Dalam dunia kerja modern, berbagi informasi dan berkolaborasi dengan rekan kerja adalah hal yang sangat umum. Salah satu cara yang paling efektif untuk berkolaborasi dalam pengolahan data adalah dengan menggunakan Microsoft Excel.
File Excel adalah salah satu format file yang paling umum digunakan untuk menyimpan data numerik dan teks. File Excel sering digunakan untuk keperluan kerja, sekolah, atau pribadi. Berbagi file Excel dengan orang lain adalah hal yang umum dilakukan, misalnya untuk berkolaborasi dalam mengerjakan proyek atau untuk membagikan data.
Namun, pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana cara berbagi file Excel dengan pengguna lain untuk tujuan kolaborasi? Ada beberapa cara untuk berbagi file Excel. Cara yang paling umum adalah dengan membagikannya secara online atau offline.
Dalam panduan ini, kita akan menjelaskan beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk berbagi file Excel dengan pengguna lain dengan mudah dan aman.
Cara Berbagi File Excel dengan OneDrive
OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud dari Microsoft yang memungkinkan Anda menyimpan, mengakses, dan berbagi file Anda dari berbagai perangkat. Salah satu keuntungan menggunakan OneDrive adalah Anda bisa berbagi file Excel dengan pengguna lain secara online, tanpa perlu mengirimkan file melalui email atau media lain. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Simpan file Excel Anda ke OneDrive. Anda bisa memilih File > Simpan Sebagai > OneDrive – Pribadi (untuk file pribadi) atau OneDrive – <Nama Perusahaan> (untuk file kerja). Masukkan nama file dan pilih Simpan.
- Pilih Bagikan di pita atau pilih File > Bagikan. Jika file belum disimpan ke OneDrive, Anda akan diminta untuk mengunggahnya terlebih dahulu.
- Atur izin untuk orang yang ingin Anda bagikan file. Anda bisa memilih siapa saja yang bisa mengedit atau hanya melihat file Anda. Anda juga bisa menambahkan kata sandi atau tanggal kedaluwarsa jika perlu.
- Masukkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda bagikan file. Anda juga bisa menambahkan pesan jika mau. Pilih Kirim.
- Orang yang Anda bagikan file akan menerima email dengan tautan untuk membuka file Excel Anda di browser atau aplikasi Excel. Mereka bisa mengedit atau melihat file sesuai dengan izin yang Anda berikan.
- Jika Anda ingin mengedit bersama file Excel dengan pengguna lain secara bersamaan, pastikan semua orang membuka file di aplikasi Excel. Anda bisa melihat siapa saja yang sedang mengedit file di sudut kanan atas. Sel berwarna akan menunjukkan di mana setiap orang bekerja di buku kerja.
Cara Berbagi File Excel dengan SharePoint
SharePoint adalah platform kolaborasi dari Microsoft yang memungkinkan Anda membuat situs web, daftar, dokumen, dan banyak lagi. Salah satu keuntungan menggunakan SharePoint adalah Anda bisa berbagi file Excel dengan pengguna lain dalam organisasi atau tim Anda secara online, tanpa perlu menginstal aplikasi Excel di perangkat mereka. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Simpan file Excel Anda ke SharePoint. Anda bisa memilih File > Simpan Sebagai > SharePoint – <Nama Situs> (untuk situs yang sudah ada) atau SharePoint – Lainnya (untuk situs baru). Masukkan nama file dan pilih Simpan.
- Pilih Bagikan di pita atau pilih File > Bagikan. Jika file belum disimpan ke SharePoint, Anda akan diminta untuk mengunggahnya terlebih dahulu.
- Atur izin untuk orang yang ingin Anda bagikan file. Anda bisa memilih siapa saja yang bisa mengedit atau hanya melihat file Anda. Jika situs SharePoint memiliki grup pengguna tertentu, Anda juga bisa memilih grup tersebut.
- Masukkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda bagikan file. Anda juga bisa menambahkan pesan jika mau. Pilih Kirim.
- Orang yang Anda bagikan file akan menerima email dengan tautan untuk membuka file Excel Anda di browser atau aplikasi Excel. Mereka bisa mengedit atau melihat file sesuai dengan izin yang Anda berikan.
- Jika Anda ingin mengedit bersama file Excel dengan pengguna lain secara bersamaan, pastikan semua orang membuka file di browser. Anda bisa melihat siapa saja yang sedang mengedit file di sudut kanan atas. Sel berwarna akan menunjukkan di mana setiap orang bekerja di buku kerja.