Microsoft Word es una de las aplicaciones de software más utilizadas en el mundo para fines comerciales, domésticos y escolares. La aplicación es popular, fácil de usar, accesible, interactiva y adaptable a varios sistemas operativos. Hay más de 1.200 millones de usuarios, con más de 60 millones de empresas que confían en él con una suscripción mensual.
Con una aplicación basada en la nube, puede usarla en cualquier lugar y en casi cualquier dispositivo. ¿No sabes cómo hacer las cosas? Muchos tutoriales de la comunidad de Microsoft Office pueden ayudarte. Agregue nuevas funciones y actualizaciones de manera constante, y puede ahorrar mucho tiempo si sabe cómo navegar por el sistema.
Aquí, compartiremos 25 trucos de Microsoft Word que pueden facilitarte mucho el trabajo. Los hemos dividido en trucos generales y trucos específicos para aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint y Teams.
Trucos comunes de Microsoft Office
1. Comparte documentos importantes fácilmente
Ahora no tienes que abrir un cliente de correo electrónico y estresarte buscando archivos. Comparta documentos con otras personas con el botón Compartir. Ubicado en la esquina superior derecha de la aplicación, los documentos se pueden compartir a través de OneDrive, AirDrop y otros servicios. También permite editar y comentar documentos en tiempo real.
2. Personaliza tu cinta
¿Qué sucede si siente que su cinta no está funcionando a su favor? ¡Añade las funciones que necesites! Simplemente haga clic en Preference, luego Ribbon & Toolbar, o vaya a File, Options y Customize Ribbon. También puede ocultar la cinta haciendo clic en la flecha pequeña situada a la derecha de la cinta.
3. Habilite la función de guardado automático con One Drive
Habilite esta función para guardar automáticamente los documentos mientras trabaja en ellos. Se graban varias versiones para ayudarle a volver a un momento anterior si es necesario. Una vez que el documento esté abierto, deslice el botón Autosave en la parte superior para asegurarse de que el documento esté guardado.
4. Utiliza plantillas
No es necesario que te confundas acerca de cómo diseñar un documento o una presentación. Hay muchas plantillas ya creadas en la base de datos para ayudarlo a obtener lo que necesita rápidamente. Desde currículos hasta folletos, Word ofrece muchas plantillas que pueden eliminar todos los problemas relacionados con el formato (y ayudarlo a producir documentos o presentaciones ordenados y de aspecto profesional).
Entonces, ¿cómo encontrarlo? Al abrir Word, en lugar de crear un documento en blanco, puede ver varias opciones de plantilla allí, e incluso usar la barra de búsqueda para buscar algo específico. ¿No ves esa pantalla cuando abres Word? No importa. Abra el menú «File”en Word, luego seleccione» New from Template“(o simplemente”New“en PC) para ver las opciones que tiene.
NOTA: ¿Quieres crear tu propia plantilla? Cuando tenga el documento organizado a su gusto, haga clic en “File“, “Save as Template“, y luego asígnele el nombre correspondiente. Tendrás todo para el documento que crees una y otra vez. En la PC, haga clic en “File“, –> “Save as“ –> “Browse“ en la carpeta donde desea guardar el archivo, y debajo de “Save as type“seleccionar”Word template (*.dotx)“en el menú desplegable.
5. Conoce tus atajos de teclado
Si eres una persona que constantemente molesta a sus compañeros de trabajo haciendo clic con el mouse como loco, ya es hora de que conozcas algunos atajos de teclado. Hay muchas cosas que pueden ser útiles en Word (en serio, echa un vistazo a nuestra lista de 99 atajos de Microsoft Word para PC y Mac). No hay forma de que podamos dividirlos a todos aquí. Pero, estos son algunos de nuestros atajos favoritos para eliminar la dificultad de algunos escenarios comunes:
- Ctrl + F para buscar una palabra o frase específica en el documento.
- Ctrl + Z para deshacer los últimos cambios.
