So teilen Sie Excel-Dateien sicher und effektiv mit anderen Benutzern

In der modernen Arbeitswelt ist der Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit mit Kollegen sehr verbreitet. Eine der effektivsten Möglichkeiten, bei der Datenverarbeitung zusammenzuarbeiten, ist die Verwendung von Microsoft Excel.

Excel-Dateien sind eines der am häufigsten verwendeten Dateiformate zum Speichern von numerischen Daten und Textdaten. Excel-Dateien werden häufig für die Arbeit, die Schule oder private Zwecke verwendet. Es ist üblich, Excel-Dateien mit anderen zu teilen, z. B. um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten oder Daten freizugeben.

Die Frage, die sich jedoch häufig stellt, ist, wie Excel-Dateien für die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern geteilt werden können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Excel-Dateien freizugeben. Die gebräuchlichste Methode besteht darin, sie online oder offline zu teilen.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen einige der Möglichkeiten, wie Sie Excel-Dateien einfach und sicher mit anderen Benutzern teilen können.

So geben Sie Excel-Dateien mit OneDrive frei

OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft, mit dem Sie Ihre Dateien von einer Vielzahl von Geräten aus speichern, darauf zugreifen und freigeben können. Einer der Vorteile der Verwendung von OneDrive besteht darin, dass Sie Excel-Dateien online mit anderen Benutzern teilen können, ohne Dateien per E-Mail oder über andere Medien senden zu müssen. Hier sind die Schritte:

1. Speichern Sie Ihre Excel-Datei auf OneDrive. Sie können Datei > Speichern unter > OneDrive – Persönlich (für persönliche Dateien) oder OneDrive – <Firmenname> (für Arbeitsdateien) auswählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Speichern aus.
2. Wählen Sie im Menüband Freigeben aus, oder wählen Sie Datei > Freigeben aus. Wenn die Datei noch nicht auf OneDrive gespeichert wurde, werden Sie aufgefordert, sie zuerst hochzuladen.
3. Legen Sie Berechtigungen für die Personen fest, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auswählen, wer Ihre Datei bearbeiten oder nur anzeigen kann. Sie können bei Bedarf auch ein Kennwort oder ein Ablaufdatum hinzufügen.
4. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, wenn Sie möchten. Wählen Sie Senden aus.
5. Personen, für die Sie die Datei freigeben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Öffnen Ihrer Excel-Datei in einem Browser oder einer Excel-App. Sie können die Datei entsprechend den von Ihnen erteilten Berechtigungen bearbeiten oder anzeigen.
6. Wenn Sie eine Excel-Datei gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die Datei in der Excel-App geöffnet haben. In der oberen rechten Ecke können Sie sehen, wer die Datei bearbeitet. Farbige Zellen zeigen an, wo alle in der Arbeitsmappe arbeiten.

Freigeben von Excel-Dateien mit SharePoint

SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit von Microsoft, mit der Sie Websites, Listen, Dokumente und mehr erstellen können. Einer der Vorteile der Verwendung von SharePoint besteht darin, dass Sie Excel-Dateien online für andere Benutzer in Ihrer Organisation oder Ihrem Team freigeben können, ohne die Excel-App auf deren Geräten installieren zu müssen. Hier sind die Schritte:

1. Speichern Sie Ihre Excel-Datei in SharePoint. Sie können Datei > Speichern unter > SharePoint – <Websitename> (für vorhandene Websites) oder SharePoint – Andere (für neue Websites) auswählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Speichern aus.
2. Wählen Sie im Menüband Freigeben aus, oder wählen Sie Datei > Freigeben aus. Wenn die Datei noch nicht in SharePoint gespeichert wurde, werden Sie aufgefordert, sie zuerst hochzuladen.
3. Legen Sie Berechtigungen für die Personen fest, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auswählen, wer Ihre Datei bearbeiten oder nur anzeigen kann. Wenn eine SharePoint-Website über bestimmte Benutzergruppen verfügt, können Sie diese Gruppen auch auswählen.
4. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, wenn Sie möchten. Wählen Sie Senden aus.
5. Personen, für die Sie die Datei freigeben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Öffnen Ihrer Excel-Datei in einem Browser oder einer Excel-App. Sie können die Datei entsprechend den von Ihnen erteilten Berechtigungen bearbeiten oder anzeigen.
6. Wenn Sie eine Excel-Datei gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die Datei im Browser geöffnet haben. In der oberen rechten Ecke können Sie sehen, wer die Datei bearbeitet. Farbige Zellen zeigen an, wo alle in der Arbeitsmappe arbeiten.