Étape 2 : Déterminez la structure et la mise en page de votre document
Une fois que vous avez défini vos buts et objectifs, vous pouvez définir la structure et la mise en page de votre document. La structure du document est la façon dont vous organisez les parties de votre document, telles que les titres, les sous-titres, les paragraphes, les listes, etc. La mise en page d’un document est la façon dont vous organisez les éléments d’une page, tels que le texte, les images, les tableaux, les graphiques, etc.
Vous pouvez utiliser des croquis, des contours ou des cartes mentales pour définir la structure et la mise en page de votre document. Vous pouvez noter les idées principales, les sous-idées et les détails que vous souhaitez transmettre, ainsi que les éléments que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez également spécifier la taille, la position et le format de ces éléments.
Par exemple, si vous souhaitez créer un rapport d’activité formel et professionnel, vous pouvez utiliser la structure de document suivante :
- Page de titre : cette page contient le titre, le nom de l’auteur, le nom de l’entreprise et la date de votre document. Vous pouvez utiliser de grandes polices en gras pour les en-têtes et de petites polices normales pour d’autres informations. Vous pouvez également ajouter le logo de votre entreprise dans le coin supérieur droit ou supérieur gauche de la page.
- Table des matières : Cette page répertorie les titres et sous-titres de votre document, ainsi que leurs numéros de page respectifs. Vous pouvez utiliser la même police que la page de titre, mais avec une taille plus petite. Vous pouvez également ajouter une ligne de démarcation entre les titres et les sous-titres, ainsi qu’entre les titres et les numéros de page.
- Introduction : Cette section contient le contexte, l’objectif et la portée de votre document. Vous pouvez utiliser le style Heading 1 pour cet en-tête de section et le style Normal pour le texte. Vous pouvez également ajouter des images, des graphiques ou des tableaux pertinents pour étayer vos arguments.
- Corps : cette section contient l’analyse, les résultats et les recommandations de votre document. Vous pouvez utiliser le style Heading 2 pour les titres de cette sous-section et le style Normal pour le texte. Vous pouvez également ajouter des images, des graphiques ou des tableaux pertinents pour étayer vos arguments.
- Conclusion : Cette section contient un résumé, une conclusion et des suggestions pour votre document. Vous pouvez utiliser le style Heading 1 pour cet en-tête de section et le style Normal pour le texte. Vous pouvez également ajouter des images, des graphiques ou des tableaux pertinents pour étayer vos arguments.
- Bibliographie : Cette page répertorie les sources que vous utilisez dans votre document. Vous pouvez utiliser le style Bibliography pour le titre de cette page et le style Bibliography pour le texte. Vous pouvez également suivre un format de citation qui correspond à la norme que vous utilisez, telle que APA, MLA ou Chicago.
Vous pouvez utiliser les présentations de document suivantes pour créer des rapports d’activité formels et professionnels :
- Marges : Vous pouvez utiliser une marge standard de 2,54 cm pour tous les côtés de la page. Vous pouvez également ajuster la marge en fonction de vos besoins, mais assurez-vous que la marge n’est ni trop grande ni trop petite.
- Orientation : vous pouvez utiliser Portrait orientation pour votre page, à moins que vous ne disposiez d’éléments qui correspondent mieux à Landscape orientation, tels qu’un tableau large ou un graphique. Vous pouvez modifier l’orientation de la page en cliquant sur Page Layout > Orientation > Portrait ou Landscape.
- Taille : vous pouvez utiliser A4 taille pour votre page, sauf si vous avez besoin d’utiliser une autre taille, telle que Letter ou Legal. Vous pouvez modifier la taille de la page en cliquant sur Page Layout > Size > A4 ou d’autres tailles.
- Numéros de page : vous pouvez ajouter des numéros de page en bas ou en haut de votre page, dans un format simple ou créatif. Vous pouvez ajouter des numéros de page en cliquant sur Insert > Page Number > Bottom of Page ou Top of Page > Plain Number ou d’autres formats.
- Espacement entre les paragraphes : vous pouvez utiliser l’espace standard entre les paragraphes, qui est de 0 pt avant et après les paragraphes. Vous pouvez également ajuster l’espacement entre les paragraphes en fonction de vos besoins, mais assurez-vous que l’espacement entre les paragraphes n’est ni trop grand ni trop petit. Vous pouvez modifier l’espacement entre les paragraphes en cliquant sur Page Layout > Paragraph > Spacing > Before ou After > 0 pt ou d’autres nombres.
