PowerPoint est aujourd’hui un outil incontournable dans le monde moderne des présentations, utilisé par un large éventail de personnes, des étudiants aux professionnels. Grâce à sa capacité à transmettre des informations visuellement, PowerPoint facilite la communication d’idées et de données d’une manière attrayante et facile à comprendre. Dans les domaines des affaires, de l’éducation et de la communication, l’utilisation optimale de PowerPoint peut augmenter l’attrait des présentations et aider le public à mieux comprendre les informations.
Bardimin partagera divers trucs et astuces qui peuvent augmenter la productivité des utilisateurs de PowerPoint. En appliquant ces techniques, les utilisateurs accéléreront non seulement le processus de création de présentations, mais pourront également améliorer la qualité du contenu affiché. Dans cet article, nous aborderons les fonctionnalités et les raccourcis souvent négligés, afin que les lecteurs puissent tirer le meilleur parti de PowerPoint dans chaque présentation qu’ils créent.
Utilisation de la touche F4 pour répéter une action
La touche F4 dans PowerPoint a une fonction pour répéter la dernière action qui a été effectuée. Cette fonctionnalité est particulièrement utile, en particulier lorsque vous apportez des modifications itératives à des éléments de présentation, telles que le redimensionnement, le déplacement d’objets ou l’application d’un format spécifique. En appuyant sur la touche F4, vous pouvez économiser du temps et des efforts, car vous n’avez pas besoin de répéter les étapes manuellement.
Exemples de situations où F4 peut être utilisé
- Redimensionner les objets : Si vous avez redimensionné une image ou une forme et que vous souhaitez appliquer la même taille à un autre objet, il vous suffit de sélectionner un nouvel objet et d’appuyer sur F4 pour répéter l’action.
- Déplacer les éléments : après avoir déplacé un texte ou une image à une position spécifique, vous pouvez sélectionner un autre élément (texte ou image) et appuyer sur F4 pour le déplacer au même emplacement.
- Appliquer la mise en forme : Si vous avez appliqué une couleur d’arrière-plan spécifique à une diapositive et que vous souhaitez utiliser la même couleur sur une autre diapositive, il vous suffit de sélectionner une nouvelle diapositive et d’appuyer sur F4 pour appliquer la même mise en forme.
Techniques rapides de copie d’objets
La copie d’objets dans PowerPoint peut être effectuée de plusieurs manières rapides et efficaces. Voici quelques méthodes que vous pouvez essayer :
Raccourcis clavier :
- Utilisez CTRL + C pour copier l’objet sélectionné.
- Utilisez CTRL + V pour coller l’objet copié.
- De cette façon, vous pouvez copier et coller des objets plus rapidement sans avoir besoin d’utiliser une souris.
Méthode de glisser-déposer :
- Sélectionnez l’objet que vous souhaitez copier, maintenez le bouton CTRL enfoncé, puis faites glisser l’objet à l’endroit souhaité.
- Cela créera une copie de l’objet dans le nouvel emplacement, de sorte que vous pourrez rapidement dupliquer des éléments sans avoir à passer par le processus de copier-coller.
Caractéristiques dupliquées :
- Faites un clic droit sur l’objet que vous souhaitez copier et sélectionnez l’option Duplicate.
- De cette façon, une copie de l’objet sera instantanément créée au même endroit, vous n’avez donc pas à prendre d’étapes supplémentaires.
Utilisation de Format Painter pour copier des formats
Format Painter est une fonctionnalité de PowerPoint qui permet aux utilisateurs de copier facilement le format d’un objet et de l’appliquer à un autre. Cette fonctionnalité est très utile pour maintenir l’uniformité de la conception de la présentation, comme la couleur du texte, la police de caractères, la taille et d’autres styles. Avec Format Painter, vous pouvez économiser du temps et des efforts dans la mise en forme de divers éléments de présentation.
Étapes pour utiliser efficacement Format Painter :
1. Sélectionnez l’objet dans lequel vous souhaitez copier le format :
Cliquez sur l’objet (tel qu’un texte, une image ou une forme) dont le format est à copier.
