13. Utiliser des styles pour appliquer une mise en forme cohérente
Si vous souhaitez appliquer un format cohérent à votre document, vous pouvez utiliser Styles. Styles s’agit d’une collection de formats prédéfinis, tels que la police, la taille, la couleur, l’espacement, etc., que vous pouvez appliquer au texte en un seul clic. Vous pouvez Styles trouver sur le ruban, sous l’onglet Home. Vous pouvez choisir parmi une variété de styles disponibles ou créer le vôtre en cliquant sur l’ icône New Style. Vous pouvez également modifier ou supprimer un style existant en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le style et en sélectionnant l’option appropriée.
14. Utilisez Table of Contents pour créer une table des matières automatique
Si vous souhaitez créer une table des matières automatique pour votre document, vous pouvez utiliser la fonction Table of Contents. Pour ce faire, assurez-vous d’avoir appliqué des styles Heading aux titres et sous-titres de votre document. Cliquez ensuite à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières, puis cliquez sur References, Table of Contents. Vous pouvez choisir parmi une variété de formats disponibles ou créer le vôtre en cliquant sur Custom Table of Contents. Word crée une table des matières en fonction du style de Heading que vous utilisez, et insère des numéros de page et des liens hypertexte. Vous pouvez mettre à jour la table des matières à tout moment en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la table des matières et en sélectionnant Update Field.
15. Utilisez Track Changes pour enregistrer et examiner les modifications
Si vous souhaitez enregistrer et examiner les modifications que vous ou d’autres personnes apportez à votre document, vous pouvez utiliser la fonction Track Changes. Pour l’activer, cliquez sur Review, puis sur Track Changes. Word met en surbrillance toutes les modifications apportées à votre document et affiche les commentaires sur le côté droit. Vous pouvez vérifier les modifications à l’aide des boutons Next et Previous, et accepter ou rejeter les modifications à l’aide des boutons Accept et Reject. Vous pouvez également ajouter, modifier ou supprimer des commentaires à l’aide des boutons New Comment, Delete et Resolve. Vous pouvez modifier l’affichage des modifications à l’aide du menu Display for Review et masquer ou afficher les modifications à l’aide du bouton Show Markup.
16. Utilisez Mail Merge pour créer des documents personnalisés
Si vous souhaitez créer un document personnalisé pour un groupe de personnes, tel qu’une lettre, une étiquette ou une enveloppe, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Mail Merge. Pour ce faire, vous devez disposer d’un document principal, qui contient le même texte et la même mise en forme pour tous les documents, et d’une source de données, qui contient des informations différentes pour chaque document, telles que le nom, l’adresse ou la date. Vous pouvez créer vos propres sources de données ou utiliser des sources de données existantes, telles que des fichiers Excel, Outlook ou Access. Ensuite, vous pouvez fusionner le document principal et la source de données en procédant comme suit :
- Ouvrez votre document principal, puis cliquez sur Mailings, Start Mail Merge, puis sélectionnez le type de document souhaité, par exemple Letters, Labels ou Envelopes.
- Cliquez sur Select Recipients, puis sélectionnez votre source de données, par exemple Use an Existing List, Select from Outlook Contacts ou Type a New List.
- Cliquez sur Edit Recipient List, puis sélectionnez ou supprimez les destinataires souhaités, puis cliquez sur OK.
- Cliquez sur Insert Merge Field, puis insérez les champs souhaités, tels que Prénom, Nom ou Adresse. Ces champs seront remplacés par des informations provenant de votre source de données lorsque vous aurez terminé la fusion.
- Cliquez sur Preview Results et voyez à quoi ressemblera votre document. Vous pouvez naviguer entre différents documents à l’aide des boutons Next Record et Previous Record.
- Cliquez sur Finish & Merge, puis choisissez ce que vous souhaitez faire avec votre document, par exemple Print Documents, Edit Individual Documents ou Send Email Messages.
17. Utilisez WordArt pour créer un texte attrayant
Si vous souhaitez créer du texte intéressant, tel qu’un texte avec des effets d’ombre, 3D ou courbes, vous pouvez utiliser WordArt. Pour ce faire, cliquez sur Insérer, WordArt, puis sélectionnez le style souhaité. Ensuite, tapez votre texte dans votre document et ajustez sa taille, sa couleur et sa position. Vous pouvez également modifier le style de votre WordArt en cliquant sur Formater et en utilisant les options du ruban, telles que Text Effects, Text Fill, Text Outline, etc.
18. Utilisez Shapes pour créer des formes géométriques
Si vous souhaitez créer des formes géométriques, telles que des cercles, des carrés, des étoiles ou des flèches, vous pouvez utiliser Shapes. Pour ce faire, cliquez sur Insérer, Shapes, puis sélectionnez la forme souhaitée. Ensuite, cliquez et faites glisser votre document pour créer votre forme, et ajustez sa taille et sa position. Vous pouvez également modifier votre forme en cliquant sur Format et en utilisant les options du ruban, telles que Shape Styles, Shape Fill, Shape Outline, etc.