- Couleur d’arrière-plan : vous pouvez utiliser une couleur d’arrière-plan blanche pour vos pages, à moins que vous ne souhaitiez leur donner une sensation différente, comme élégante, joyeuse ou dramatique. Vous pouvez modifier la couleur d’arrière-plan en cliquant sur Page Layout > Page Color > No Color ou une autre couleur.
- Bordures : Vous pouvez utiliser des bordures fines et simples pour vos pages, sauf si vous souhaitez ajouter des décorations ou des accents à vos pages. Vous pouvez modifier la bordure en cliquant sur Page Layout > Page Borders > None ou d’autres styles.
- Filigrane : vous pouvez utiliser un filigrane transparent et discret pour vos pages, sauf si vous souhaitez mettre l’accent sur le statut ou l’identité de votre document, tel que confidentiel, brouillon ou copie. Vous pouvez modifier le filigrane en cliquant sur Page Layout > Watermark > No Watermark ou d’autres options.
Si vous souhaitez créer une brochure promotionnelle attrayante et créative, utilisez la structure de document suivante :
- Page d’accueil : cette page contient des titres, des slogans, des logos et des images qui attirent l’attention de vos lecteurs. Vous pouvez utiliser une grande police unique pour les titres, et une petite police normale pour les slogans. Vous pouvez également utiliser des couleurs flashy, des formes géométriques et des effets spéciaux pour ces éléments.
- Page intérieure : cette page contient des informations sur le produit, le service ou l’événement dont vous faites la promotion, telles que les fonctionnalités, les avantages, les prix, l’emplacement et les contacts. Vous pouvez utiliser la même police que la page d’accueil, mais avec une taille plus petite. Vous pouvez également utiliser des couleurs qui correspondent au thème, des images pertinentes et des icônes informatives pour ces éléments.
- Dernière page : Cette page contient des informations supplémentaires que vous souhaitez transmettre à vos lecteurs, telles que des témoignages, des garanties, des conditions générales et des appels à l’action. Vous pouvez utiliser la même police que la page intérieure, mais avec une taille plus petite. Vous pouvez également utiliser des couleurs neutres, des images de soutien et des formes intéressantes pour ces éléments.
Vous pouvez utiliser les mises en page de documents suivantes pour créer des brochures promotionnelles attrayantes et créatives :
- Marges : Vous pouvez utiliser une petite marge de 0,5 cm pour tous les côtés de la page. Vous pouvez également ajuster les marges en fonction de vos besoins, mais assurez-vous qu’elles n’interfèrent pas avec les éléments de votre page.
- Orientation : Vous pouvez utiliser Landscape orientation pour votre page, afin d’avoir plus d’espace pour afficher vos éléments. Vous pouvez modifier l’orientation de la page en cliquant sur Page Layout > Orientation > Landscape.
- Taille : Vous pouvez utiliser A5 format pour vos pages, ce qui vous permet d’imprimer deux pages sur une seule feuille de papier A4. Vous pouvez redimensionner la page en cliquant sur Page Layout > Size > A5.
- Numéros de page : Vous n’avez pas besoin d’ajouter de numéros de page à votre brochure, car les brochures ne comprennent généralement que quelques pages. Vous pouvez supprimer les numéros de page en cliquant sur Insert > Page Number > Remove Page Numbers.
- Couleur d’arrière-plan : Vous pouvez utiliser une couleur d’arrière-plan différente pour chacune de vos pages afin de rendre votre brochure plus attrayante et variée. Vous pouvez modifier la couleur d’arrière-plan en cliquant sur Page Layout > Page Color > la couleur souhaitée.
- Bordures : Vous pouvez utiliser des bordures audacieuses et créatives pour vos pages afin de rendre votre brochure plus unique et mémorable. Vous pouvez modifier la bordure en cliquant sur Page Layout > Page Borders > le style souhaité.
- Filigrane : Vous n’avez pas besoin d’utiliser de filigranes sur vos brochures, car les filigranes sont généralement utilisés pour les documents officiels ou confidentiels. Vous pouvez supprimer le filigrane en cliquant sur Page Layout > Watermark > Remove Watermark.