Como classificar texto em ordem alfabética usando o menu Classificar na guia Correspondências
A terceira maneira de classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word é usar o menu Sort na guia Mailings. Esse menu pode ser usado para classificar o texto que está dentro de documentos, cartas, etiquetas ou envelopes. Aqui estão os passos:
- Selecione o texto que você deseja classificar em ordem alfabética. Você pode selecionar um ou mais parágrafos, listas ou tabelas. Certifique-se de não selecionar o texto que não deseja classificar, como títulos, subtítulos ou notas de rodapé.
- Clique na guia Mailings no Ribbon. Você também pode pressionar Alt + M no teclado para ativar essa guia.
- No grupo Write & Insert Fields, clique no ícone Sort. O ícone é o mesmo que o ícone de Sort na guia Home. Você também pode pressionar Alt M + SO no teclado para abrir esse menu.
- Na caixa de diálogo Sort, selecione a opção Sort by. Você pode escolher Paragraphs classificar texto por parágrafo, Field 1 classificar texto pela primeira coluna de uma tabela ou Headings classificar texto por título.
- Na caixa Type, selecione a opção Text. Essa opção classifica o texto em ordem alfabética. Você também pode escolher outras opções, como Number classificar texto por número ou Date classificar texto por data.
- Na caixa Order, selecione Ascending ou Descending opções. A opção Ascending classificará o texto de A a Z, enquanto a opção Descending classificará o texto de Z para A.
- Se você quiser classificar o texto por mais de um critério, você pode adicionar a opção Then by. Por exemplo, se você quiser classificar o texto pela primeira coluna, depois pela segunda coluna e, em seguida, pela terceira coluna em uma tabela, poderá selecionar Field 1, Field 2 e Field 3, respectivamente, e especificar o tipo e a ordem de classificação para cada um.
- Se quiser ignorar determinados caracteres ao classificar texto, como espaços, pontuação ou símbolos, marque a opção Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Essa opção é útil se você quiser classificar o texto que contém números de telefone, endereços de e-mail ou códigos postais, por exemplo.
- Se você quiser classificar o texto que contém letras maiúsculas e minúsculas, você pode marcar a opção Case-sensitive. Essa opção fará a distinção entre letras maiúsculas e minúsculas ao classificar o texto. Por exemplo, se você selecionar a opção Ascending, o texto que contém letras maiúsculas aparecerá antes do texto que contém letras minúsculas.
- Se sua tabela tiver uma linha de título, você poderá marcar a opção Header row. Essa opção ignora a linha de título ao classificar o texto, para que a linha de título permaneça na posição superior. Se a tabela não tiver uma linha de título, você pode marcar a opção No header row. Essa opção considera a primeira linha da tabela como parte dos dados que você deseja classificar.
- Quando terminar de especificar suas opções de classificação, clique em OK. O texto selecionado será classificado em ordem alfabética de acordo com os critérios especificados.
Aqui está um exemplo de texto classificado em ordem alfabética usando o menu Sort na guia Mailings:
Antes:
- Prezado Sr. Smith,
- Prezada Sra. Jones,
- Prezado Dr. Lee,
- Prezada Sra. Brown,
- Prezado Sr. Green,
Depois de (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols):
- Prezado Dr. Lee,
- Prezado Sr. Green,
- Prezado Sr. Smith,
- Prezada Sra. Jones,
- Prezada Sra. Brown,