Comment trier le texte par ordre alphabétique à l’aide du menu de tri de l’onglet Mailings
La troisième façon de trier le texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word consiste à utiliser le menu Sort de l’onglet Mailings. Ce menu peut être utilisé pour trier le texte qui se trouve à l’intérieur de documents, de lettres, d’étiquettes ou d’enveloppes. Voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez trier par ordre alphabétique. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs paragraphes, listes ou tableaux. Assurez-vous de ne pas sélectionner de texte que vous ne souhaitez pas trier, comme les titres, les sous-titres ou les notes de bas de page.
- Cliquez sur l’onglet Mailings sur le Ribbon. Vous pouvez également appuyer sur Alt + M sur votre clavier pour activer cet onglet.
- Dans le groupe Write & Insert Fields, cliquez sur l’ icône Sort. L’icône est la même que l’icône Sort de l’ onglet Home. Vous pouvez également appuyer sur Alt M SO sur votre clavier pour ouvrir ce menu.
- Dans la boîte de dialogue Sort, sélectionnez l’ option Sort by. Vous pouvez choisir Paragraphs pour trier le texte par paragraphe, Field 1 pour trier le texte en fonction de la première colonne d’un tableau ou Headings pour trier le texte par en-tête.
- Dans la zone Type, sélectionnez l’option Text. Cette option trie le texte par ordre alphabétique. Vous pouvez également choisir d’autres options, telles que Number pour trier le texte par numéro ou Date pour trier le texte par date.
- Dans la zone Order, sélectionnez Ascending ou Descending options. L’option Ascending trie le texte de A à Z, tandis que l’option Descending trie le texte de Z à A.
- Si vous souhaitez trier le texte selon plusieurs critères, vous pouvez ajouter l’option Then by. Par exemple, si vous souhaitez trier le texte en fonction de la première colonne, puis de la deuxième colonne, puis de la troisième colonne d’un tableau, vous pouvez sélectionner respectivement Field 1, Field 2 et Field 3, et spécifier le type et l’ordre de tri de chacun.
- Si vous souhaitez ignorer certains caractères lors du tri du texte, tels que les espaces, la ponctuation ou les symboles, vous pouvez cocher l’option Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Cette option est utile si vous souhaitez trier du texte contenant des numéros de téléphone, des adresses e-mail ou des codes postaux, par exemple.
- Si vous souhaitez trier le texte contenant des lettres majuscules et minuscules, vous pouvez cocher l’option Case-sensitive. Cette option permet de distinguer les lettres majuscules des minuscules lors du tri du texte. Par exemple, si vous sélectionnez l’option Ascending, le texte contenant des lettres majuscules s’affiche avant le texte contenant des lettres minuscules.
- Si votre tableau comporte une ligne de titre, vous pouvez cocher l’option Header row. Cette option ignore la ligne de titre lors du tri du texte, de sorte que la ligne de titre reste en position supérieure. Si votre tableau n’a pas de ligne de titre, vous pouvez cocher l’option No header row. Cette option considère la première ligne de la table comme faisant partie des données que vous souhaitez trier.
- Lorsque vous avez terminé de spécifier vos options de tri, cliquez sur OK. Le texte que vous sélectionnez sera trié par ordre alphabétique en fonction des critères que vous spécifiez.
Voici un exemple de texte trié par ordre alphabétique à l’aide du menu Sort de l’onglet Mailings :
Avant :
- Cher M. Smith,
- Chère Mme Jones,
- Cher Dr Lee,
- Chère Madame Brown,
- Cher M. Green,
Après (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols) :
- Cher Dr Lee,
- Cher M. Green,
- Cher M. Smith,
- Chère Mme Jones,
- Chère Madame Brown,