Avez-vous déjà voulu trier du texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word ? Peut-être avez-vous une liste de noms, de mots-clés ou de titres que vous souhaitez organiser proprement. Ou peut-être avez-vous une table qui contient des données que vous souhaitez trier en fonction d’une colonne spécifique. Quels que soient vos besoins, Microsoft Word dispose d’une fonctionnalité qui vous permet de trier facilement et rapidement le texte par ordre alphabétique.
Dans cet article, Bardimin vous montrera trois façons de trier du texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word, à savoir :
- Utilisez le menu Sort de l’onglet Home
- Utilisez le menu Sort sur le Table tabTools
- Utilisez le menu Sort de l’onglet Mailings
Bardimin fournira également quelques trucs et astuces secrets pour trier le texte par ordre alphabétique de manière plus flexible et créative. C’est parti !
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Comment trier du texte par ordre alphabétique à l’aide du menu de tri de l’onglet Accueil
La première façon de trier le texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word consiste à utiliser le menu Sort de l’onglet Home. Ce menu peut être utilisé pour trier le texte qui se trouve dans un paragraphe, une liste ou un tableau. Voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez trier par ordre alphabétique. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs paragraphes, listes ou tableaux. Assurez-vous de ne pas sélectionner de texte que vous ne souhaitez pas trier, comme les titres, les sous-titres ou les notes de bas de page.
- Cliquez sur l’ onglet Home sur le Ribbon. Ribbon est la barre de menus et l’icône situées en haut de la fenêtre Microsoft Word.
- Dans le groupe Paragraph, cliquez sur l’ icône Sort. Ikonya se présente sous la forme de deux flèches pointant vers le haut et vers le bas, avec les lettres A et Z à côté d’elles. Vous pouvez également appuyer sur Alt + H SO sur votre clavier pour ouvrir ce menu.
- Dans la boîte de dialogue Sort Text, sélectionnez l’ option Sort by. Vous pouvez choisir Paragraphs pour trier le texte par paragraphe, Field 1 pour trier le texte en fonction de la première colonne d’un tableau ou Headings pour trier le texte par en-tête.
- Dans la zone Type, sélectionnez l’option Text. Cette option trie le texte par ordre alphabétique. Vous pouvez également choisir d’autres options, telles que Number pour trier le texte par numéro ou Date pour trier le texte par date.
- Dans la zone Order, sélectionnez Ascending ou Descending options. L’option Ascending trie le texte de A à Z, tandis que l’option Descending trie le texte de Z à A.
- Si vous souhaitez trier le texte selon plusieurs critères, vous pouvez ajouter l’option Then by. Par exemple, si vous souhaitez trier le texte en fonction de la première colonne, puis de la deuxième colonne, puis de la troisième colonne d’un tableau, vous pouvez sélectionner respectivement Field 1, Field 2 et Field 3, et spécifier le type et l’ordre de tri de chacun.
- Si vous souhaitez ignorer certains caractères lors du tri du texte, tels que les espaces, la ponctuation ou les symboles, vous pouvez cocher l’option Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Cette option est utile si vous souhaitez trier du texte contenant des numéros de téléphone, des adresses e-mail ou des codes postaux, par exemple.
- Si vous souhaitez trier le texte contenant des lettres majuscules et minuscules, vous pouvez cocher l’option Case-sensitive. Cette option permet de distinguer les lettres majuscules des minuscules lors du tri du texte. Par exemple, si vous sélectionnez l’option Ascending, le texte contenant des lettres majuscules s’affiche avant le texte contenant des lettres minuscules.
- Lorsque vous avez terminé de spécifier vos options de tri, cliquez sur OK. Le texte que vous sélectionnez sera trié par ordre alphabétique en fonction des critères que vous spécifiez.
Voici un exemple de texte trié par ordre alphabétique à l’aide du menu Sort de l’onglet Home :
Avant:
- Zèbre
- Chat
- chien
- Serpent
- Éléphant
- oiseau
Après (Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols, Case sensitive) :
- Chat
- chien
- Éléphant
- oiseau
- Serpent
- Zèbre
Comment trier du texte par ordre alphabétique à l’aide du menu Trier de l’onglet Outils de tableau
La deuxième façon de trier le texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word consiste à utiliser le menu Sort de l’ onglet Table Tools. Ce menu peut être utilisé pour trier le texte qui se trouve dans un tableau. Voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez le tableau que vous souhaitez trier par ordre alphabétique. Vous pouvez sélectionner l’ensemble ou une partie du tableau. Assurez-vous de ne pas sélectionner de texte qui ne figure pas dans le tableau, comme des titres, des sous-titres ou des notes de bas de page.