2. Activez Format Painter :
Dans la barre d’outils PowerPoint, cliquez sur l’icône Format Painter (icône de pinceau). Si vous souhaitez copier le format dans plusieurs objets, double-cliquez sur cette icône.
3. Appliquez le format à d’autres objets :
Une fois que Format Painter est activé, votre curseur se transforme en pinceau. Cliquez sur l’autre objet auquel vous souhaitez appliquer le format copié.
4. Fait :
Si vous double-cliquez sur l’icône Format Painter, vous devrez appuyer sur le bouton Esc pour le désactiver lorsque vous aurez terminé d’appliquer le format à tous les objets de votre choix.
Par exemple, si vous avez un titre de diapositive avec une couleur de police bleue et un type de police Arial, vous pouvez utiliser Format Painter pour appliquer rapidement le même style à d’autres titres de diapositives sans avoir à les réorganiser manuellement.
Apprendre à connaître les 3 Mousquetaires dans PowerPoint (CTRL, SHIFT, ALT)
Dans PowerPoint, les combinaisons de touches CTRL, SHIFT et ALT sont souvent appelées les « 3 mousquetaires » en raison de leur incroyable capacité à accélérer et à faciliter le placement d’objets sur une diapositive. Chacun de ces boutons a une fonction unique, mais il est très efficace lorsqu’il est utilisé ensemble dans diverses tâches, telles que le placement d’objets, la copie ou les paramètres de mise en page.
- CTRL : Permet de dupliquer des objets et d’accélérer diverses actions, telles que la copie, la suppression ou le déplacement d’éléments.
- SHIFT : Aide à maintenir les proportions des objets lors du redimensionnement et régule avec précision le mouvement des éléments.
- ALT : Fournit un contrôle supplémentaire lors du déplacement d’objets, ce qui vous permet d’éviter de verrouiller automatiquement les objets sur des grilles ou des lignes directrices.
Exemples d’utilisation dans diverses situations
Copie précise des objets (CTRL + glisser)
En maintenant la touche CTRL enfoncée pendant que vous faites glisser un objet, vous pouvez dupliquer l’objet et le placer à un nouvel emplacement. Ceci est utile pour dupliquer rapidement des éléments de diapositive sans avoir besoin de copier et coller manuellement.
Maintien du rapport d’image ou de forme (MAJ + Redimensionner)
Lorsque vous souhaitez redimensionner une image ou une forme, appuyez sur le bouton SHIFT tout en faisant glisser les coins de l’objet. Cela garantit que la taille modifiée reste proportionnelle afin que l’image ou la forme ne souffre pas de distorsion.
Réglage précis des éléments (ALT + Drag)
Si vous souhaitez déplacer un objet sans être lié à une grille ou à un guide automatique sur le PowerPoint, appuyez sur la touche ALT tout en faisant glisser l’objet. Cela vous permet de placer les objets plus précisément en fonction du design souhaité.
Combinaison d’objets avec précision (CTRL + MAJ + Glisser)
En maintenant CTRL et SHIFT enfoncés en même temps tout en faisant glisser un objet, vous pouvez dupliquer l’objet et le placer en ligne droite, horizontalement ou verticalement. Cette technique est très utile pour créer une mise en page ordonnée et cohérente.
Liste des raccourcis clavier essentiels
L’utilisation de raccourcis clavier dans PowerPoint est un moyen efficace d’accélérer le travail et d’augmenter la productivité. Voici quelques-uns des raccourcis clavier les plus importants et les plus fréquemment utilisés :
- CTRL + C : Copie d’objets ou de texte sélectionnés
- CTRL + V : Collage d’un objet ou d’un texte qui a été copié
- CTRL + D : Dupliquez rapidement les objets ou le texte sélectionnés
- CTRL + Z : Annuler la dernière action (Annuler)
- CTRL + Y : Répéter la dernière action (Rétablir)
- CTRL + A : Sélection de tous les objets ou du texte d’une diapositive
- CTRL + G : Regrouper les objets sélectionnés
- CTRL +SHIFT + G : Séparation des objets qui ont été regroupés
- CTRL + P : Activer le stylet pendant une présentation
- CTRL + M : Ajouter une nouvelle diapositive
- SHIFT + F5 : Démarrer une présentation à partir d’une diapositive active
- F5 : Démarrer une présentation à partir de zéro
- ALT +SHIFT + F9 : Affichez ou masquez la ligne directrice sur la diapositive.
