No mundo moderno do trabalho, compartilhar informações e colaborar com colegas é muito comum. Uma das maneiras mais eficazes de colaborar no processamento de dados é usar o Microsoft Excel.
Os arquivos do Excel são um dos formatos de arquivo mais usados para armazenar dados numéricos e de texto. Os arquivos do Excel são frequentemente usados para fins profissionais, escolares ou pessoais. É comum compartilhar arquivos do Excel com outras pessoas, por exemplo, para colaborar em um projeto ou compartilhar dados.
No entanto, a questão que muitas vezes surge é como compartilhar arquivos do Excel com outros usuários para fins de colaboração. Há várias maneiras de compartilhar arquivos do Excel. A maneira mais comum é compartilhá-lo online ou offline.
Neste guia, explicaremos algumas das maneiras pelas quais você pode compartilhar arquivos do Excel com outros usuários de forma fácil e segura.
Como compartilhar arquivos do Excel com o OneDrive
O OneDrive é um serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft que permite armazenar, acessar e compartilhar seus arquivos de vários dispositivos. Uma das vantagens de usar o OneDrive é que você pode compartilhar arquivos do Excel com outros usuários online, sem precisar enviar arquivos por email ou outra mídia. Aqui estão os passos:
- Salve seu arquivo do Excel no OneDrive. Você pode escolher Arquivo > Salvar como > OneDrive – Pessoal (para arquivos pessoais) ou OneDrive – <Nome da empresa> (para arquivos de trabalho). Insira um nome de arquivo e selecione Salvar.
- Selecione Compartilhar na faixa de opções ou selecione Arquivo > Compartilhar. Se o arquivo não tiver sido salvo no OneDrive, você será solicitado a carregá-lo primeiro.
- Defina permissões para as pessoas com quem você deseja compartilhar o arquivo. Você pode escolher quem pode editar ou apenas visualizar seu arquivo. Você também pode adicionar uma senha ou data de validade, se necessário.
- Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas com quem pretende partilhar o ficheiro. Você também pode adicionar uma mensagem, se desejar. Selecione Enviar.
- As pessoas com quem você compartilha o arquivo receberão um email com um link para abrir seu arquivo do Excel em um navegador ou aplicativo do Excel. Eles podem editar ou exibir o arquivo de acordo com as permissões que você concede.
- Se você quiser coeditar um arquivo do Excel com outros usuários ao mesmo tempo, verifique se todos têm o arquivo aberto no aplicativo Excel. Você pode ver quem está editando o arquivo no canto superior direito. As células coloridas mostrarão onde todos estão trabalhando na pasta de trabalho.
Como compartilhar arquivos do Excel com o SharePoint
O SharePoint é uma plataforma de colaboração da Microsoft que permite criar sites, listas, documentos e muito mais. Uma das vantagens de usar o SharePoint é que você pode compartilhar arquivos do Excel com outros usuários em sua organização ou equipe online, sem precisar instalar o aplicativo Excel em seus dispositivos. Aqui estão os passos:
- Salve seu arquivo do Excel no SharePoint. Você pode escolher Arquivo > Salvar como > SharePoint – <Nome do Site> (para sites existentes) ou SharePoint – Outro (para novos sites). Insira um nome de arquivo e selecione Salvar.
- Selecione Compartilhar na faixa de opções ou selecione Arquivo > Compartilhar. Se o arquivo não tiver sido salvo no SharePoint, você será solicitado a carregá-lo primeiro.
- Defina permissões para as pessoas com quem você deseja compartilhar o arquivo. Você pode escolher quem pode editar ou apenas visualizar seu arquivo. Se um site do SharePoint tiver grupos de usuários específicos, você também poderá selecionar esses grupos.
- Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas com quem pretende partilhar o ficheiro. Você também pode adicionar uma mensagem, se desejar. Selecione Enviar.
- As pessoas com quem você compartilha o arquivo receberão um email com um link para abrir seu arquivo do Excel em um navegador ou aplicativo do Excel. Eles podem editar ou exibir o arquivo de acordo com as permissões que você concede.
- Se você quiser coeditar um arquivo do Excel com outros usuários ao mesmo tempo, verifique se todos têm o arquivo aberto no navegador. Você pode ver quem está editando o arquivo no canto superior direito. As células coloridas mostrarão onde todos estão trabalhando na pasta de trabalho.
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Como compartilhar arquivos do Excel com pastas de trabalho compartilhadas
Pastas de trabalho compartilhadas é um recurso do Excel que permite compartilhar arquivos do Excel com outros usuários em uma rede local, sem a necessidade de usar serviços de nuvem como OneDrive ou SharePoint. No entanto, esse recurso tem algumas limitações e riscos, como conflitos de alteração, desempenho lento e perda de dados. Portanto, é recomendável usar esse recurso somente se você não tiver outras opções. Aqui estão os passos:
- Armazene seu arquivo do Excel em um local que outros usuários na rede local possam acessar, como uma pasta compartilhada ou unidade de rede.
- Abra o arquivo do Excel e selecione Revisar > Compartilhar pasta de trabalho. Se não vir esta opção, certifique-se de que está a utilizar uma versão do Excel que suporte esta funcionalidade, como o Excel 2010 ou o Excel 2013.
- Na caixa de diálogo Compartilhar pasta de trabalho, marque a caixa que diz “Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo. Também permite mesclar pastas de trabalho”.
- Selecione a guia Edição Avançada e defina as opções desejadas, como a frequência de salvamentos automáticos, o número de dias de histórico de alterações e a lista de usuários com permissão para editar a pasta de trabalho.
- Selecione OK e salve o arquivo do Excel.
- Diga a outros usuários para abrir o arquivo do Excel no mesmo local. Eles podem editar o arquivo de acordo com as permissões que você concede.
- Se quiser ver quem está editando o arquivo, selecione Revisar > Lista de Usuários. Se quiser ver as alterações feitas por outros usuários, selecione Revisar > Alterações > Exibir Alterações. Se quiser mesclar alterações feitas por outros usuários, selecione Revisar > Alterações > Mesclar Alterações.
Conclusão
Há várias maneiras de compartilhar arquivos do Excel com outros usuários, dependendo de suas necessidades e preferências. Você pode usar o OneDrive ou o SharePoint se quiser compartilhar arquivos do Excel online com pessoas fora da sua rede local. Você também pode usar uma pasta de trabalho compartilhada se quiser compartilhar arquivos do Excel offline com pessoas em sua rede local. No entanto, você deve ter cuidado com os riscos e limitações que podem ocorrer ao usar esse recurso. Espero que este artigo tenha ajudado você a entender como compartilhar arquivos do Excel com outros usuários de forma fácil e segura.