- Cliquez sur l’onglet Table Tools dans le Ribbon. Cet onglet s’affiche automatiquement lorsque vous sélectionnez un tableau. Sinon, vous pouvez appuyer sur Alt + J de votre clavier pour activer cet onglet.
- Dans le groupe Data, cliquez sur l’ icône Sort. L’icône est la même que l’icône Sort de l’ onglet Home. Vous pouvez également appuyer sur Alt J SO sur votre clavier pour ouvrir ce menu.
- Dans la boîte de dialogue Sort, sélectionnez l’ option Sort by. Vous pouvez sélectionner Field 1 pour trier le texte en fonction de la première colonne du tableau, Field 2 pour trier le texte en fonction de la deuxième colonne du tableau, et ainsi de suite. Vous pouvez également sélectionner les noms de colonne que vous donnez à la table, le cas échéant.
- Dans la zone Type, sélectionnez l’option Text. Cette option trie le texte par ordre alphabétique. Vous pouvez également choisir d’autres options, telles que Number pour trier le texte par numéro ou Date pour trier le texte par date.
- Dans la zone Order, sélectionnez Ascending ou Descending options. L’option Ascending trie le texte de A à Z, tandis que l’option Descending trie le texte de Z à A.
- Si vous souhaitez trier le texte selon plusieurs critères, vous pouvez ajouter l’option Then by. Par exemple, si vous souhaitez trier le texte en fonction de la première colonne, puis de la deuxième colonne, puis de la troisième colonne d’un tableau, vous pouvez sélectionner respectivement Field 1, Field 2 et Field 3, et spécifier le type et l’ordre de tri de chacun.
- Si vous souhaitez ignorer certains caractères lors du tri du texte, tels que les espaces, la ponctuation ou les symboles, vous pouvez cocher l’option Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Cette option est utile si vous souhaitez trier du texte contenant des numéros de téléphone, des adresses e-mail ou des codes postaux, par exemple.
- Si vous souhaitez trier le texte contenant des lettres majuscules et minuscules, vous pouvez cocher l’option Case-sensitive. Cette option permet de distinguer les lettres majuscules des minuscules lors du tri du texte. Par exemple, si vous sélectionnez l’option Ascending, le texte contenant des lettres majuscules s’affiche avant le texte contenant des lettres minuscules.
- Si votre tableau comporte une ligne de titre, vous pouvez cocher l’option Header row. Cette option ignore la ligne de titre lors du tri du texte, de sorte que la ligne de titre reste en position supérieure. Si votre tableau n’a pas de ligne de titre, vous pouvez cocher l’option No header row. Cette option considère la première ligne de la table comme faisant partie des données que vous souhaitez trier.
- Lorsque vous avez terminé de spécifier vos options de tri, cliquez sur OK. Le tableau que vous sélectionnez sera trié par ordre alphabétique en fonction des critères que vous spécifiez.
Voici un exemple de tableau trié par ordre alphabétique à l’aide du menu Sort de l’onglet Table Tools :
Comment trier le texte par ordre alphabétique à l’aide du menu de tri de l’onglet Mailings
La troisième façon de trier le texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word consiste à utiliser le menu Sort de l’onglet Mailings. Ce menu peut être utilisé pour trier le texte qui se trouve à l’intérieur de documents, de lettres, d’étiquettes ou d’enveloppes. Voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez trier par ordre alphabétique. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs paragraphes, listes ou tableaux. Assurez-vous de ne pas sélectionner de texte que vous ne souhaitez pas trier, comme les titres, les sous-titres ou les notes de bas de page.
- Cliquez sur l’onglet Mailings sur le Ribbon. Vous pouvez également appuyer sur Alt + M sur votre clavier pour activer cet onglet.
- Dans le groupe Write & Insert Fields, cliquez sur l’ icône Sort. L’icône est la même que l’icône Sort de l’ onglet Home. Vous pouvez également appuyer sur Alt M SO sur votre clavier pour ouvrir ce menu.
- Dans la boîte de dialogue Sort, sélectionnez l’ option Sort by. Vous pouvez choisir Paragraphs pour trier le texte par paragraphe, Field 1 pour trier le texte en fonction de la première colonne d’un tableau ou Headings pour trier le texte par en-tête.
- Dans la zone Type, sélectionnez l’option Text. Cette option trie le texte par ordre alphabétique. Vous pouvez également choisir d’autres options, telles que Number pour trier le texte par numéro ou Date pour trier le texte par date.
