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Étape 4 : Personnaliser et mettre à jour l’organigramme
Une fois que vous avez créé votre organigramme, l’étape suivante consiste à personnaliser son apparence pour qu’il soit plus informatif et à vous assurer qu’il est toujours mis à jour en fonction des modifications apportées à la structure de votre organisation. Voici le guide complet :
1. Ajout d’informations supplémentaires
Vous pouvez enrichir votre organigramme en ajoutant des informations supplémentaires telles qu’une photo ou une description de poste. Voici les étapes à suivre :
Ajouter des photos :
- Préparer des photos des membres de l’équipe au format image (JPEG, PNG, etc.).
- Téléchargez des photos sur Google Drive ou d’autres plateformes de stockage en ligne.
- Créez une nouvelle colonne dans la feuille de calcul intitulée « Photos ».
- Saisissez le lien de la photo dans le champ (utilisez la fonction Insérer un lien dans Google Sheets).
- L’organigramme affichera des photos si cette fonctionnalité est prise en charge par Google Sheets.
Ajouter une description de poste :
- Créez une nouvelle colonne avec le titre « Description du poste ».
- Incluez une brève description des responsabilités et des rôles de chaque poste.
- Ces informations peuvent être affichées sous forme d’info-bulle ou de section supplémentaire dans le graphique.
2. Mettre à jour les données automatiquement
L’un des avantages de l’utilisation de Google Sheets est la facilité de mise à jour des données. S’il y a un changement dans la structure organisationnelle, il vous suffit de modifier les données dans la feuille de calcul et le graphique s’ajustera automatiquement.
Exemple de changement :
- S’il y a une nouvelle embauche, ajoutez une nouvelle ligne avec votre nom, le titre du poste et votre superviseur direct.
- S’il y a un changement de titre de poste ou de supérieur, modifiez simplement les données dans la colonne appropriée.
- Si des employés partent, supprimez la ligne de données.
3. Personnalisation de l’affichage du graphique
Vous pouvez continuer à personnaliser l’apparence de votre graphique pour le rendre plus attrayant et plus facile à comprendre :
- Couleur : utilisez une couleur différente pour chaque niveau de la hiérarchie.
- Police : Choisissez une police claire et professionnelle.
- Taille : Ajustez la taille du graphique pour qu’il ne soit ni trop petit ni trop grand.