- Ctrl + Y para rehacer los últimos cambios.
- Ctrl + C para copiar el texto seleccionado.
- Ctrl + V para pegar el texto copiado.
- Ctrl + X para cortar el texto seleccionado.
- Ctrl + B para poner en negrita el texto seleccionado.
- Ctrl + I para poner en cursiva el texto seleccionado.
- Ctrl + U para subrayar el texto seleccionado.
- Ctrl + K para insertar un hipervínculo al texto seleccionado.
- Ctrl + A para seleccionar todo el documento.
- Ctrl + P para imprimir el documento.
- Ctrl + S para guardar el documento.
- Ctrl + N para crear un nuevo documento.
- Ctrl + O para abrir un documento existente.
- Ctrl + W para cerrar el documento activo.
- Ctrl + H para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
- Ctrl + G para abrir el cuadro de diálogo Ir a.
- Ctrl + E para centrar el párrafo activo.
- Ctrl + L para hacer que el párrafo activo esté alineado a la izquierda.
- Ctrl + R para alinear el párrafo activo a la derecha.
- Ctrl + J para hacer que el párrafo activo se alinee a la derecha y a la izquierda.
- Ctrl + M para aumentar la sangría de los párrafos activos.
- Ctrl + T para hacer que la sangría se cuelgue en el párrafo activo.
- Ctrl + 1 para establecer el interlineado en simple en el párrafo activo.
- Ctrl + 2 duplicar el interlineado del párrafo activo.
- Ctrl + 5 para establecer el interlineado en 1,5 en el párrafo activo.
- Ctrl + [ para reducir el tamaño de fuente del texto seleccionado.
- Ctrl + ] para aumentar el tamaño de fuente del texto seleccionado.
- Ctrl + D para abrir el cuadro de diálogo Fuente.
- Ctrl + = para convertir el texto seleccionado en un subíndice.
- Ctrl + Shift + == para hacer el superíndice de texto seleccionado.
- Ctrl Shift + A para que el texto seleccionado sea todo en mayúsculas.
- Ctrl Shift + W para subrayar el texto seleccionado, pero excluir espacios.
- Ctrl + Shift + C para copiar el formato de texto seleccionado.
- Ctrl Shift + V para pegar el formato de texto copiado.
- Ctrl + Shift + N para restaurar el formato de texto seleccionado a los valores predeterminados.
- Ctrl + Shift + L para insertar una lista con viñetas.
- Ctrl + Shift ++ F para cambiar la fuente del texto seleccionado.
- Ctrl + Shift +> para aumentar el tamaño de fuente del texto seleccionado en un punto.
- Ctrl + Shift + < para reducir el tamaño de fuente del texto seleccionado en un punto.
- Ctrl + Alt + 1 para aplicar el estilo Título 1 al párrafo activo.
- Ctrl + Alt + 2 para aplicar el estilo Título 2 al párrafo activo.
- Ctrl + Alt ++ 3 para aplicar el estilo Título 3 al párrafo activo.
- Alt + Ctrl + S para dividir la ventana del documento en dos partes.
- Alt + Shift + D para introducir la fecha actual.
Trucos especiales de Microsoft Word
6. Usa Smart Lookup para encontrar información
Si necesita encontrar información sobre una palabra o frase específica en su documento, puede usar la función Smart Lookup. Simplemente haga clic con el botón derecho en la palabra o frase que desea buscar, luego seleccione Smart Lookup. Aparecerá un panel en el lado derecho de su documento, mostrando los resultados de búsqueda de la web, Wikipedia y diccionarios. Puede copiar y pegar la información que necesita, o hacer clic en un enlace para abrir una página web relevante.
7. Usa Tell Me para encontrar las funciones que necesitas
Si no está seguro de dónde encontrar una característica específica en Word, puede usar el cuadro Tell Me ubicado a la derecha de la cinta de opciones. Simplemente escriba lo que está buscando y Word mostrará una lista de las opciones correspondientes. Por ejemplo, si desea agregar una tabla de contenido, simplemente escriba «tabla de contenido”y Word le mostrará cómo hacerlo.
