Cómo ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word

¿Alguna vez has querido ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word? Tal vez tengas una lista de nombres, palabras clave o títulos que quieras organizar ordenadamente. O tal vez tenga una tabla que contenga datos que desee ordenar por una columna específica. Sean cuales sean tus necesidades, Microsoft Word tiene una función que te permite ordenar el texto alfabéticamente de forma fácil y rápida.

En este artículo, Bardimin le mostrará tres formas de ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word, a saber:

• Utilice el menú Sort de la pestaña Home
• Utilice el menú Sort en el Table tabTools
• Utilice el menú Sort de la pestaña Mailings

Bardimin también proporcionará algunos consejos y trucos secretos para ordenar el texto alfabéticamente de manera más flexible y creativa. ¡Empecemos!

Cómo ordenar el texto alfabéticamente usando el menú Ordenar en la pestaña Inicio

La primera forma de ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word es usar el menú Sort en la pestaña Home. Este menú se puede utilizar para ordenar el texto que se encuentra dentro de un párrafo, una lista o una tabla. Estos son los pasos:

1. Seleccione el texto que desea ordenar alfabéticamente. Puede seleccionar uno o varios párrafos, listas o tablas. Asegúrese de no seleccionar texto que no desee ordenar, como títulos, subtítulos o notas al pie.
2. Haga clic en la pestaña Home de la Ribbon. Ribbon es la barra de menú y el icono ubicados en la parte superior de la ventana de Microsoft Word.
3. En el grupo Paragraph, haga clic en el icono Sort. Ikonya tiene la forma de dos flechas apuntando hacia arriba y hacia abajo, con las letras A y Z al lado. También puede presionar Alt + H SO en su teclado para abrir este menú.
4. En el cuadro de diálogo Sort Text, seleccione la opción Sort by. Puede elegir Paragraphs para ordenar el texto por párrafo, Field 1 para ordenar el texto por la primera columna de una tabla o Headings para ordenar el texto por encabezado.
5. En el cuadro Type, seleccione la opción Text. Esta opción ordena el texto alfabéticamente. También puede elegir otras opciones, como Number para ordenar el texto por número o Date para ordenar el texto por fecha.
6. En el cuadro Order, seleccione Ascending o Descending opciones. La opción Ascending ordenará el texto de la A a la Z, mientras que la opción Descending ordenará el texto de la Z a la A.
7. Si desea ordenar el texto por más de un criterio, puede agregar la opción Then by. Por ejemplo, si desea ordenar el texto por la primera columna, la segunda columna y, a continuación, la tercera columna de una tabla, puede seleccionar Field 1, Field 2 y Field 3 respectivamente, y especificar el tipo y el criterio de ordenación de cada una.
8. Si desea ignorar ciertos caracteres al ordenar el texto, como espacios, signos de puntuación o símbolos, puede marcar la opción Ignore punctuation characters o Ignore symbols. Esta opción es útil si desea ordenar el texto que contiene números de teléfono, direcciones de correo electrónico o códigos postales, por ejemplo.
9. Si desea ordenar el texto que contiene letras mayúsculas y minúsculas, puede marcar la opción Case-sensitive. Esta opción distinguirá entre letras mayúsculas y minúsculas al ordenar el texto. Por ejemplo, si selecciona la opción Ascending, el texto que contiene letras mayúsculas aparece antes que el texto que contiene letras minúsculas.
10. Cuando haya terminado de especificar las opciones de ordenación, haga clic en OK. El texto que seleccione se ordenará alfabéticamente de acuerdo con los criterios que especifique.

A continuación, se muestra un ejemplo de texto ordenado alfabéticamente mediante el menú Sort de la pestaña Home:

Antes:

• Cebra
• Gato
• perro
• Serpiente
• Elefante
• pájaro

Después de (Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols, Case sensitive):

• Cebra
• Elefante
• Gato
• pájaro
• perro
• Serpiente

Cómo ordenar el texto alfabéticamente mediante el menú Ordenar de la pestaña Herramientas de tabla

La segunda forma de ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word es usar el menú Sort en la pestaña Table Tools. Este menú se puede utilizar para ordenar el texto que se encuentra en una tabla. Estos son los pasos:

1. Seleccione la tabla que desea ordenar alfabéticamente. Puede seleccionar toda la tabla o parte de ella. Asegúrese de no seleccionar texto que no esté en la tabla, como títulos, subtítulos o notas al pie.
2. Haga clic en la pestaña Table Tools de la Ribbon. Esta pestaña aparecerá automáticamente cuando seleccione una tabla. De lo contrario, puede presionar Alt + J en su teclado para activar esta pestaña.
3. En el grupo Data, haga clic en el icono Sort. El icono es el mismo que el icono de Sort de la pestaña Home. También puede presionar Alt J SO en su teclado para abrir este menú.
4. En el cuadro de diálogo Sort, seleccione la opción Sort by. Puede seleccionar Field 1 para ordenar el texto por la primera columna de la tabla, Field 2 para ordenar el texto por la segunda columna de la tabla, etc. También puede seleccionar los nombres de columna que asigne a la tabla, si los hay.
5. En el cuadro Type, seleccione la opción Text. Esta opción ordena el texto alfabéticamente. También puede elegir otras opciones, como Number para ordenar el texto por número o Date para ordenar el texto por fecha.
6. En el cuadro Order, seleccione Ascending o Descending opciones. La opción Ascending ordenará el texto de la A a la Z, mientras que la opción Descending ordenará el texto de la Z a la A.
7. Si desea ordenar el texto por más de un criterio, puede agregar la opción Then by. Por ejemplo, si desea ordenar el texto por la primera columna, la segunda columna y, a continuación, la tercera columna de una tabla, puede seleccionar Field 1, Field 2 y Field 3 respectivamente, y especificar el tipo y el criterio de ordenación de cada una.
8. Si desea ignorar ciertos caracteres al ordenar el texto, como espacios, signos de puntuación o símbolos, puede marcar la opción Ignore punctuation characters o Ignore symbols. Esta opción es útil si desea ordenar el texto que contiene números de teléfono, direcciones de correo electrónico o códigos postales, por ejemplo.
9. Si desea ordenar el texto que contiene letras mayúsculas y minúsculas, puede marcar la opción Case-sensitive. Esta opción distinguirá entre letras mayúsculas y minúsculas al ordenar el texto. Por ejemplo, si selecciona la opción Ascending, el texto que contiene letras mayúsculas aparece antes que el texto que contiene letras minúsculas.
10. Si su tabla tiene una fila de título, puede marcar la opción Header row. Esta opción ignora la línea de título al ordenar el texto, por lo que la línea de título permanece en la posición superior. Si su tabla no tiene una fila de título, puede marcar la opción No header row. Esta opción considera la primera fila de la tabla como parte de los datos que desea ordenar.
11. Cuando haya terminado de especificar las opciones de ordenación, haga clic en OK. La tabla que seleccione se ordenará alfabéticamente de acuerdo con los criterios que especifique.

A continuación, se muestra un ejemplo de una tabla ordenada alfabéticamente mediante el menú Sort de la pestaña Table Tools:

Cómo ordenar el texto alfabéticamente usando el menú Ordenar en la pestaña Envíos

La tercera forma de ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word es usar el menú Sort en la pestaña Mailings. Este menú se puede utilizar para ordenar el texto que se encuentra dentro de documentos, cartas, etiquetas o sobres. Estos son los pasos:

1. Seleccione el texto que desea ordenar alfabéticamente. Puede seleccionar uno o varios párrafos, listas o tablas. Asegúrese de no seleccionar texto que no desee ordenar, como títulos, subtítulos o notas al pie.
2. Haga clic en la pestaña Mailings de la Ribbon. También puede presionar Alt + M en su teclado para activar esta pestaña.
3. En el grupo Write & Insert Fields, haga clic en el icono Sort. El icono es el mismo que el icono de Sort de la pestaña Home. También puede presionar Alt M + SO en su teclado para abrir este menú.
4. En el cuadro de diálogo Sort, seleccione la opción Sort by. Puede elegir Paragraphs para ordenar el texto por párrafo, Field 1 para ordenar el texto por la primera columna de una tabla o Headings para ordenar el texto por encabezado.
5. En el cuadro Type, seleccione la opción Text. Esta opción ordena el texto alfabéticamente. También puede elegir otras opciones, como Number para ordenar el texto por número o Date para ordenar el texto por fecha.
6. En el cuadro Order, seleccione Ascending o Descending opciones. La opción Ascending ordenará el texto de la A a la Z, mientras que la opción Descending ordenará el texto de la Z a la A.
7. Si desea ordenar el texto por más de un criterio, puede agregar la opción Then by. Por ejemplo, si desea ordenar el texto por la primera columna, la segunda columna y, a continuación, la tercera columna de una tabla, puede seleccionar Field 1, Field 2 y Field 3 respectivamente, y especificar el tipo y el criterio de ordenación de cada una.
8. Si desea ignorar ciertos caracteres al ordenar el texto, como espacios, signos de puntuación o símbolos, puede marcar la opción Ignore punctuation characters o Ignore symbols. Esta opción es útil si desea ordenar el texto que contiene números de teléfono, direcciones de correo electrónico o códigos postales, por ejemplo.
9. Si desea ordenar el texto que contiene letras mayúsculas y minúsculas, puede marcar la opción Case-sensitive. Esta opción distinguirá entre letras mayúsculas y minúsculas al ordenar el texto. Por ejemplo, si selecciona la opción Ascending, el texto que contiene letras mayúsculas aparece antes que el texto que contiene letras minúsculas.
10. Si su tabla tiene una fila de título, puede marcar la opción Header row. Esta opción ignora la línea de título al ordenar el texto, por lo que la línea de título permanece en la posición superior. Si su tabla no tiene una fila de título, puede marcar la opción No header row. Esta opción considera la primera fila de la tabla como parte de los datos que desea ordenar.
11. Cuando haya terminado de especificar las opciones de ordenación, haga clic en OK. El texto que seleccione se ordenará alfabéticamente de acuerdo con los criterios que especifique.

A continuación, se muestra un ejemplo de texto ordenado alfabéticamente mediante el menú Sort de la pestaña Mailings:

Antes:

• Estimado Sr. Smith,
• Estimada Sra. Jones,
• Estimado Dr. Lee,
• Estimada Sra. Brown,
• Estimado Sr. Green,

Después de (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols):

• Estimado Dr. Lee,
• Estimado Sr. Green,
• Estimado Sr. Smith,
• Estimada Sra. Jones,
• Estimada Sra. Brown,

Consejos y trucos secretos para ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word

Además de usar el menú Sort en las pestañas Home, Table Tools o Mailings, hay varias otras formas de ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word que quizás no conozca. Aquí hay algunos consejos y trucos secretos que puedes probar:

• Puede utilizar un shortcut keyboard para ordenar el texto alfabéticamente sin abrir el menú Sort. El truco consiste en seleccionar el texto que desea ordenar y luego presionar Alt + Shift + F10 en su teclado. Esto abrirá el menú Sort directamente y podrá especificar las opciones de clasificación como de costumbre. Si desea ordenar el texto alfabéticamente de la A a la Z, puede presionar directamente Enter después de presionar Alt Shift + F10. Si desea ordenar el texto alfabéticamente de la Z a la A, puede presionar Alt D después de presionar Alt + Shift + F10.
• Puede utilizar formula para ordenar el texto alfabéticamente dentro de una tabla. El truco consiste en agregar una columna en blanco a la derecha de la tabla y, a continuación, escribir la fórmula =SORT(A:A) en la primera celda de la columna, donde A es el nombre de la columna que desea ordenar. Luego, presione Enter y copie la fórmula en las celdas debajo de ella. Esto generará una lista de texto ordenada alfabéticamente en función de la columna que seleccionó. Puede eliminar la columna original si lo desea, u ocultarla cambiando su ancho a cero.
• Puede utilizar un macro para ordenar el texto alfabéticamente con un solo clic. El truco consiste en grabar una macro que ejecute el menú Sort con las opciones que desee y, a continuación, asignar un botón, un icono o un método abreviado de teclado para ejecutar la macro. Puedes ver el tutorial completo sobre cómo crear y ejecutar macros en Microsoft Word aquí.

De ahí el artículo sobre cómo ordenar el texto alfabéticamente en Microsoft Word. Espero que este artículo sea útil y te ayude a crear documentos más ordenados y organizados. Gracias por leer este artículo. ¡Nos vemos en el próximo artículo!