Etapa 2: Determinar a estrutura e o layout do documento
Depois de definir suas metas e objetivos, você pode definir a estrutura e o layout do documento. A estrutura do documento é como você organiza partes do documento, como títulos, subtítulos, parágrafos, listas e muito mais. O layout do documento é como você organiza elementos em uma página, como texto, imagens, tabelas, gráficos e muito mais.
Você pode usar esboços, contornos ou mapas mentais para definir a estrutura e o layout do documento. Você pode anotar as principais ideias, subideias e detalhes que deseja transmitir, bem como os elementos que deseja adicionar. Você também pode especificar o tamanho, a posição e o formato desses elementos.
Por exemplo, se você deseja criar um relatório de negócios formal e profissional, convém usar a seguinte estrutura de documento:
- Página de título: esta página contém o título, o nome do autor, o nome da empresa e a data do documento. Você pode usar fontes grandes e em negrito para títulos e fontes pequenas e normais para outras informações. Você também pode adicionar o logotipo da sua empresa no canto superior direito ou superior esquerdo da página.
- Índice : Esta página lista os títulos e subtítulos do documento, juntamente com seus respectivos números de página. Você pode usar a mesma fonte da página de título, mas com um tamanho menor. Você também pode adicionar uma linha divisória entre títulos e subtítulos, bem como entre títulos e números de página.
- Introdução: Esta seção contém o plano de fundo, a finalidade e o escopo do documento. Você pode usar o estilo Heading 1 para este título de seção e o estilo Normal para o texto. Você também pode adicionar imagens, gráficos ou tabelas relevantes para apoiar seus pontos.
- Corpo: esta seção contém a análise, os resultados e as recomendações do documento. Você pode usar o estilo Heading 2 para os títulos desta subseção e o estilo Normal para o texto. Você também pode adicionar imagens, gráficos ou tabelas relevantes para apoiar seus pontos.
- Conclusão: Esta seção contém um resumo, conclusão e sugestões para seu documento. Você pode usar o estilo Heading 1 para este título de seção e o estilo Normal para o texto. Você também pode adicionar imagens, gráficos ou tabelas relevantes para apoiar seus pontos.
- Bibliografia: Esta página lista as fontes que você usa em seu documento. Você pode usar o estilo Bibliography para o título desta página e o estilo Bibliography para o texto. Você também pode seguir um formato de citação que corresponda ao padrão que você está usando, como APA, MLA ou Chicago.
Você pode usar os seguintes layouts de documento para criar relatórios comerciais formais e profissionais:
- Margens: Você pode usar uma margem padrão de 2,54 cm para todos os lados da página. Você também pode ajustar a margem de acordo com suas necessidades, mas certifique-se de que a margem não seja muito grande ou muito pequena.
- Orientação: você pode usar Portrait orientação para sua página, a menos que tenha elementos que correspondam melhor à orientação Landscape, como uma tabela ou gráfico largo. Você pode alterar a orientação da página clicando em Page Layout > Orientation > Portrait ou Landscape.
- Tamanho: você pode usar A4 tamanho para sua página, a menos que tenha uma necessidade específica de usar outro tamanho, como Letter ou Legal. Você pode alterar o tamanho da página clicando em Page Layout > Size > A4 ou outros tamanhos.
- Números de página: você pode adicionar números de página na parte inferior ou superior da página, em um formato simples ou criativo. Você pode adicionar números de página clicando em Insert > Page Number > Bottom of Page ou Top of Page > Plain Number ou outros formatos.
- Espaçamento entre parágrafos: Você pode usar o espaço padrão entre parágrafos, que é 0 pt antes e depois dos parágrafos. Você também pode ajustar o espaçamento entre parágrafos de acordo com suas necessidades, mas certifique-se de que o espaçamento entre parágrafos não seja muito grande ou muito pequeno. Você pode alterar o espaçamento entre parágrafos clicando em Page Layout > Paragraph > Spacing > Before ou After > 0 pt ou outros números.
- Cor do plano de fundo: você pode usar uma cor de plano de fundo branco para suas páginas, a menos que queira dar a ela uma sensação diferente, como elegante, alegre ou dramática. Você pode alterar a cor do plano de fundo clicando em Page Layout > Page Color > No Color ou outra cor.
- Bordas: você pode usar bordas finas e simples para suas páginas, a menos que queira adicionar decorações ou acentos às páginas. Você pode alterar a borda clicando em Page Layout > Page Borders > None ou outros estilos.
- Marca d‘água: você pode usar uma marca d’água transparente e discreta para suas páginas, a menos que queira enfatizar o status ou a identidade do documento, como confidencial, rascunho ou cópia. Você pode alterar a marca d’água clicando em Page Layout > Watermark > No Watermark ou outras opções.
Se você quiser criar um folheto promocional atraente e criativo, use a seguinte estrutura de documentos:
- Primeira página: Esta página contém títulos, slogans, logotipos e imagens que chamam a atenção de seus leitores. Você pode usar uma fonte grande e exclusiva para títulos e uma fonte pequena e normal para slogans. Você também pode usar cores chamativas, formas geométricas e efeitos especiais para esses elementos.
- Página interna: esta página contém informações sobre o produto, serviço ou evento que você está promovendo, como recursos, benefícios, preços, localização e contatos. Você pode usar a mesma fonte da página inicial, mas com um tamanho menor. Você também pode usar cores que correspondam ao tema, imagens relevantes e ícones informativos para esses elementos.
- Voltar Página: Esta página contém informações adicionais que você deseja transmitir aos seus leitores, como depoimentos, garantias, termos e condições e chamadas para ação. Você pode usar a mesma fonte que a página interna, mas com um tamanho menor. Você também pode usar cores neutras, imagens de suporte e formas interessantes para esses elementos.
Você pode usar os seguintes layouts de documento para criar folhetos promocionais atraentes e criativos:
- Margens: Você pode usar uma pequena margem de 0,5 cm para todos os lados da página. Você também pode ajustar as margens para atender às suas necessidades, mas certifique-se de que elas não interfiram nos elementos da sua página.
- Orientação: você pode usar Landscape orientação para sua página, para que você tenha mais espaço para exibir seus elementos. Você pode alterar a orientação da página clicando em Page Layout > Orientation > Landscape.
- Tamanho: Você pode usar A5 tamanho para suas páginas, para que você possa imprimir duas páginas em uma folha de papel A4. Você pode redimensionar a página clicando em Page Layout > Size > A5.
- Números de página: Você não precisa adicionar números de página ao seu folheto, pois os folhetos geralmente compreendem apenas algumas páginas. Você pode remover números de página clicando em Insert > Page Number > Remove Page Numbers.
- Cor de fundo: Você pode usar uma cor de plano de fundo diferente para cada uma de suas páginas para tornar seu folheto mais atraente e variado. Você pode alterar a cor do plano de fundo clicando em Page Layout > Page Color > a cor desejada.
- Bordas: você pode usar bordas em negrito e criativas para suas páginas para tornar seu folheto mais exclusivo e memorável. Você pode alterar a borda clicando em Page Layout > Page Borders > o estilo desejado.
- Marca d’água: Você não precisa usar marcas d’água em seus folhetos, pois as marcas d’água geralmente são usadas para documentos oficiais ou confidenciais. Você pode remover a marca d’água clicando em Page Layout > Watermark > Remove Watermark.