8. Utilice Quick Parts para insertar elementos de uso frecuente
Si utilizas con frecuencia ciertos elementos en tu documento, como firmas, logotipos o frases, puedes guardarlos como Quick Part e insertarlos rápidamente siempre que los necesites. Para ello, seleccione el elemento que desea conservar y, a continuación, haga clic en Insert, Quick Parts, Save Selection to Quick Part Gallery. Asigne un nombre al elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar. Ahora, puede insertarlo fácilmente haciendo clic en Insert, Quick Parts y seleccionando el elemento que desee.
9. Use Format Painter para copiar el formato del texto
Si desea copiar el formato de texto de una parte del documento a otra, puede usar Format Painter. Seleccione el texto que tenga el formato que desee y, a continuación, haga clic en el icono de pincel de la cinta de opciones. A continuación, seleccione el texto al que desea cambiar el formato y Word copiará el formato. Si desea copiar el formato en varias partes del texto, haga doble clic en el icono del pincel y, a continuación, seleccione el texto que desee. Para detener Format Painter, presione Esc.
10. Usa Find and Replace para editar texto de forma masiva
Si desea reemplazar una palabra o frase específica en su documento por otra, puede usar la función Find and Replace. Solo tiene que pulsar Ctrl + H para abrir el cuadro de diálogo Find and Replace y, a continuación, escriba la palabra o frase que desea buscar y reemplazar. Puede optar por reemplazar uno a la vez o reemplazar todos a la vez. También puede utilizar la opción Más para personalizar la búsqueda, como hacer coincidir letras mayúsculas y minúsculas, o buscar un formato específico.
11. Usa Navigation Pane para ver y organizar tus documentos
Si tiene un documento largo y complejo, puede usar Navigation Pane para ver y organizar fácilmente la estructura de su documento. Para abrirlo, haga clic en View y, a continuación, marque Navigation Pane. Puede ver una lista de todos los encabezados de su documento y hacer clic en ellos para saltar a la sección correspondiente. También puede arrastrar y soltar encabezados para cambiar el orden de las secciones. Además, puede utilizar las pestañas Page y Results para ver miniaturas de las páginas del documento o buscar palabras o frases específicas en el documento.
12. Usa Outline View para crear y editar el esquema de tu documento
Si desea crear o editar el esquema del documento, puede usar Outline View. Para activarlo, haz clic en Ver y, a continuación, selecciona Outline. Puede agregar, quitar o mover títulos y subtítulos en el documento, así como cambiar sus niveles mediante los botones de la cinta de opciones. También puede mostrar u ocultar detalles específicos mediante el botón Show Level. Outline View puede ayudarte a organizar tus ideas y hacer que tu documento sea más estructurado.
13. Usa estilos para aplicar un formato coherente
Si desea aplicar un formato coherente al documento, puede utilizar Styles. Styles es una colección de formatos predefinidos, como fuente, tamaño, color, espaciado, etc., que puede aplicar al texto con un solo clic. Puede encontrar Styles en la cinta de opciones, en la pestaña Home. Puede elegir entre una variedad de estilos disponibles o crear el suyo propio haciendo clic en el icono New Style. También puede modificar o eliminar un estilo existente haciendo clic con el botón derecho en el estilo y seleccionando la opción adecuada.
14. Usa Table of Contents para crear una tabla de contenido automática
Si desea crear una tabla de contenido automática para su documento, puede utilizar la función Table of Contents. Para ello, asegúrese de haber aplicado Heading estilos a los títulos y subtítulos del documento. A continuación, haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en References, Table of Contents. Puede elegir entre una variedad de formatos disponibles o crear el suyo propio haciendo clic en Custom Table of Contents. Word crea una tabla de contenido basada en el estilo de Heading que use e inserta números de página e hipervínculos. Puede actualizar la tabla de contenido en cualquier momento haciendo clic con el botón derecho en la tabla de contenido y seleccionando Update Field.
