Comment comparer facilement et rapidement deux documents dans Microsoft Word

Avez-vous déjà voulu comparer deux documents dans Microsoft Word pour voir les différences ou les similitudes entre eux ? Peut-être souhaitez-vous vérifier les révisions, corriger les erreurs ou synchroniser le contenu. Quelle que soit votre raison, Microsoft Word dispose de fonctionnalités qui vous permettent de le faire facilement et rapidement.

Cette fonctionnalité s’appelle Compare Documents et vous pouvez la trouver dans l’ onglet Review. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez comparer deux documents et afficher les résultats dans différentes vues. Vous pouvez également enregistrer, imprimer ou envoyer les résultats de la comparaison sous la forme d’un nouveau document.

Dans cet article, Bardimin vous montrera les étapes à suivre pour comparer deux documents dans Microsoft Word avec la fonction Comparer des documents. Bardimin fournira également quelques conseils et astuces pour maximiser l’utilisation de cette fonctionnalité.

Étape 1 : Ouvrez le document que vous souhaitez comparer

Avant de pouvoir comparer deux documents, vous devez les ouvrir tous les deux dans Microsoft Word. Vous pouvez ouvrir des documents à partir de différents emplacements, tels que votre ordinateur, OneDrive ou votre courrier électronique. Assurez-vous de nommer clairement le document afin qu’il soit facile de le distinguer.

Pour ouvrir un document, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur File > Open et sélectionnez le document que vous souhaitez ouvrir.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Open with > Microsoft Word.
• Faites glisser et déposez le document dans la fenêtre Microsoft Word.

Après avoir ouvert les deux documents, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 2 : Sélectionnez la fonction Comparer les documents

Pour comparer deux documents, vous devez utiliser la fonction Comparer les documents située dans l’ onglet Review. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur l’onglet Review, puis sur Compare dans le groupe Compare.
• Appuyez sur Alt + R + C sur votre clavier.

Une fois que vous avez cliqué sur Compare, vous verrez deux options : Compare et Combine. L’option Compare comparera les deux documents et vous montrera la différence entre eux. L’option Combine fusionnera deux documents et affichera les modifications apportées par différents auteurs.

Pour cet article, nous utiliserons Compare options. Cliquez sur Compare et vous verrez la boîte de dialogue Compare Documents.

Étape 3 : Sélectionnez les documents que vous souhaitez comparer

Dans la boîte de dialogue Compare Documents, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez comparer. Vous pouvez sélectionner un document dans la liste déroulante ou en cliquant sur l’icône de dossier et en parcourant le document.

Vous devez sélectionner le document dans deux champs : Original document et Revised document. L’original est le document que vous souhaitez comparer avec le document révisé. Un document révisé est un document qui contient les modifications que vous souhaitez voir.

Vous pouvez également sélectionner des étiquettes pour différents documents en cliquant sur le bouton Label changes with. Cela vous aidera à identifier l’auteur de la modification dans le document de résultat.

Une fois que vous avez sélectionné les documents que vous souhaitez comparer, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 4 : Choisissez les paramètres de comparaison

Dans la boîte de dialogue Compare Documents, vous pouvez également sélectionner les paramètres de comparaison que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez sélectionner Paramètres dans la liste déroulante Show changes at. Vous pouvez choisir d’afficher les modifications au niveau Character ou Word.

La différence entre ces deux paramètres est la suivante :

• Si vous sélectionnez Character, vous verrez des modifications au niveau des caractères, telles que l’ajout, la suppression ou le remplacement de lettres.
• Si vous sélectionnez Word, vous verrez les modifications au niveau des mots, telles que les ajouts, les suppressions ou les remplacements de mots.

Vous pouvez également sélectionner un paramètre dans la liste déroulante Show changes in. Vous pouvez choisir d’afficher les modifications dans le Original document, Revised document ou New document.

Les différences entre ces trois paramètres sont les suivantes :

• Si vous sélectionnez Original document, vous verrez les modifications dans le document d’origine, avec les modifications marquées d’une couleur ou d’un symbole différent.
• Si vous sélectionnez un Revised document, vous verrez les modifications dans le document révisé, avec les modifications marquées d’une couleur ou d’un symbole différent.
• Si vous sélectionnez New document, vous verrez les modifications dans le nouveau document, qui est le résultat d’une comparaison de deux documents.

En outre, vous pouvez également choisir de comparer certains éléments du document, tels que les commentaires, les en-têtes, les notes de bas de page, etc. Vous pouvez sélectionner les éléments que vous souhaitez comparer en cochant la case ci-dessous More.

Une fois que vous avez sélectionné les paramètres de comparaison souhaités, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 5 : Cliquez sur OK pour lancer la comparaison

Une fois que vous avez terminé de sélectionner les documents et les paramètres de comparaison, vous pouvez lancer le processus de comparaison en cliquant sur OK. Microsoft Word comparera les deux documents et affichera les résultats en fonction des paramètres que vous avez choisis.

Vous pouvez afficher les résultats de la comparaison dans différentes vues, telles que All Markup, Simple Markup, No Markup ou Original. Vous pouvez modifier la vue en cliquant sur l’ onglet Review et en sélectionnant la vue souhaitée dans le groupe Tracking.

Vous pouvez également afficher les différences en détail à l’aide du panneau Reviewing Pane. Vous pouvez ouvrir ce volet en cliquant sur l’onglet Review et sur le Reviewing Pane dans le groupe Tracking. Vous pouvez choisir d’afficher le panneau Horizontal ou Vertical.

Le panneau Reviewing Pane affiche le nombre de modifications, le type de modification et l’emplacement de la modification. Vous pouvez cliquer sur Modifier pour accéder à la partie concernée du document. Vous pouvez également accepter ou refuser la modification en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la modification et en sélectionnant l’option souhaitée.

Étape 6 : Enregistrer, imprimer ou envoyer les résultats de la comparaison

Une fois que vous êtes satisfait des résultats de la comparaison, vous pouvez enregistrer, imprimer ou envoyer les résultats sous la forme d’un nouveau document. Vous pouvez le faire à l’aide des fonctionnalités standard de Microsoft Word, telles que Save, Print ou Share.

Pour enregistrer les résultats de la comparaison, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur File > Save ou Save As et sélectionnez l’emplacement et le nom de fichier souhaités.
• Appuyez sur Ctrl + S sur votre clavier.

Pour imprimer les résultats de la comparaison, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur File > Print et sélectionnez les paramètres souhaités.
• Appuyez sur Ctrl + P sur votre clavier.

Pour envoyer les résultats de la comparaison, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur File > Share et sélectionnez l’option souhaitée, par exemple Email, OneDrive ou Teams.
• Cliquez sur l’ onglet Review et cliquez sur Send for Review dans le groupe Compare.

Conclusion

Grâce à la fonction Comparer des documents de Microsoft Word, vous pouvez comparer deux documents facilement et rapidement. Vous pouvez voir les différences ou les similitudes entre les deux dans différentes vues. Vous pouvez également enregistrer, imprimer ou envoyer les résultats de la comparaison sous la forme d’un nouveau document.

Cette fonctionnalité est très utile pour vérifier les révisions, corriger les erreurs ou synchroniser le contenu. Vous pouvez choisir les paramètres de comparaison qui répondent à vos besoins et comparer des éléments spécifiques du document. Vous pouvez également accepter ou refuser les modifications facilement et rapidement.

J’espère que cet article vous a été utile et vous a aidé à comparer facilement et rapidement deux documents dans Microsoft Word. Merci d’avoir lu cet article.