Dalam dunia kerja modern, berbagi informasi dan berkolaborasi dengan rekan kerja adalah hal yang sangat umum. Salah satu cara yang paling efektif untuk berkolaborasi dalam pengolahan data adalah dengan menggunakan Microsoft Excel.
File Excel adalah salah satu format file yang paling umum digunakan untuk menyimpan data numerik dan teks. File Excel sering digunakan untuk keperluan kerja, sekolah, atau pribadi. Berbagi file Excel dengan orang lain adalah hal yang umum dilakukan, misalnya untuk berkolaborasi dalam mengerjakan proyek atau untuk membagikan data.
Namun, pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana cara berbagi file Excel dengan pengguna lain untuk tujuan kolaborasi? Ada beberapa cara untuk berbagi file Excel. Cara yang paling umum adalah dengan membagikannya secara online atau offline.
Dalam panduan ini, kita akan menjelaskan beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk berbagi file Excel dengan pengguna lain dengan mudah dan aman.
Cara Berbagi File Excel dengan OneDrive
OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud dari Microsoft yang memungkinkan Anda menyimpan, mengakses, dan berbagi file Anda dari berbagai perangkat. Salah satu keuntungan menggunakan OneDrive adalah Anda bisa berbagi file Excel dengan pengguna lain secara online, tanpa perlu mengirimkan file melalui email atau media lain. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Simpan file Excel Anda ke OneDrive. Anda bisa memilih File > Simpan Sebagai > OneDrive – Pribadi (untuk file pribadi) atau OneDrive – <Nama Perusahaan> (untuk file kerja). Masukkan nama file dan pilih Simpan.
- Pilih Bagikan di pita atau pilih File > Bagikan. Jika file belum disimpan ke OneDrive, Anda akan diminta untuk mengunggahnya terlebih dahulu.
- Atur izin untuk orang yang ingin Anda bagikan file. Anda bisa memilih siapa saja yang bisa mengedit atau hanya melihat file Anda. Anda juga bisa menambahkan kata sandi atau tanggal kedaluwarsa jika perlu.
- Masukkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda bagikan file. Anda juga bisa menambahkan pesan jika mau. Pilih Kirim.
- Orang yang Anda bagikan file akan menerima email dengan tautan untuk membuka file Excel Anda di browser atau aplikasi Excel. Mereka bisa mengedit atau melihat file sesuai dengan izin yang Anda berikan.
- Jika Anda ingin mengedit bersama file Excel dengan pengguna lain secara bersamaan, pastikan semua orang membuka file di aplikasi Excel. Anda bisa melihat siapa saja yang sedang mengedit file di sudut kanan atas. Sel berwarna akan menunjukkan di mana setiap orang bekerja di buku kerja.
Artikel Menarik Lainnya
Cara Berbagi File Excel dengan SharePoint
SharePoint adalah platform kolaborasi dari Microsoft yang memungkinkan Anda membuat situs web, daftar, dokumen, dan banyak lagi. Salah satu keuntungan menggunakan SharePoint adalah Anda bisa berbagi file Excel dengan pengguna lain dalam organisasi atau tim Anda secara online, tanpa perlu menginstal aplikasi Excel di perangkat mereka. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Simpan file Excel Anda ke SharePoint. Anda bisa memilih File > Simpan Sebagai > SharePoint – <Nama Situs> (untuk situs yang sudah ada) atau SharePoint – Lainnya (untuk situs baru). Masukkan nama file dan pilih Simpan.
- Pilih Bagikan di pita atau pilih File > Bagikan. Jika file belum disimpan ke SharePoint, Anda akan diminta untuk mengunggahnya terlebih dahulu.
- Atur izin untuk orang yang ingin Anda bagikan file. Anda bisa memilih siapa saja yang bisa mengedit atau hanya melihat file Anda. Jika situs SharePoint memiliki grup pengguna tertentu, Anda juga bisa memilih grup tersebut.
- Masukkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda bagikan file. Anda juga bisa menambahkan pesan jika mau. Pilih Kirim.
- Orang yang Anda bagikan file akan menerima email dengan tautan untuk membuka file Excel Anda di browser atau aplikasi Excel. Mereka bisa mengedit atau melihat file sesuai dengan izin yang Anda berikan.
- Jika Anda ingin mengedit bersama file Excel dengan pengguna lain secara bersamaan, pastikan semua orang membuka file di browser. Anda bisa melihat siapa saja yang sedang mengedit file di sudut kanan atas. Sel berwarna akan menunjukkan di mana setiap orang bekerja di buku kerja.
Cara Berbagi File Excel dengan Buku Kerja Bersama
Buku kerja bersama adalah fitur Excel yang memungkinkan Anda berbagi file Excel dengan pengguna lain dalam jaringan lokal, tanpa perlu menggunakan layanan cloud seperti OneDrive atau SharePoint. Namun, fitur ini memiliki beberapa keterbatasan dan risiko, seperti konflik perubahan, kinerja lambat, dan kehilangan data. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan fitur ini hanya jika Anda tidak memiliki pilihan lain. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Simpan file Excel Anda di lokasi yang bisa diakses oleh pengguna lain dalam jaringan lokal, misalnya folder bersama atau drive jaringan.
- Buka file Excel Anda dan pilih Tinjau > Bagikan Buku Kerja. Jika Anda tidak melihat opsi ini, pastikan Anda menggunakan versi Excel yang mendukung fitur ini, seperti Excel 2010 atau Excel 2013.
- Di kotak dialog Bagikan Buku Kerja, centang kotak yang bertuliskan “Izinkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna pada waktu yang sama. Hal ini juga memungkinkan penggabungan buku kerja”.
- Pilih tab Pengeditan Lanjutan dan atur opsi yang Anda inginkan, seperti frekuensi penyimpanan otomatis, jumlah hari riwayat perubahan, dan daftar pengguna yang diizinkan untuk mengedit buku kerja.
- Pilih OK dan simpan file Excel Anda.
- Beritahu pengguna lain untuk membuka file Excel Anda dari lokasi yang sama. Mereka bisa mengedit file sesuai dengan izin yang Anda berikan.
- Jika Anda ingin melihat siapa saja yang sedang mengedit file, pilih Tinjau > Daftar Pengguna. Jika Anda ingin melihat perubahan yang dilakukan oleh pengguna lain, pilih Tinjau > Perubahan > Lihat Perubahan. Jika Anda ingin menggabungkan perubahan yang dilakukan oleh pengguna lain, pilih Tinjau > Perubahan > Gabungkan Perubahan.
Kesimpulan
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk berbagi file Excel dengan pengguna lain, tergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda. Anda bisa menggunakan OneDrive atau SharePoint jika Anda ingin berbagi file Excel secara online dengan orang-orang di luar jaringan lokal Anda. Anda juga bisa menggunakan buku kerja bersama jika Anda ingin berbagi file Excel secara offline dengan orang-orang di dalam jaringan lokal Anda. Namun, Anda harus berhati-hati dengan risiko dan keterbatasan yang mungkin terjadi saat menggunakan fitur ini. Semoga artikel ini membantu Anda memahami cara berbagi file Excel dengan pengguna lain dengan mudah dan aman.