15. Utilice Track Changes para registrar y revisar los cambios
Si desea registrar y revisar los cambios que usted u otras personas realicen en el documento, puede utilizar la función Track Changes. Para activarlo, haga clic en Review y, a continuación, haga clic en Track Changes. Word resalta todos los cambios realizados en el documento y muestra los comentarios en el lado derecho. Puede revisar los cambios mediante los botones Next y Previous, y aceptar o rechazar los cambios mediante los botones Accept y Reject. También puede agregar, editar o eliminar comentarios mediante los botones New Comment, Delete y Resolve. Puede cambiar la vista de los cambios mediante el menú Display for Review y ocultar o mostrar los cambios mediante el botón Show Markup.
16. Usa Mail Merge para crear documentos personalizados
Si desea crear un documento personalizado para un grupo de personas, como una carta, una etiqueta o un sobre, puede usar la función Mail Merge. Para ello, es necesario tener un documento principal, que contenga el mismo texto y formato para todos los documentos, y una fuente de datos, que contenga información diferente para cada documento, como el nombre, la dirección o la fecha. Puede crear sus propios orígenes de datos o usar orígenes de datos existentes, como archivos de Excel, Outlook o Access. A continuación, puede combinar el documento principal y la fuente de datos siguiendo estos pasos:
- Abra el documento principal y, a continuación, haga clic en Mailings, Start Mail Merge y seleccione el tipo de documento que desee, como Letters, Labels o Envelopes.
- Haga clic en Select Recipients y seleccione la fuente de datos, como Use an Existing List, Select from Outlook Contacts o Type a New List.
- Haga clic en Edit Recipient List, seleccione o elimine los destinatarios que desee y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Insert Merge Field e inserte los campos que desee, como Nombre, Apellido o Dirección. Estos campos se reemplazarán con información de la fuente de datos cuando complete la combinación.
- Haga clic en Preview Results y vea cómo se verá su documento. Puede navegar entre diferentes documentos utilizando los botones Next Record y Previous Record.
- Haga clic en Finish & Merge y elija lo que desea hacer con el documento, como Print Documents, Edit Individual Documents o Send Email Messages.
17. Usa WordArt para crear texto atractivo
Si desea crear texto interesante, como texto con sombras, 3D o efectos curvos, puede utilizar WordArt. Para ello, haga clic en Insertar, WordArt y seleccione el estilo que desee. A continuación, escribe el texto en el documento y ajusta su tamaño, color y posición. También puede cambiar el estilo de la WordArt haciendo clic en Formato y utilizando las opciones de la cinta de opciones, como Text Effects, Text Fill, Text Outline, etc.
18. Usa Shapes para crear formas geométricas
Si desea crear formas geométricas, como círculos, cuadrados, estrellas o flechas, puede utilizar Shapes. Para ello, haga clic en Insertar, Shapes y seleccione la forma que desee. A continuación, haz clic y arrastra el documento para crear la forma y ajusta su tamaño y posición. También puede cambiar la forma haciendo clic en Formato y usando las opciones de la cinta de opciones, como Shape Styles, Shape Fill, Shape Outline y más.
19. Usar Charts para graficar datos
Si desea crear gráficos de datos, como gráficos de barras, circulares, de líneas o de áreas, puede utilizar Charts. Para ello, haga clic en Insertar, Charts y seleccione el tipo de gráfico que desee. Luego, Word abrirá una ventana de Excel, donde puede ingresar sus datos o copiar y pegar datos de otra fuente. Word creará el gráfico en función de los datos y lo mostrará en el documento. También puede cambiar el gráfico haciendo clic en Design, Layout y Format, y usando las opciones de la cinta de opciones, como Chart Styles, Chart Layouts, Chart Elements y más.
