Como restringir valores de entrada em células do Excel

A restrição de valor é um recurso no Excel que permite limitar os valores que podem ser inseridos em uma célula. Esse recurso pode ser usado para impedir que os usuários insiram dados inválidos ou indesejados.

 O Excel é um aplicativo que geralmente é usado para processar dados, tanto numéricos, de texto e de data. No entanto, às vezes precisamos limitar os valores de entrada que podem ser inseridos em uma célula específica para que os dados que inserimos sejam válidos e correspondam aos critérios desejados.

Por exemplo, queremos limitar as células que só podem ser preenchidas com números entre 1 e 10, ou só podem ser preenchidas com determinado texto, ou só podem ser preenchidas com formato de data. Como fazer isso?

Um dos recursos que podemos usar para limitar valores de entrada em células do Excel é a “Validação de Dados”. A Validação de Dados é um recurso do Excel usado para criar critérios de validação de dados em células ou intervalos para que os dados inseridos em células ou intervalos atendam a esses critérios. Se os dados inseridos não corresponderem aos critérios, o Excel exibirá uma mensagem de erro ou um alerta de erro.

Usando a Validação de Dados, podemos criar vários tipos de critérios de validação de dados, tais como:

• Número inteiro: para limitar as células só pode ser preenchido com números inteiros em um determinado intervalo.
• Decimal: para limitar as células só pode ser preenchido com números decimais em um determinado intervalo.
• Lista: para limitar as células só pode ser preenchido com valores selecionados de uma lista ou lista predefinida.
• Data: para limitar as células só podem ser preenchidas com formato de data em um determinado intervalo.
• Tempo: para limitar as células só pode ser preenchido com formato de hora em um determinado intervalo.
• Comprimento do texto: para limitar as células só pode ser preenchido com texto com um determinado número de caracteres.
• Personalizado: para delimitar células usando uma fórmula ou fórmulas específicas.

Neste artigo, discutiremos como usar a Validação de Dados para limitar valores de entrada em células do Excel com alguns casos de exemplo. Vamos começar!

Como limitar células do Excel só pode ser preenchido com números somente

Um caso que geralmente acontece é que queremos limitar as células do Excel a serem preenchidas apenas com números, sem quaisquer outros caracteres, como letras, símbolos ou espaços. Isso é útil para evitar erros de entrada de dados, por exemplo, se quisermos calcular a média das notas dos alunos, devemos garantir que as células contendo as notas dos alunos contenham apenas números.

Para limitar que as células do Excel só podem ser preenchidas com números, podemos usar a Validação de Dados com o tipo Número Inteiro ou Decimal. Aqui estão os passos:

1. Selecione (selecione) células ou intervalos que você deseja limitar a entrada apenas a números. Por exemplo, queremos limitar a coluna B, que contém as notas dos alunos, a ser preenchida apenas com números.
2. Clique no  menu “Dados” na faixa de opções do Excel e, em seguida, clique em  “Validação de dados” no  grupo  “Ferramentas de dados“. Alternativamente, também podemos usar o atalho de teclado  Alt + A + V + V.
3. Na caixa de diálogo Validação de Dados, selecione a guia “Configurações” e, em seguida, selecione  “Número inteiro” ou  “Decimal” na  lista suspensa “Permitir“. A diferença entre Número Inteiro e Decimal é que o Número Inteiro só permite números inteiros, enquanto o Decimal permite números decimais.
4. Nas  caixas “Mínimo” e “Máximo”, insira o intervalo de valores numéricos permitidos para serem inseridos na célula. Por exemplo, se quisermos limitar a pontuação de um aluno entre 0 e 100, digite 0 na caixa Mínimo e 100 na caixa Máximo. Se não quisermos limitar o intervalo de valores numéricos, deixe as caixas Mínimo e Máximo em branco.
5. Clique em “OK” para aplicar a Validação de Dados.

Depois disso, tente inserir os valores na coluna B. Se os valores inseridos forem números no intervalo especificado (por exemplo, entre 0 e 100), o Excel aceitará a entrada. No entanto, se o valor inserido não for um número ou estiver fora do intervalo especificado, o Excel exibirá uma mensagem de erro como a seguinte:

Podemos alterar essa mensagem de erro ao nosso gosto, clicando  na guia “Alerta de Erro” na caixa de diálogo Validação de Dados e, em seguida, preenchendo as  caixas “Título” e  “Mensagem de Erro” com o texto desejado.  