Utilisation de Paste Special dans PowerPoint
Paste Special est une fonctionnalité très utile dans PowerPoint lorsque vous souhaitez coller des objets ou du texte d’autres sources avec un format spécifique ou définir la façon dont ces éléments sont affichés sur une diapositive.
Avec Paste Special, vous pouvez choisir le format que vous souhaitez appliquer à l’élément collé, tel qu’une image, du texte non formaté ou un objet sous la forme d’un metafile. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous importez du contenu à partir d’autres applications (telles qu’Excel ou Word) et que vous souhaitez maintenir l’uniformité de la mise en forme ou éviter les modifications de mise en forme indésirables.
Quand utiliser Paste Special :
- Lorsque vous copiez un graphique à partir d’un Excel et que vous souhaitez le coller en tant qu’image afin qu’il ne soit pas affecté lors de la mise à jour des données d’origine.
- Lorsque vous souhaitez coller du texte sans formatage, ajustez le style présent dans le PowerPoint de diapositives.
- Lorsque vous souhaitez conserver la mise en page ou l’apparence d’origine des éléments copiés sans affecter la conception des autres diapositives.
Pourquoi utiliser Paste Special :
- Évitez les changements de format indésirables lors de la copie à partir d’autres applications.
- Offre plus de flexibilité dans la détermination de la façon dont les objets sont affichés sur la diapositive.
- Maintenez la cohérence de la conception sans avoir à modifier manuellement la mise en forme après l’attachement.
Exemples de résultats pouvant être obtenus avec Paste Special
Collage d’un graphique à partir d’Excel en tant qu’image
Imaginez que vous copiez un graphique d’Excel à PowerPoint. En utilisant Paste Special et en sélectionnant « Picture (Enhanced Metafile) », le graphique sera collé sous forme d’image, de sorte qu’il restera visible même si les données dans Excel changent. Ceci est très utile pour maintenir la cohérence de la conception de la présentation.
Coller du texte non formaté
Vous pouvez copier du texte à partir d’un document Word ou d’un site Web, puis utiliser Paste Special pour le coller sous la forme « Unformatted Text ». De cette façon, toute la mise en forme d’origine (polices, tailles, couleurs) sera supprimée, et vous pourrez facilement appliquer un style adapté à votre présentation.
Collage d’images en tant qu’objets modifiables
Si vous copiez une image ou un objet à partir d’une autre application et que vous utilisez Paste Special avec l’option « Microsoft Office Drawing Object », l’image sera collée en tant qu’objet modifiable directement dans le PowerPoint. Cela vous donne plus de liberté dans l’édition de ces éléments visuels.
Utilisation du masque des diapositives
Slide Master est une fonctionnalité de PowerPoint qui vous permet d’organiser et de gérer la conception et la mise en page de toutes les diapositives d’une présentation en même temps. À l’aide de Slide Master, vous pouvez modifier les éléments de conception que vous souhaitez appliquer tout au long de la diapositive, tels que les arrière-plans, les polices de caractères, les couleurs et d’autres éléments visuels.
Cette fonctionnalité permet de maintenir la cohérence visuelle tout au long des présentations, de gagner du temps et de réduire la nécessité de modifier chaque diapositive individuellement.
Voici les étapes de configuration et de conception de Slide Master :
1. Accès à la diapositive principale
- Ouvrez votre présentation dans PowerPoint.
- Cliquez sur l’onglet View dans le ruban, puis sélectionnez Slide Master. Cela vous amènera à la vue Slide Master, où toutes les diapositives et mises en page principales disponibles peuvent être affichées.