20. Usa SmartArt para crear diagramas visuales
Si desea crear diagramas visuales, como diagramas de flujo, jerarquía, ciclo o proceso, puede utilizar SmartArt. Para ello, haga clic en Insertar, SmartArt y seleccione la categoría y el tipo de gráfico que desee. A continuación, Word creará el diagrama y mostrará un panel de texto, donde puede escribir el texto para cada elemento del diagrama. También puede modificar el gráfico haciendo clic en Diseño y formato y utilizando las opciones de la cinta de opciones, como SmartArt Styles, Change Colors, Add Shape, etc.
21. Usa Equation para crear ecuaciones matemáticas
Si desea crear ecuaciones matemáticas, como ecuaciones algebraicas, trigonométricas o cálculo, puede utilizar Equation. Para ello, haz clic en Insertar, Ecuación y selecciona la ecuación que ya has creado, o haz clic en Insertar New Equation para crear la tuya propia. A continuación, Word mostrará la pestaña Equation Tools, donde puede usar opciones en la cinta de opciones, como Symbols, Structures, Fraction, Radical, etc., para insertar símbolos y estructuras matemáticas según lo necesite. También puede editar su ecuación haciendo clic con el botón derecho en la ecuación y seleccionando la opción adecuada, como Professional, Linear, Change to Display y más.
22. Utilizar Translate para traducir texto a otros idiomas
Si desea traducir texto a otro idioma, puede utilizar la función Translate. Para ello, seleccione el texto que desea traducir y, a continuación, haga clic en Review, Translate, Translate Selection. Aparecerá un panel en el lado derecho de su documento, mostrando una traducción de su texto al idioma seleccionado. Puede cambiar los idiomas de origen y destino utilizando los menús desplegables o haciendo clic en Insertar para agregar la traducción a su documento. También puede traducir todo el documento haciendo clic en Translate Document, o acceder a más opciones haciendo clic en Translate Options.
23. Usa Read Aloud para escuchar el texto leído en voz alta
Si desea escuchar el texto leído en voz alta, puede utilizar la función de lectura en voz alta. Para activarlo, haga clic en Review, Read Aloud, o presione Ctrl + Alt +Space. Word comenzará a leer el texto desde la posición del cursor o desde el texto que elija. Puede controlar la lectura mediante los botones de la cinta de opciones, como Play, Pause, Next, Previous y Settings. También puede cambiar el sonido y la velocidad de lectura haciendo clic en Settings y seleccionando la opción que desee.
24. Usa Dictate para escribir texto con tu voz
Si desea escribir texto con su voz, puede usar la función Dictate. Para habilitarlo, haga clic en Home, Dictate, o presione Alt+’. Word comenzará a escuchar tu voz y escribirá el texto que hables. Puede dejar de escribir haciendo clic en Dictate de nuevo o diciendo“ stop dictation «. También puede agregar signos de puntuación, símbolos o formato diciendo su nombre, como “comma“, “question mark“, “bold“ o “new line“. También puede cambiar el idioma de escritura haciendo clic en Language y seleccionando el idioma que desee.
25. Utiliza Resume Assistant para crear un currículum atractivo
Si quieres crear un currículum atractivo, puedes utilizar la función Resume Assistant. Para activarlo, abra su currículum y, a continuación, haga clic en Review, Resume Assistant. Aparecerá un panel en el lado derecho de tu documento, que muestra varias opciones para ayudarte a crear tu currículum.
Puede ingresar su función y industria, y ver ejemplos de currículums de personas que trabajan en el mismo campo. También puedes ver las mejores habilidades para tu puesto y añadirlas a tu currículum. Además, puede ver ofertas de trabajo que coincidan con su puesto y solicitarlas fácilmente.
Entonces, esos fueron los 25 trucos de Microsoft Word que debes conocer en 2023. Al usar estos trucos, puede aumentar su productividad, creatividad y eficiencia en el uso de Word. También puede crear documentos más profesionales, atractivos e informativos con Word. Espero que este artículo te resulte útil y ¡buena suerte!
