12. Usa Outline View para crear y editar el esquema de tu documento
Si desea crear o editar el esquema del documento, puede usar Outline View. Para activarlo, haz clic en Ver y, a continuación, selecciona Outline. Puede agregar, quitar o mover títulos y subtítulos en el documento, así como cambiar sus niveles mediante los botones de la cinta de opciones. También puede mostrar u ocultar detalles específicos mediante el botón Show Level. Outline View puede ayudarte a organizar tus ideas y hacer que tu documento sea más estructurado.
13. Usa estilos para aplicar un formato coherente
Si desea aplicar un formato coherente al documento, puede utilizar Styles. Styles es una colección de formatos predefinidos, como fuente, tamaño, color, espaciado, etc., que puede aplicar al texto con un solo clic. Puede encontrar Styles en la cinta de opciones, en la pestaña Home. Puede elegir entre una variedad de estilos disponibles o crear el suyo propio haciendo clic en el icono New Style. También puede modificar o eliminar un estilo existente haciendo clic con el botón derecho en el estilo y seleccionando la opción adecuada.
14. Usa Table of Contents para crear una tabla de contenido automática
Si desea crear una tabla de contenido automática para su documento, puede utilizar la función Table of Contents. Para ello, asegúrese de haber aplicado Heading estilos a los títulos y subtítulos del documento. A continuación, haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en References, Table of Contents. Puede elegir entre una variedad de formatos disponibles o crear el suyo propio haciendo clic en Custom Table of Contents. Word crea una tabla de contenido basada en el estilo de Heading que use e inserta números de página e hipervínculos. Puede actualizar la tabla de contenido en cualquier momento haciendo clic con el botón derecho en la tabla de contenido y seleccionando Update Field.
15. Utilice Track Changes para registrar y revisar los cambios
Si desea registrar y revisar los cambios que usted u otras personas realicen en el documento, puede utilizar la función Track Changes. Para activarlo, haga clic en Review y, a continuación, haga clic en Track Changes. Word resalta todos los cambios realizados en el documento y muestra los comentarios en el lado derecho. Puede revisar los cambios mediante los botones Next y Previous, y aceptar o rechazar los cambios mediante los botones Accept y Reject. También puede agregar, editar o eliminar comentarios mediante los botones New Comment, Delete y Resolve. Puede cambiar la vista de los cambios mediante el menú Display for Review y ocultar o mostrar los cambios mediante el botón Show Markup.
16. Usa Mail Merge para crear documentos personalizados
Si desea crear un documento personalizado para un grupo de personas, como una carta, una etiqueta o un sobre, puede usar la función Mail Merge. Para ello, es necesario tener un documento principal, que contenga el mismo texto y formato para todos los documentos, y una fuente de datos, que contenga información diferente para cada documento, como el nombre, la dirección o la fecha. Puede crear sus propios orígenes de datos o usar orígenes de datos existentes, como archivos de Excel, Outlook o Access. A continuación, puede combinar el documento principal y la fuente de datos siguiendo estos pasos:
- Abra el documento principal y, a continuación, haga clic en Mailings, Start Mail Merge y seleccione el tipo de documento que desee, como Letters, Labels o Envelopes.
- Haga clic en Select Recipients y seleccione la fuente de datos, como Use an Existing List, Select from Outlook Contacts o Type a New List.
- Haga clic en Edit Recipient List, seleccione o elimine los destinatarios que desee y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Insert Merge Field e inserte los campos que desee, como Nombre, Apellido o Dirección. Estos campos se reemplazarán con información de la fuente de datos cuando complete la combinación.
- Haga clic en Preview Results y vea cómo se verá su documento. Puede navegar entre diferentes documentos utilizando los botones Next Record y Previous Record.
- Haga clic en Finish & Merge y elija lo que desea hacer con el documento, como Print Documents, Edit Individual Documents o Send Email Messages.