Comment restreindre les valeurs d’entrée dans les cellules Excel

La contrainte de valeur est une fonctionnalité d’Excel qui vous permet de limiter les valeurs pouvant être saisies dans une cellule. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour empêcher les utilisateurs d’entrer des données non valides ou indésirables.

 Excel est une application souvent utilisée pour traiter des données, à la fois numériques, textuelles et de date. Cependant, nous devons parfois limiter les valeurs d’entrée qui peuvent être saisies dans une cellule spécifique afin que les données que nous entrons soient valides et correspondent aux critères que nous voulons.

Par exemple, nous voulons limiter les cellules qui ne peuvent être remplies qu’avec des nombres compris entre 1 et 10, ou qui ne peuvent être remplies qu’avec un certain texte, ou qui ne peuvent être remplies qu’avec le format de date. Comment faire ?

L’une des fonctionnalités que nous pouvons utiliser pour limiter les valeurs d’entrée dans les cellules Excel est « Validation des données ». La validation des données est une fonctionnalité Excel utilisée pour créer des critères de validation des données dans les cellules ou les plages afin que les données entrées dans des cellules ou des plages répondent à ces critères. Si les données saisies ne correspondent pas aux critères, Excel affiche un message d’erreur ou une alerte d’erreur.

En utilisant la validation des données, nous pouvons créer différents types de critères de validation des données, tels que :

• Nombre entier : pour limiter les cellules ne peut être rempli qu’avec des nombres entiers dans une certaine plage.
• Décimal : pour limiter les cellules ne peuvent être remplies qu’avec des nombres décimaux dans une certaine plage.
• Liste : pour limiter les cellules ne peut être rempli qu’avec des valeurs sélectionnées dans une liste ou une liste prédéfinie.
• Date : pour limiter les cellules ne peuvent être remplies qu’avec le format de date dans une certaine plage.
• Temps : pour limiter les cellules ne peuvent être remplies qu’avec le format de temps dans une certaine plage.
• Longueur du texte : pour limiter les cellules ne peuvent être remplies que de texte avec un certain nombre de caractères.
• Personnalisé : pour délimiter des cellules à l’aide d’une ou de plusieurs formules spécifiques.

Dans cet article, nous verrons comment utiliser la validation des données pour limiter les valeurs d’entrée dans les cellules Excel avec quelques exemples de cas. C’est parti !

Comment limiter les cellules Excel ne peuvent être remplies qu’avec des nombres

Un cas qui arrive souvent est que nous voulons limiter les cellules Excel à être remplies uniquement de chiffres, sans aucun autre caractère tel que des lettres, des symboles ou des espaces. Ceci est utile pour éviter les erreurs de saisie de données, par exemple, si nous voulons calculer la moyenne des notes des élèves, nous devons nous assurer que les cellules contenant les notes des élèves ne contiennent que des chiffres.

Pour limiter les cellules Excel ne peuvent être remplies que de nombres, nous pouvons utiliser la validation des données avec le type Nombre entier ou Décimal. Voici les étapes :

1. Sélectionnez (sélectionnez) les cellules ou les plages que vous souhaitez limiter aux nombres uniquement. Par exemple, nous voulons limiter la colonne B qui contient les notes des étudiants à être remplie uniquement avec des chiffres.
2. Cliquez  sur le menu « Données » du ruban Excel, puis cliquez sur  « Validation des données » dans le  groupe  « Outils de données ». Alternativement, nous pouvons également utiliser le raccourci clavier  Alt + A + V + V.
3. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez l’  onglet « Paramètres », puis sélectionnez  « Nombre entier » ou  « Décimal » dans la  liste déroulante « Autoriser ». La différence entre le nombre entier et le nombre décimal est que le nombre entier n’autorise que les nombres entiers, tandis que le nombre décimal autorise les nombres décimaux.
4. Dans les  cases « Minimum » et « Maximum », entrez la plage de valeurs numériques autorisées à entrer dans la cellule. Par exemple, si nous voulons limiter le score d’un élève entre 0 et 100, entrez 0 dans la case Minimum et 100 dans la case Maximum. Si nous ne voulons pas limiter la plage de valeurs numériques, laissez les cases Minimum et Maximum vides.
5. Cliquez sur « OK » pour appliquer la validation des données.

Après cela, essayez d’entrer les valeurs dans la colonne B. Si les valeurs entrées sont des nombres compris dans la plage spécifiée (par exemple, entre 0 et 100), Excel accepte l’entrée. Toutefois, si la valeur entrée n’est pas un nombre ou en dehors de la plage spécifiée, Excel affiche un message d’erreur tel que le suivant :

Nous pouvons modifier ce message d’erreur à notre convenance, en cliquant sur l‘onglet « Alerte d’erreur » dans la boîte de dialogue Validation des données, puis en remplissant les  cases « Titre » et « Message d’erreur » avec le texte souhaité.  

