Como classificar texto em ordem alfabética no Microsoft Word

Você já quis classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word? Talvez você tenha uma lista de nomes, palavras-chave ou títulos que deseja organizar ordenadamente. Ou talvez você tenha uma tabela que contém dados que você deseja classificar por uma coluna específica. Quaisquer que sejam suas necessidades, o Microsoft Word tem um recurso que permite classificar o texto em ordem alfabética de forma fácil e rápida.

Neste artigo, o Bardimin mostrará três maneiras de classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word, a saber:

• Use o menu Sort na guia Home
• Use o menu Sort no Table tabTools
• Use o menu Sort na guia Mailings

Bardimin também fornecerá algumas dicas e truques secretos para classificar o texto em ordem alfabética de forma mais flexível e criativa. Vamos começar!

Como classificar texto em ordem alfabética usando o menu Classificar na guia Página Inicial

A primeira maneira de classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word é usar o menu Sort na guia Home. Esse menu pode ser usado para classificar o texto que está dentro de um parágrafo, lista ou tabela. Aqui estão os passos:

1. Selecione o texto que você deseja classificar em ordem alfabética. Você pode selecionar um ou mais parágrafos, listas ou tabelas. Certifique-se de não selecionar o texto que não deseja classificar, como títulos, subtítulos ou notas de rodapé.
2. Clique na guia Home no Ribbon. Ribbon é a barra de menus e o ícone localizados na parte superior da janela do Microsoft Word.
3. No grupo Paragraph, clique no ícone Sort. Ikonya está na forma de duas setas apontando para cima e para baixo, com as letras A e Z ao lado. Você também pode pressionar Alt + H SO no teclado para abrir esse menu.
4. Na caixa de diálogo Sort Text, selecione a opção Sort by. Você pode escolher Paragraphs classificar texto por parágrafo, Field 1 classificar texto pela primeira coluna de uma tabela ou Headings classificar texto por título.
5. Na caixa Type, selecione a opção Text. Essa opção classifica o texto em ordem alfabética. Você também pode escolher outras opções, como Number classificar texto por número ou Date classificar texto por data.
6. Na caixa Order, selecione Ascending ou Descending opções. A opção Ascending classificará o texto de A a Z, enquanto a opção Descending classificará o texto de Z para A.
7. Se você quiser classificar o texto por mais de um critério, você pode adicionar a opção Then by. Por exemplo, se você quiser classificar o texto pela primeira coluna, depois pela segunda coluna e, em seguida, pela terceira coluna em uma tabela, poderá selecionar Field 1, Field 2 e Field 3, respectivamente, e especificar o tipo e a ordem de classificação para cada um.
8. Se quiser ignorar determinados caracteres ao classificar texto, como espaços, pontuação ou símbolos, marque a opção Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Essa opção é útil se você quiser classificar o texto que contém números de telefone, endereços de e-mail ou códigos postais, por exemplo.
9. Se você quiser classificar o texto que contém letras maiúsculas e minúsculas, você pode marcar a opção Case-sensitive. Essa opção fará a distinção entre letras maiúsculas e minúsculas ao classificar o texto. Por exemplo, se você selecionar a opção Ascending, o texto que contém letras maiúsculas aparecerá antes do texto que contém letras minúsculas.
10. Quando terminar de especificar suas opções de classificação, clique em OK. O texto selecionado será classificado em ordem alfabética de acordo com os critérios especificados.

Aqui está um exemplo de texto classificado em ordem alfabética usando o menu Sort na guia Home:

Antes:

• Zebra
• Gato
• cão
• Cobra
• Elefante
• pássaro

Depois de (Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols, Case sensitive):

• cão
• Cobra
• Elefante
• Gato
• pássaro
• Zebra

Como classificar texto em ordem alfabética usando o menu Classificar na guia Ferramentas de tabela

A segunda maneira de classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word é usar o menu Sort na guia Table Tools. Esse menu pode ser usado para classificar o texto que está em uma tabela. Aqui estão os passos:

1. Selecione a tabela que você deseja classificar em ordem alfabética. Você pode selecionar a tabela inteira ou parte da tabela. Certifique-se de não selecionar texto que não esteja na tabela, como títulos, subtítulos ou notas de rodapé.
2. Clique na guia Table Tools na Ribbon. Essa guia aparecerá automaticamente quando você selecionar uma tabela. Caso contrário, você pode pressionar Alt + J no teclado para ativar essa guia.
3. No grupo Data, clique no ícone Sort. O ícone é o mesmo que o ícone de Sort na guia Home. Você também pode pressionar Alt J SO no teclado para abrir este menu.
4. Na caixa de diálogo Sort, selecione a opção Sort by. Você pode selecionar Field 1 para classificar o texto pela primeira coluna da tabela, Field 2 para classificar o texto pela segunda coluna da tabela e assim por diante. Você também pode selecionar os nomes de coluna que você dá à tabela, se houver.
5. Na caixa Type, selecione a opção Text. Essa opção classifica o texto em ordem alfabética. Você também pode escolher outras opções, como Number classificar texto por número ou Date classificar texto por data.
6. Na caixa Order, selecione Ascending ou Descending opções. A opção Ascending classificará o texto de A a Z, enquanto a opção Descending classificará o texto de Z para A.
7. Se você quiser classificar o texto por mais de um critério, você pode adicionar a opção Then by. Por exemplo, se você quiser classificar o texto pela primeira coluna, depois pela segunda coluna e, em seguida, pela terceira coluna em uma tabela, poderá selecionar Field 1, Field 2 e Field 3, respectivamente, e especificar o tipo e a ordem de classificação para cada um.
8. Se quiser ignorar determinados caracteres ao classificar texto, como espaços, pontuação ou símbolos, marque a opção Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Essa opção é útil se você quiser classificar o texto que contém números de telefone, endereços de e-mail ou códigos postais, por exemplo.
9. Se você quiser classificar o texto que contém letras maiúsculas e minúsculas, você pode marcar a opção Case-sensitive. Essa opção fará a distinção entre letras maiúsculas e minúsculas ao classificar o texto. Por exemplo, se você selecionar a opção Ascending, o texto que contém letras maiúsculas aparecerá antes do texto que contém letras minúsculas.
10. Se sua tabela tiver uma linha de título, você poderá marcar a opção Header row. Essa opção ignora a linha de título ao classificar o texto, para que a linha de título permaneça na posição superior. Se a tabela não tiver uma linha de título, você pode marcar a opção No header row. Essa opção considera a primeira linha da tabela como parte dos dados que você deseja classificar.
11. Quando terminar de especificar suas opções de classificação, clique em OK. A tabela selecionada será classificada em ordem alfabética de acordo com os critérios especificados.

Aqui está um exemplo de uma tabela classificada em ordem alfabética usando o menu Sort na guia Table Tools:

Como classificar texto em ordem alfabética usando o menu Classificar na guia Correspondências

A terceira maneira de classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word é usar o menu Sort na guia Mailings. Esse menu pode ser usado para classificar o texto que está dentro de documentos, cartas, etiquetas ou envelopes. Aqui estão os passos:

1. Selecione o texto que você deseja classificar em ordem alfabética. Você pode selecionar um ou mais parágrafos, listas ou tabelas. Certifique-se de não selecionar o texto que não deseja classificar, como títulos, subtítulos ou notas de rodapé.
2. Clique na guia Mailings no Ribbon. Você também pode pressionar Alt + M no teclado para ativar essa guia.
3. No grupo Write & Insert Fields, clique no ícone Sort. O ícone é o mesmo que o ícone de Sort na guia Home. Você também pode pressionar Alt M + SO no teclado para abrir esse menu.
4. Na caixa de diálogo Sort, selecione a opção Sort by. Você pode escolher Paragraphs classificar texto por parágrafo, Field 1 classificar texto pela primeira coluna de uma tabela ou Headings classificar texto por título.
5. Na caixa Type, selecione a opção Text. Essa opção classifica o texto em ordem alfabética. Você também pode escolher outras opções, como Number classificar texto por número ou Date classificar texto por data.
6. Na caixa Order, selecione Ascending ou Descending opções. A opção Ascending classificará o texto de A a Z, enquanto a opção Descending classificará o texto de Z para A.
7. Se você quiser classificar o texto por mais de um critério, você pode adicionar a opção Then by. Por exemplo, se você quiser classificar o texto pela primeira coluna, depois pela segunda coluna e, em seguida, pela terceira coluna em uma tabela, poderá selecionar Field 1, Field 2 e Field 3, respectivamente, e especificar o tipo e a ordem de classificação para cada um.
8. Se quiser ignorar determinados caracteres ao classificar texto, como espaços, pontuação ou símbolos, marque a opção Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Essa opção é útil se você quiser classificar o texto que contém números de telefone, endereços de e-mail ou códigos postais, por exemplo.
9. Se você quiser classificar o texto que contém letras maiúsculas e minúsculas, você pode marcar a opção Case-sensitive. Essa opção fará a distinção entre letras maiúsculas e minúsculas ao classificar o texto. Por exemplo, se você selecionar a opção Ascending, o texto que contém letras maiúsculas aparecerá antes do texto que contém letras minúsculas.
10. Se sua tabela tiver uma linha de título, você poderá marcar a opção Header row. Essa opção ignora a linha de título ao classificar o texto, para que a linha de título permaneça na posição superior. Se a tabela não tiver uma linha de título, você pode marcar a opção No header row. Essa opção considera a primeira linha da tabela como parte dos dados que você deseja classificar.
11. Quando terminar de especificar suas opções de classificação, clique em OK. O texto selecionado será classificado em ordem alfabética de acordo com os critérios especificados.

Aqui está um exemplo de texto classificado em ordem alfabética usando o menu Sort na guia Mailings:

Antes:

• Prezado Sr. Smith,
• Prezada Sra. Jones,
• Prezado Dr. Lee,
• Prezada Sra. Brown,
• Prezado Sr. Green,

Depois de (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols):

• Prezado Dr. Lee,
• Prezado Sr. Green,
• Prezado Sr. Smith,
• Prezada Sra. Jones,
• Prezada Sra. Brown,

Dicas e truques secretos para classificar texto em ordem alfabética no Microsoft Word

Além de usar o menu Sort nas guias Home, Table Tools ou Mailings, há várias outras maneiras de classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word que talvez você não conheça. Aqui estão algumas dicas e truques secretos que você pode tentar:

• Você pode usar um shortcut keyboard para classificar o texto em ordem alfabética sem abrir o menu Sort. O truque é selecionar o texto que você deseja classificar e pressionar Alt + Shift + F10 no teclado. Isso abrirá o menu Sort diretamente e você poderá especificar opções de classificação como de costume. Se você quiser classificar o texto em ordem alfabética de A a Z, você pode pressionar diretamente Enter depois de pressionar Alt Shift + F10. Se quiser classificar o texto em ordem alfabética de Z a A, pressione Alt D depois de pressionar Alt + Shift + F10.
• Você pode usar formula para classificar o texto em ordem alfabética em uma tabela. O truque é adicionar uma coluna em branco à direita da tabela e, em seguida, digite a fórmula =SORT(A:A) na primeira célula da coluna, onde A é o nome da coluna que você deseja classificar. Em seguida, pressione Enter e copie a fórmula para as células abaixo dela. Isso gerará uma lista de texto classificada em ordem alfabética com base na coluna selecionada. Você pode excluir a coluna original, se desejar, ou ocultá-la alterando sua largura para zero.
• Você pode usar um macro para classificar o texto em ordem alfabética com um único clique. O truque é gravar uma macro que execute o menu Sort com as opções desejadas e, em seguida, atribuir um botão, ícone ou atalho de teclado para executar a macro. Você pode ver o tutorial completo sobre como criar e executar macros no Microsoft Word aqui.

Assim, o artigo sobre como classificar o texto em ordem alfabética no Microsoft Word. Espero que este artigo seja útil e ajude você a criar documentos mais limpos e organizados. Obrigado por ler este artigo. Até o próximo artigo!