13. Use estilos para aplicar formatação consistente
Se pretender aplicar um formato consistente ao documento, pode utilizar Styles. Styles é uma coleção de formatos predefinidos, como fonte, tamanho, cor, espaçamento e assim por diante, que você pode aplicar ao texto com um clique. Você pode encontrar Styles na faixa de opções, na guia Home. Você pode escolher entre uma variedade de estilos disponíveis ou criar o seu próprio clicando no ícone New Style. Você também pode modificar ou excluir um estilo existente clicando com o botão direito do mouse no estilo e selecionando a opção apropriada.
14. Use Table of Contents para criar um índice automático
Se você quiser criar um sumário automático para seu documento, poderá usar o recurso Table of Contents. Para fazer isso, verifique se você aplicou Heading estilos a títulos e subtítulos em seu documento. Em seguida, clique no local onde pretende inserir o sumário e, em seguida, clique em References, Table of Contents. Você pode escolher entre uma variedade de formatos disponíveis ou criar o seu próprio clicando em Custom Table of Contents. O Word cria um sumário com base no estilo de Heading que você usa e insere números de página e hiperlinks. Você pode atualizar o sumário a qualquer momento clicando com o botão direito do mouse no sumário e selecionando Update Field.
15. Use Track Changes para registrar e revisar alterações
Se você quiser registrar e revisar as alterações feitas por você ou outras pessoas em seu documento, poderá usar o recurso Track Changes. Para ativá-lo, clique em Review e, em seguida, clique em Track Changes. O Word realça todas as alterações feitas no documento e exibe comentários no lado direito. Você pode revisar as alterações usando os botões Next e Previous e aceitar ou rejeitar alterações usando os botões Accept e Reject.Você também pode adicionar, editar ou excluir comentários usando os botões New Comment, Delete e Resolve. Você pode alterar a exibição das alterações usando o menu Display for Review e ocultar ou mostrar as alterações usando o botão Show Markup.
16. Use Mail Merge para criar documentos personalizados
Se você quiser criar um documento personalizado para um grupo de pessoas, como uma carta, etiqueta ou envelope, poderá usar o recurso Mail Merge. Para fazer isso, você precisa ter um documento principal, que contém o mesmo texto e formatação para todos os documentos, e uma fonte de dados, que contém informações diferentes para cada documento, como nome, endereço ou data. Você pode criar suas próprias fontes de dados ou usar fontes de dados existentes, como arquivos do Excel, Outlook ou Access. Em seguida, você pode mesclar o documento principal e a fonte de dados seguindo estas etapas:
- Abra o documento principal e clique em Mailings, Start Mail Merge e selecione o tipo de documento desejado, como Letters, Labels ou Envelopes.
- Clique em Select Recipients e selecione sua fonte de dados, como Use an Existing List, Select from Outlook Contacts ou Type a New List.
- Clique em Edit Recipient List, selecione ou remova os destinatários desejados e clique em OK.
- Clique em Insert Merge Field e insira os campos desejados, como Nome, Sobrenome ou Endereço. Esses campos serão substituídos por informações da fonte de dados quando você concluir a mesclagem.
- Clique em Preview Results e veja como será a aparência do documento. Você pode navegar entre diferentes documentos usando os botões Next Record e Previous Record.
- Clique em Finish & Merge e escolha o que deseja fazer com seu documento, como Print Documents, Edit Individual Documents ou Send Email Messages.