Comment limiter les cellules Excel à remplir uniquement avec du texte spécifique

Un autre cas possible est que nous voulons limiter les cellules Excel ne peuvent être remplies qu’avec un certain texte, par exemple, le nom de la ville, le nom du pays ou le nom du produit. Ceci est utile pour s’assurer que les données que nous saisissons sont cohérentes et qu’il n’y a pas de fautes de frappe.

Pour limiter les cellules Excel qui ne peuvent être remplies qu’avec un certain texte, nous pouvons utiliser la validation des données avec le type de liste. Voici les étapes :

1. Sélectionnez les cellules (sélection) ou les plages que vous souhaitez limiter à certains textes. Par exemple, nous voulons limiter la colonne C qui contient des noms de ville ne peut être remplie qu’avec des noms de ville prédéfinis.
2. Cliquez  sur le menu « Données » du ruban Excel, puis cliquez sur  « Validation des données » dans le  groupe « Outils de données ». Alternativement, nous pouvons également utiliser le raccourci clavier  Alt + A + V + V.
3. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez l’  onglet « Paramètres », puis sélectionnez  « Liste » dans la liste déroulante « Autoriser ».
4. Dans la  zone « Source », entrez une liste de textes autorisés à entrer dans les cellules, séparés par des virgules. Par exemple, si nous voulons limiter le nom de la ville à remplir uniquement avec Jakarta, Surabaya, Bandung ou Yogyakarta, entrez Jakarta, Surabaya, Bandung et Yogyakarta dans la zone Source. Alternativement, nous pouvons également sélectionner la plage qui contient la liste de texte, par exemple, A1 :A4.
5. Cliquez sur OK pour appliquer la validation des données.

Après cela, essayez d’entrer du texte dans la colonne C. Si le texte saisi est l’une des listes de texte spécifiées (par exemple, Jakarta, Surabaya, Bandung ou Yogyakarta), Excel accepte cette entrée. Toutefois, si le texte saisi ne fait pas partie des listes de texte spécifiées, Excel affiche le message d’erreur comme précédemment.

En outre, Excel affiche également une petite flèche à droite de la cellule contenant la liste des types de validation de données. Si nous cliquons sur la flèche, Excel affichera une liste de texte que nous pouvons choisir pour remplir la cellule. Ceci est utile pour nous permettre de sélectionner plus facilement le texte approprié sans avoir à le taper.

Comment restreindre les cellules Excel pour qu’elles ne se remplissent qu’avec le format de date

Un autre cas qui peut se produire est que nous voulons limiter les cellules Excel ne peuvent être remplies qu’avec le format de date uniquement, par exemple, pour remplir les données de naissance, les données de transaction ou d’autres données liées à l’heure. Ceci est utile pour nous assurer que les données que nous saisissons sont valides et correspondent au format de date que nous voulons.

Pour limiter les cellules Excel ne peuvent être remplies qu’avec le format de date, nous pouvons utiliser la validation des données avec le type de date. Voici les étapes :

1. Sélectionnez (sélectionnez) les cellules ou les plages que vous souhaitez limiter l’entrée au format de date uniquement. Par exemple, nous voulons limiter la colonne D qui contient les données de naissance au format de date uniquement.
2. Cliquez  sur le menu « Données » du ruban Excel, puis cliquez sur  « Validation des données » dans le  groupe « Outils de données ». Alternativement, nous pouvons également utiliser le raccourci clavier  Alt + A + V + V.
3. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez l’  onglet « Paramètres », puis sélectionnez  « Date » dans la liste déroulante « Autoriser ».
4. Dans les  cases « Minimum » et « Maximum », entrez la plage de dates autorisée à être insérée dans la cellule. Par exemple, si nous voulons limiter les données de naissance entre le 1er janvier 1990 et le 31 décembre 2020, entrez 1/1/1990 dans la case Minimum et 31/12/2020 dans la zone Maximum. Si nous ne voulons pas limiter la plage de dates, laissez les cases Minimum et Maximum vides.
5. Cliquez sur OK pour appliquer la validation des données.

Après cela, essayez d’entrer des dates dans la colonne D. Si les dates saisies se situent dans la plage spécifiée (par exemple, entre le 1er janvier 1990 et le 31 décembre 2020), Excel acceptera ces entrées. Toutefois, si la date saisie est en dehors de la plage spécifiée, Excel affiche le message d’erreur comme précédemment.

En outre, Excel affichera également un petit calendrier à droite de la cellule dont le type de validation des données est Date. Si nous cliquons sur le calendrier, Excel affichera une sélection de dates que nous pouvons choisir de remplir dans la cellule. Ceci est utile pour nous permettre de choisir plus facilement la date appropriée sans avoir à la saisir.