Como limitar células do Excel para serem preenchidas apenas com texto específico

Outro caso possível é que queremos limitar que as células do Excel só podem ser preenchidas com determinado texto, por exemplo, nome da cidade, nome do país ou nome do produto. Isso é útil para garantir que os dados que inserimos sejam consistentes e não haja erros de digitação.

Para limitar as células do Excel que só podem ser preenchidas com determinado texto, podemos usar a Validação de Dados com o tipo Lista. Aqui estão os passos:

1. Selecione (seleção) células ou intervalos que você deseja limitar a entrada a apenas determinado texto. Por exemplo, queremos limitar a coluna C que contém nomes de cidades só pode ser preenchida com nomes de cidades predefinidos.
2. Clique no  menu “Dados” na faixa de opções do Excel e, em seguida, clique em  “Validação de dados” no  grupo “Ferramentas de dados“. Alternativamente, também podemos usar o atalho de teclado  Alt + A + V + V.
3. Na caixa de diálogo Validação de Dados, selecione a guia “Configurações” e, em seguida, selecione  “Lista” na lista suspensa “Permitir”.  
4. Na  caixa “Fonte“, insira uma lista de textos que podem ser inseridos em células, separados por vírgulas. Por exemplo, se quisermos limitar o nome da cidade a ser preenchido apenas com Jacarta, Surabaya, Bandung ou Yogyakarta, digite Jacarta, Surabaya, Bandung e Yogyakarta na caixa Fonte. Alternativamente, também podemos selecionar o intervalo que contém a lista de texto, por exemplo, A1:A4.
5. Clique em OK para aplicar a Validação de Dados.

Depois disso, tente inserir texto na coluna C. Se o texto inserido for uma das listas de texto especificadas (por exemplo, Jacarta, Surabaya, Bandung ou Yogyakarta), o Excel aceitará essa entrada. No entanto, se o texto inserido não for uma das listas de texto especificadas, o Excel exibirá a mensagem de erro como antes.

Além disso, o Excel também exibirá uma pequena seta à direita da célula que tem o tipo de Validação de Dados List. Se clicarmos na seta, o Excel exibirá uma lista de texto que podemos escolher para preencher a célula. Isso é útil para facilitar a seleção do texto apropriado sem ter que digitá-lo.

Como restringir células do Excel para preencher apenas com formato de data

Outro caso que pode ocorrer é que queremos limitar as células do Excel que só podem ser preenchidas com formato de data apenas, por exemplo, para preencher dados de nascimento, dados de transação ou outros dados relacionados ao tempo. Isso é útil para garantir que os dados que inserimos sejam válidos e correspondam ao formato de data desejado.

Para limitar que as células do Excel só podem ser preenchidas com formato de data, podemos usar a Validação de Dados com o tipo de Data. Aqui estão os passos:

1. Selecione (selecione) células ou intervalos que você deseja limitar a entrada apenas ao formato de data. Por exemplo, queremos limitar a coluna D, que contém dados de nascimento, apenas ao formato de data.
2. Clique no  menu “Dados” na faixa de opções do Excel e, em seguida, clique em  “Validação de dados” no  grupo “Ferramentas de dados“. Alternativamente, também podemos usar o atalho de teclado  Alt + A + V + V.
3. Na caixa de diálogo Validação de Dados, selecione a  guia “Configurações” e selecione  “Data” na lista suspensa “Permitir”.  
4. Nas  caixas “Mínimo” e “Máximo”, insira o intervalo de datas permitido para ser inserido na célula. Por exemplo, se quisermos limitar os dados de nascimento entre 1º de janeiro de 1990 e 31 de dezembro de 2020, insira 1/1/1990 na caixa Mínimo e 31/12/2020 na caixa Máximo. Se não quisermos limitar o intervalo de datas, deixe as caixas Mínimo e Máximo em branco.
5. Clique em OK para aplicar a Validação de Dados.

Depois disso, tente inserir datas na coluna D. Se as datas inseridas estiverem dentro do intervalo especificado (por exemplo, entre 1º de janeiro de 1990 e 31 de dezembro de 2020), o Excel aceitará essas entradas. No entanto, se a data inserida estiver fora do intervalo especificado, o Excel exibirá a mensagem de erro como antes.

Além disso, o Excel também exibirá um pequeno calendário à direita da célula que tem Data do tipo Data de Validação de Dados. Se clicarmos no calendário, o Excel exibirá uma seleção de datas que podemos escolher para preencher a célula. Isso é útil para facilitar a escolha da data apropriada sem ter que digitá-la.