Fields, haga clic en el icono Sort. El icono es el mismo que el icono de Sort de la pestaña Home. También puede presionar Alt M + SO en su teclado para abrir este menú.
- En el cuadro de diálogo Sort, seleccione la opción Sort by. Puede elegir Paragraphs para ordenar el texto por párrafo, Field 1 para ordenar el texto por la primera columna de una tabla o Headings para ordenar el texto por encabezado.
- En el cuadro Type, seleccione la opción Text. Esta opción ordena el texto alfabéticamente. También puede elegir otras opciones, como Number para ordenar el texto por número o Date para ordenar el texto por fecha.
- En el cuadro Order, seleccione Ascending o Descending opciones. La opción Ascending ordenará el texto de la A a la Z, mientras que la opción Descending ordenará el texto de la Z a la A.
- Si desea ordenar el texto por más de un criterio, puede agregar la opción Then by. Por ejemplo, si desea ordenar el texto por la primera columna, la segunda columna y, a continuación, la tercera columna de una tabla, puede seleccionar Field 1, Field 2 y Field 3 respectivamente, y especificar el tipo y el criterio de ordenación de cada una.
- Si desea ignorar ciertos caracteres al ordenar el texto, como espacios, signos de puntuación o símbolos, puede marcar la opción Ignore punctuation characters o Ignore symbols. Esta opción es útil si desea ordenar el texto que contiene números de teléfono, direcciones de correo electrónico o códigos postales, por ejemplo.
- Si desea ordenar el texto que contiene letras mayúsculas y minúsculas, puede marcar la opción Case-sensitive. Esta opción distinguirá entre letras mayúsculas y minúsculas al ordenar el texto. Por ejemplo, si selecciona la opción Ascending, el texto que contiene letras mayúsculas aparece antes que el texto que contiene letras minúsculas.
- Si su tabla tiene una fila de título, puede marcar la opción Header row. Esta opción ignora la línea de título al ordenar el texto, por lo que la línea de título permanece en la posición superior. Si su tabla no tiene una fila de título, puede marcar la opción No header row. Esta opción considera la primera fila de la tabla como parte de los datos que desea ordenar.
- Cuando haya terminado de especificar las opciones de ordenación, haga clic en OK. El texto que seleccione se ordenará alfabéticamente de acuerdo con los criterios que especifique.
A continuación, se muestra un ejemplo de texto ordenado alfabéticamente mediante el menú Sort de la pestaña Mailings:
Antes:
- Estimado Sr. Smith,
- Estimada Sra. Jones,
- Estimado Dr. Lee,
- Estimada Sra. Brown,
- Estimado Sr. Green,
Después de (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols):
- Estimado Dr. Lee,
- Estimado Sr. Green,
- Estimado Sr. Smith,
- Estimada Sra. Jones,
- Estimada Sra. Brown,