2. Modification de la diapositive principale
En haut de la liste des diapositives principales, vous trouverez la diapositive principale. Cliquez sur cette diapositive pour modifier les éléments que vous souhaitez appliquer à toutes les diapositives.
Vous pouvez ajouter un logo, modifier la couleur d’arrière-plan ou ajuster la police et la taille du texte pour qu’elles correspondent à l’identité visuelle de votre présentation.
3. Créez une mise en page personnalisée
Si vous avez besoin d’une mise en page différente pour une diapositive spécifique (par exemple, le titre de la diapositive, la diapositive de corps ou la diapositive de fermeture), vous pouvez créer une nouvelle mise en page en cliquant sur le bouton Insert Layout dans le ruban.
Une fois qu’une nouvelle mise en page est ajoutée, vous pouvez ajouter des espaces réservés pour du texte, des images et d’autres éléments que vous souhaitez afficher sur les diapositives avec cette mise en page.
4. Mise en œuvre des modifications
Une fois que vous avez terminé de modifier votre Slide Master et votre mise en page, cliquez sur le bouton Close Master View sur le ruban. Toutes les modifications que vous apportez seront automatiquement appliquées aux diapositives qui utilisent ce modèle et cette mise en page.
Pour appliquer la mise en page nouvellement créée, il vous suffit de sélectionner la diapositive que vous souhaitez modifier, puis de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner Layout, puis de sélectionner la mise en page souhaitée dans la liste.
5. Ajuster des éléments spécifiques sur la diapositive
Même si vous avez configuré le design dans Slide Master, vous pouvez toujours ajuster certains éléments dans des diapositives individuelles sans affecter le maître. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une image spécifique ou modifier le texte d’une seule diapositive, il vous suffit d’apporter des modifications à cette diapositive.
Exemple d’application de la diapositive maîtresse :
- Une entreprise qui souhaite afficher un logo dans le coin inférieur gauche de chaque diapositive peut placer le logo dans Slide Master afin que toutes les diapositives affichent automatiquement le logo sans avoir à les ajouter manuellement individuellement.
- Si vous avez des présentations avec une variété de thèmes différents (tels que des présentations de produits et des rapports annuels), vous pouvez créer plusieurs diapositives principales et mises en page pour chaque thème, afin de pouvoir facilement passer de l’un à l’autre.
Changer la police de toutes les diapositives à la fois
Pour modifier la police d’une diapositive PowerPoint, procédez comme suit :
1. Ouvrez le masque des diapositives :
Accédez à l’onglet View dans le ruban PowerPoint et sélectionnez Slide Master. Cela vous amènera à une vue où vous pourrez modifier la mise en page et la conception globale de la diapositive.
2. Sélectionnez la diapositive principale :
Dans le panneau de gauche, sélectionnez le modèle de diapositive principal (la diapositive la plus haute). Toutes les modifications que vous apportez ici seront appliquées à toutes les diapositives qui utilisent cette disposition.
3. Changez la police :
- Sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la police. Vous pouvez sélectionner du texte dans l’espace réservé ou en ajouter un nouveau si nécessaire.
- Après avoir sélectionné le texte, allez dans l’onglet Home et, dans la section Font, sélectionnez un nouveau type de police dans les listes déroulantes disponibles.
4. Mettre en œuvre le changement :
Après avoir modifié la police, toutes les diapositives qui utilisent cette disposition seront automatiquement mises à jour en fonction des modifications que vous apportez dans le masque des diapositives.
5. Couverture de diapositive principale :
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Close Master View pour revenir à la vue normale. Toutes les diapositives de votre présentation utiliseront désormais la nouvelle police que vous avez définie.
Conclusion
Maîtriser PowerPoint ne consiste pas seulement à savoir créer des diapositives, mais aussi à tirer le meilleur parti des fonctionnalités et des raccourcis qui existent pour augmenter la productivité. En appliquant les conseils et astuces ci-dessus, vous pouvez créer des présentations non seulement professionnelles mais aussi efficaces en moins de temps.