- Dans la zone Order, sélectionnez Ascending ou Descending options. L’option Ascending trie le texte de A à Z, tandis que l’option Descending trie le texte de Z à A.
- Si vous souhaitez trier le texte selon plusieurs critères, vous pouvez ajouter l’option Then by. Par exemple, si vous souhaitez trier le texte en fonction de la première colonne, puis de la deuxième colonne, puis de la troisième colonne d’un tableau, vous pouvez sélectionner respectivement Field 1, Field 2 et Field 3, et spécifier le type et l’ordre de tri de chacun.
- Si vous souhaitez ignorer certains caractères lors du tri du texte, tels que les espaces, la ponctuation ou les symboles, vous pouvez cocher l’option Ignore punctuation characters ou Ignore symbols. Cette option est utile si vous souhaitez trier du texte contenant des numéros de téléphone, des adresses e-mail ou des codes postaux, par exemple.
- Si vous souhaitez trier le texte contenant des lettres majuscules et minuscules, vous pouvez cocher l’option Case-sensitive. Cette option permet de distinguer les lettres majuscules des minuscules lors du tri du texte. Par exemple, si vous sélectionnez l’option Ascending, le texte contenant des lettres majuscules s’affiche avant le texte contenant des lettres minuscules.
- Si votre tableau comporte une ligne de titre, vous pouvez cocher l’option Header row. Cette option ignore la ligne de titre lors du tri du texte, de sorte que la ligne de titre reste en position supérieure. Si votre tableau n’a pas de ligne de titre, vous pouvez cocher l’option No header row. Cette option considère la première ligne de la table comme faisant partie des données que vous souhaitez trier.
- Lorsque vous avez terminé de spécifier vos options de tri, cliquez sur OK. Le texte que vous sélectionnez sera trié par ordre alphabétique en fonction des critères que vous spécifiez.
Voici un exemple de texte trié par ordre alphabétique à l’aide du menu Sort de l’onglet Mailings :
Avant :
- Cher M. Smith,
- Chère Mme Jones,
- Cher Dr Lee,
- Chère Madame Brown,
- Cher M. Green,
Après (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols) :
- Cher Dr Lee,
- Cher M. Green,
- Cher M. Smith,
- Chère Mme Jones,
- Chère Madame Brown,
Trucs et astuces secrets pour trier le texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word
En plus d’utiliser le menu Sort des onglets Home, Table Tools ou Mailings, il existe plusieurs autres façons de trier du texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word que vous ne connaissez peut-être pas. Voici quelques trucs et astuces secrets que vous pouvez essayer :
- Vous pouvez utiliser un shortcut keyboard pour trier le texte par ordre alphabétique sans ouvrir le menu Sort. L’astuce consiste à sélectionner le texte que vous souhaitez trier, puis à appuyer sur Alt Shift F10 sur votre clavier. Cela ouvrira directement le menu Sort et vous pourrez spécifier des options de tri comme d’habitude. Si vous souhaitez trier le texte par ordre alphabétique de A à Z, vous pouvez appuyer directement sur Enter après avoir appuyé sur Alt Shift F10. Si vous souhaitez trier le texte par ordre alphabétique de Z à A, vous pouvez appuyer sur Alt D après avoir appuyé sur Alt Shift F10.
- Vous pouvez utiliser formula pour trier le texte par ordre alphabétique dans un tableau. L’astuce consiste à ajouter une colonne vide à droite du tableau, puis à taper la formule =SORT(A :A) dans la première cellule de la colonne, où A est le nom de la colonne que vous souhaitez trier. Ensuite, appuyez sur Enter et copiez la formule dans les cellules situées en dessous. Cela générera une liste de texte triée par ordre alphabétique en fonction de la colonne que vous avez sélectionnée. Vous pouvez supprimer la colonne d’origine si vous le souhaitez, ou la masquer en changeant sa largeur sur zéro.
- Vous pouvez utiliser un macro pour trier le texte par ordre alphabétique en un seul clic. L’astuce consiste à enregistrer une macro qui exécute le menu Sort avec les options souhaitées, puis à attribuer un bouton, une icône ou un raccourci clavier pour exécuter la macro. Vous pouvez voir le tutoriel complet sur la façon de créer et d’exécuter des macros dans Microsoft Word ici.
D’où l’article sur la façon de trier le texte par ordre alphabétique dans Microsoft Word. J’espère que cet article vous sera utile et vous aidera à créer des documents plus soignés et mieux organisés. Merci d’avoir lu cet article. Rendez-vous dans le prochain article !