19. Utilisez Charts pour représenter graphiquement les données
Si vous souhaitez créer des graphiques de données, tels que des graphiques à barres, à secteurs, linéaires ou en aires, vous pouvez utiliser Charts. Pour ce faire, cliquez sur Insérer, Charts, puis sélectionnez le type de graphique souhaité. Ensuite, Word ouvrira une fenêtre Excel, dans laquelle vous pourrez entrer vos données ou copier et coller des données à partir d’une autre source. Word créera votre graphique à partir de vos données et l’affichera dans votre document. Vous pouvez également modifier votre graphique en cliquant sur Design, Layout et Format, et à l’aide des options du ruban, telles que Chart Styles, Chart Layouts, Chart Elements, etc.
20. Utilisez SmartArt pour créer des diagrammes visuels
Si vous souhaitez créer des diagrammes visuels, tels que des diagrammes de flux, de hiérarchie, de cycle ou de processus, vous pouvez utiliser SmartArt. Pour ce faire, cliquez sur Insérer, SmartArt, puis sélectionnez la catégorie et le type de graphique souhaités. Ensuite, Word créera votre diagramme et affichera un volet de texte, dans lequel vous pourrez entrer votre texte pour chaque élément du diagramme. Vous pouvez également modifier votre graphique en cliquant sur Design and Format (Conception et format) et en utilisant les options du ruban, telles que SmartArt Styles, Change Colors, Add Shape, etc.
21. Utilisez Equation pour créer des équations mathématiques
Si vous souhaitez créer des équations mathématiques, telles que des équations algébriques, trigonométriques ou du calcul, vous pouvez utiliser Equation. Pour ce faire, cliquez sur Insérer, Équation, puis sélectionnez l’équation que vous avez déjà créée, ou cliquez sur Insérer New Equation pour créer la vôtre. Ensuite, Word affiche l’onglet Equation Tools, dans lequel vous pouvez utiliser les options du ruban, telles que Symbols, Structures, Fraction, Radical, etc., pour insérer des symboles et des structures mathématiques selon vos besoins. Vous pouvez également modifier votre équation en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’équation et en sélectionnant l’option appropriée, telle que Professional, Linear, Change to Display, etc.
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22. Utilisez Translate pour traduire du texte dans d’autres langues
Si vous souhaitez traduire du texte dans une autre langue, vous pouvez utiliser la fonction Translate. Pour ce faire, sélectionnez le texte que vous souhaitez traduire, puis cliquez sur Review, Translate, Translate Selection. Un panneau apparaîtra sur le côté droit de votre document, affichant une traduction de votre texte dans la langue que vous avez sélectionnée. Vous pouvez modifier la langue source et la langue cible à l’aide des menus déroulants ou en cliquant sur Insérer pour ajouter la traduction à votre document. Vous pouvez également traduire l’intégralité du document en cliquant sur Translate Document, ou accéder à d’autres options en cliquant sur Translate Options.
23. Utilisez Read Aloud pour écouter le texte lu à haute voix
Si vous souhaitez écouter le texte lu à haute voix, vous pouvez utiliser la fonction de lecture à haute voix. Pour l’activer, cliquez sur Review, Read Aloud, ou appuyez sur Ctrl Alt +Space. Word commencera à lire le texte à partir de la position de votre curseur ou du texte que vous choisissez. Vous pouvez contrôler la lecture à l’aide des boutons du ruban, tels que Play, Pause, Next, Previous et Settings. Vous pouvez également modifier le son et la vitesse de lecture en cliquant sur Settings, puis en sélectionnant l’option souhaitée.
24. Utilisez Dictate pour écrire du texte avec votre voix
Si vous souhaitez écrire du texte avec votre voix, vous pouvez utiliser la fonction Dictate. Pour l’activer, cliquez sur Home, Dictate, ou appuyez sur Alt+’. Word commencera à écouter votre voix et écrira le texte que vous prononcez. Vous pouvez arrêter d’écrire en cliquant à nouveau sur Dictate ou en disant « stop dictation ». Vous pouvez également ajouter de la ponctuation, des symboles ou une mise en forme en prononçant leur nom, par exemple « comma », « question mark », « bold » ou « new line ». Vous pouvez également modifier la langue d’écriture en cliquant sur Language, puis en sélectionnant la langue souhaitée.
25. Utilisez Resume Assistant pour créer un CV attrayant
Si vous souhaitez créer un CV attrayant, vous pouvez utiliser la fonction Resume Assistant. Pour l’activer, ouvrez votre CV, puis cliquez sur Review, Resume Assistant. Un panneau apparaîtra sur le côté droit de votre document, affichant plusieurs options pour vous aider à créer votre CV.
Vous pouvez saisir votre poste et votre secteur d’activité, et voir des exemples de CV de personnes travaillant dans le même domaine. Vous pouvez également voir les principales compétences pour votre poste et les ajouter à votre CV. De plus, vous pouvez consulter les offres d’emploi qui correspondent à votre poste et y postuler facilement.
Voici donc les 25 astuces Microsoft Word que vous devez connaître en 2023. En utilisant ces astuces, vous pouvez augmenter votre productivité, votre créativité et votre efficacité dans l’utilisation de Word. Vous pouvez également créer des documents plus professionnels, attrayants et informatifs avec Word. J’espère que cet article vous sera utile, et bonne chance !