Comment partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs en toute sécurité et efficacement

Dans le monde du travail moderne, le partage d’informations et la collaboration avec des collègues sont très courants. L’un des moyens les plus efficaces de collaborer au traitement des données consiste à utiliser Microsoft Excel.

Les fichiers Excel sont l’un des formats de fichiers les plus couramment utilisés pour stocker des données numériques et textuelles. Les fichiers Excel sont souvent utilisés au travail, à l’école ou à des fins personnelles. Il est courant de partager des fichiers Excel avec d’autres personnes, par exemple, pour collaborer sur un projet ou pour partager des données.

Cependant, la question qui se pose souvent est de savoir comment partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs à des fins de collaboration. Il existe plusieurs façons de partager des fichiers Excel. Le moyen le plus courant est de le partager en ligne ou hors ligne.

Dans ce guide, nous expliquerons certaines des façons dont vous pouvez facilement et en toute sécurité partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs.

Comment partager des fichiers Excel avec OneDrive

OneDrive est un service de stockage cloud de Microsoft qui vous permet de stocker, d’accéder et de partager vos fichiers à partir de divers appareils. L’un des avantages de l’utilisation de OneDrive est que vous pouvez partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs en ligne, sans avoir à envoyer des fichiers par courrier électronique ou sur d’autres supports. Voici les étapes :

1. Enregistrez votre fichier Excel sur OneDrive. Vous pouvez choisir Fichier > Enregistrer sous > OneDrive – Personnel (pour les fichiers personnels) ou OneDrive – <Nom de la société> (pour les fichiers de travail). Entrez un nom de fichier et sélectionnez Enregistrer.
2. Sélectionnez Partager sur le ruban ou Partager > fichier. Si le fichier n’a pas été enregistré sur OneDrive, vous serez invité à le télécharger en premier.
3. Définissez des autorisations pour les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez choisir qui peut modifier ou afficher uniquement votre fichier. Vous pouvez également ajouter un mot de passe ou une date d’expiration si nécessaire.
4. Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message si vous le souhaitez. Sélectionnez Soumettre.
5. Les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier recevront un e-mail avec un lien pour ouvrir votre fichier Excel dans un navigateur ou une application Excel. Ils peuvent modifier ou afficher le fichier en fonction des autorisations que vous accordez.
6. Si vous souhaitez co-éditer un fichier Excel avec d’autres utilisateurs en même temps, assurez-vous que tout le monde a ouvert le fichier dans l’application Excel. Vous pouvez voir qui modifie le fichier dans le coin supérieur droit. Les cellules colorées montreront où tout le monde travaille dans le classeur.

Comment partager des fichiers Excel avec SharePoint

SharePoint est une plateforme de collaboration de Microsoft qui vous permet de créer des sites Web, des listes, des documents, etc. L’un des avantages de l’utilisation de SharePoint est que vous pouvez partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs de votre organisation ou de votre équipe en ligne, sans avoir besoin d’installer l’application Excel sur leurs appareils. Voici les étapes :

1. Enregistrez votre fichier Excel dans SharePoint. Vous pouvez choisir Fichier > Enregistrer sous > SharePoint – <Nom du site> (pour les sites existants) ou SharePoint – Autre (pour les nouveaux sites). Entrez un nom de fichier et sélectionnez Enregistrer.
2. Sélectionnez Partager sur le ruban ou Partager > fichier. Si le fichier n’a pas été enregistré dans SharePoint, vous serez invité à le télécharger en premier.
3. Définissez des autorisations pour les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez choisir qui peut modifier ou afficher uniquement votre fichier. Si un site SharePoint possède des groupes d’utilisateurs spécifiques, vous pouvez également sélectionner ces groupes.
4. Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message si vous le souhaitez. Sélectionnez Soumettre.
5. Les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier recevront un e-mail avec un lien pour ouvrir votre fichier Excel dans un navigateur ou une application Excel. Ils peuvent modifier ou afficher le fichier en fonction des autorisations que vous accordez.
6. Si vous souhaitez co-éditer un fichier Excel avec d’autres utilisateurs en même temps, assurez-vous que tout le monde a ouvert le fichier dans le navigateur. Vous pouvez voir qui modifie le fichier dans le coin supérieur droit. Les cellules colorées montreront où tout le monde travaille dans le classeur.

Comment partager des fichiers Excel avec des classeurs partagés

Les classeurs partagés sont une fonctionnalité d’Excel qui vous permet de partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs sur un réseau local, sans avoir besoin d’utiliser des services cloud tels que OneDrive ou SharePoint. Toutefois, cette fonctionnalité présente certaines limitations et certains risques, tels que les conflits de modifications, la lenteur des performances et la perte de données. Par conséquent, il est recommandé d’utiliser cette fonctionnalité uniquement si vous n’avez pas d’autres options. Voici les étapes :

1. Stockez votre fichier Excel dans un emplacement auquel les autres utilisateurs du réseau local peuvent accéder, tel qu’un dossier partagé ou un lecteur réseau.
2. Ouvrez votre fichier Excel et sélectionnez Vérifier > partager le classeur. Si vous ne voyez pas cette option, assurez-vous que vous utilisez une version d’Excel qui prend en charge cette fonctionnalité, telle qu’Excel 2010 ou Excel 2013.
3. Dans la boîte de dialogue Partager le classeur, cochez la case « Autoriser les modifications par plusieurs utilisateurs en même temps. Il permet également de fusionner des classeurs ».
4. Sélectionnez l’onglet Modification avancée et définissez les options souhaitées, telles que la fréquence des enregistrements automatiques, le nombre de jours d’historique des modifications et la liste des utilisateurs autorisés à modifier le classeur.
5. Sélectionnez OK et enregistrez votre fichier Excel.
6. Demandez aux autres utilisateurs d’ouvrir votre fichier Excel à partir du même emplacement. Ils peuvent modifier le fichier en fonction des autorisations que vous accordez.
7. Si vous souhaitez savoir qui modifie le fichier, sélectionnez Vérifier > liste des utilisateurs. Si vous souhaitez afficher les modifications apportées par d’autres utilisateurs, sélectionnez Vérifier > modifications > Afficher les modifications. Si vous souhaitez fusionner les modifications apportées par d’autres utilisateurs, sélectionnez Vérifier > modifications > Fusionner les modifications.

Conclusion

Il existe plusieurs façons de partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs, en fonction de vos besoins et préférences. Vous pouvez utiliser OneDrive ou SharePoint si vous souhaitez partager des fichiers Excel en ligne avec des personnes extérieures à votre réseau local. Vous pouvez également utiliser un classeur partagé si vous souhaitez partager des fichiers Excel hors connexion avec des personnes de votre réseau local. Cependant, vous devez faire attention aux risques et aux limitations qui peuvent survenir lors de l’utilisation de cette fonctionnalité. J’espère que cet article vous a aidé à comprendre comment partager des fichiers Excel avec d’autres utilisateurs facilement et en toute sécurité.