12. Utilisez Outline View pour créer et modifier le plan de votre document
Si vous souhaitez créer ou modifier le plan de votre document, vous pouvez utiliser Outline View. Pour l’activer, cliquez sur Afficher, puis sélectionnez Outline. Vous pouvez ajouter, supprimer ou déplacer des titres et des sous-titres dans votre document, et modifier leurs niveaux à l’aide des boutons du ruban. Vous pouvez également afficher ou masquer des détails spécifiques à l’aide du bouton Show Level. Outline View peut vous aider à organiser vos idées et à rendre votre document plus structuré.
13. Utiliser des styles pour appliquer une mise en forme cohérente
Si vous souhaitez appliquer un format cohérent à votre document, vous pouvez utiliser Styles. Styles s’agit d’une collection de formats prédéfinis, tels que la police, la taille, la couleur, l’espacement, etc., que vous pouvez appliquer au texte en un seul clic. Vous pouvez Styles trouver sur le ruban, sous l’onglet Home. Vous pouvez choisir parmi une variété de styles disponibles ou créer le vôtre en cliquant sur l’ icône New Style. Vous pouvez également modifier ou supprimer un style existant en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le style et en sélectionnant l’option appropriée.
14. Utilisez Table of Contents pour créer une table des matières automatique
Si vous souhaitez créer une table des matières automatique pour votre document, vous pouvez utiliser la fonction Table of Contents. Pour ce faire, assurez-vous d’avoir appliqué des styles Heading aux titres et sous-titres de votre document. Cliquez ensuite à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières, puis cliquez sur References, Table of Contents. Vous pouvez choisir parmi une variété de formats disponibles ou créer le vôtre en cliquant sur Custom Table of Contents. Word crée une table des matières en fonction du style de Heading que vous utilisez, et insère des numéros de page et des liens hypertexte. Vous pouvez mettre à jour la table des matières à tout moment en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la table des matières et en sélectionnant Update Field.
15. Utilisez Track Changes pour enregistrer et examiner les modifications
Si vous souhaitez enregistrer et examiner les modifications que vous ou d’autres personnes apportez à votre document, vous pouvez utiliser la fonction Track Changes. Pour l’activer, cliquez sur Review, puis sur Track Changes. Word met en surbrillance toutes les modifications apportées à votre document et affiche les commentaires sur le côté droit. Vous pouvez vérifier les modifications à l’aide des boutons Next et Previous, et accepter ou rejeter les modifications à l’aide des boutons Accept et Reject. Vous pouvez également ajouter, modifier ou supprimer des commentaires à l’aide des boutons New Comment, Delete et Resolve. Vous pouvez modifier l’affichage des modifications à l’aide du menu Display for Review et masquer ou afficher les modifications à l’aide du bouton Show Markup.
16. Utilisez Mail Merge pour créer des documents personnalisés
Si vous souhaitez créer un document personnalisé pour un groupe de personnes, tel qu’une lettre, une étiquette ou une enveloppe, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Mail Merge. Pour ce faire, vous devez disposer d’un document principal, qui contient le même texte et la même mise en forme pour tous les documents, et d’une source de données, qui contient des informations différentes pour chaque document, telles que le nom, l’adresse ou la date. Vous pouvez créer vos propres sources de données ou utiliser des sources de données existantes, telles que des fichiers Excel, Outlook ou Access. Ensuite, vous pouvez fusionner le document principal et la source de données en procédant comme suit :
- Ouvrez votre document principal, puis cliquez sur Mailings, Start Mail Merge, puis sélectionnez le type de document souhaité, par exemple Letters, Labels ou Envelopes.
- Cliquez sur Select Recipients, puis sélectionnez votre source de données, par exemple Use an Existing List, Select from Outlook Contacts ou Type a New List.
- Cliquez sur Edit Recipient List, puis sélectionnez ou supprimez les destinataires souhaités, puis cliquez sur OK.
- Cliquez sur Insert Merge Field, puis insérez les champs souhaités, tels que Prénom, Nom ou Adresse. Ces champs seront remplacés par des informations provenant de votre source de données lorsque vous aurez terminé la fusion.
- Cliquez sur Preview Results et voyez à quoi ressemblera votre document. Vous pouvez naviguer entre différents documents à l’aide des boutons Next Record et Previous Record.
- Cliquez sur Finish & Merge, puis choisissez ce que vous souhaitez faire avec votre document, par exemple Print Documents, Edit Individual Documents ou Send Email Messages.
