Contras:
Para realizar la actualización, debe tener acceso al archivo de Excel que contiene los datos originales. Sin el archivo, no se puede realizar la actualización de los gráficos.
Uno de los riesgos de esto es que si el archivo de Excel se mueve a otro lugar o se le cambia el nombre, el enlace entre PowerPoint y el archivo de Excel se romperá, por lo que el gráfico ya no se podrá actualizar.
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c. Método de inserción como objeto incrustado
El método Insertar como objeto incrustado es otra forma de conectar gráficos de Excel a PowerPoint. A diferencia del método de objeto vinculado, este método incrusta charts y datos de Excel directamente en un archivo de PowerPoint. Esto hace que su presentación sea más autónoma porque no requiere un archivo de Excel separado durante la presentación. Sin embargo, este método también tiene algunos inconvenientes que deben tenerse en cuenta.
Pasos:
- Abra el archivo de Excel y seleccione el gráfico que desea insertar. Después de eso, presione Ctrl + C para copiarlo.
- Abra la presentación de PowerPoint y ubique la diapositiva donde desea colocar el gráfico.
- Una vez que esté en la diapositiva deseada, haga clic en el botón “Paste” en la pestaña “Home” y seleccione “Paste Special…” en el menú que aparece.
- En el cuadro de diálogo Paste Special, seleccione “Paste” y, a continuación, seleccione “Microsoft Excel Chart Object”. Esto incrustará el gráfico en la presentación para que los datos se guarden directamente en el archivo de PowerPoint.
Pros:
De esta manera, no tienes que preocuparte por la presencia de archivos de Excel durante las presentaciones, ya que todos los datos ya están en el archivo de PowerPoint.
Si necesita cambiar los datos del gráfico, simplemente haga doble clic en el gráfico en PowerPoint para abrir la interfaz de Excel y realizar ediciones en vivo.
Contras:
Debido a que los datos de Excel se incrustan directamente en el archivo de PowerPoint, el tamaño del archivo de presentación puede aumentar significativamente, especialmente si los gráficos utilizados tienen muchos datos o son de alta complejidad.
Uno de los principales inconvenientes de este método es que si hay cambios en los datos originales en Excel después de que se haya incrustado el gráfico, la actualización no se reflejará automáticamente en PowerPoint. Debe editar manualmente el gráfico para actualizar la información mostrada.
Consejos para una integración de gráficos eficaz
Combinar gráficos de Excel a PowerPoint de la manera correcta puede mejorar la calidad de sus presentaciones. Estos son algunos consejos para asegurarse de que su integración de gráficos vaya bien:
1. Guarde los archivos en el mismo lugar
Para el método Linked Object, es importante almacenar los archivos de Excel y PowerPoint en la misma ubicación. Si se mueve o se cambia el nombre de un archivo de Excel, es posible que se pierda el vínculo entre el gráfico y los datos. Por lo tanto, mantenga ambos archivos en la misma carpeta o use una ruta fija para evitar problemas.
2. Utilice nombres de archivo claros
Dale a tus archivos de Excel y PowerPoint un nombre descriptivo y fácil de entender. Un nombre claro ayudará en la identificación y evitará confusiones, especialmente si está trabajando con muchos archivos. Por ejemplo, use un nombre como “Sales_report_Q1_2025.xlsx” para un archivo de Excel.
3. Revisa los enlaces con regularidad
Antes de la presentación, asegúrese de que todos los enlaces del gráfico funcionen y muestren los datos más recientes. Vaya a cada diapositiva que contenga el gráfico y compruebe que los datos se muestran correctamente. Si hay algún problema, puede solucionarlo antes de que comience la presentación para que su audiencia no se confunda con la información incorrecta.
4. Ten en cuenta el tamaño del archivo
Si el tamaño del archivo de presentación es un problema, utilice el método Linked Object en lugar de Embedded Object. El método vinculado suele dar como resultado un tamaño de archivo más pequeño porque solo almacena el enlace a los datos originales en Excel, en lugar de almacenar todos los datos en un archivo de PowerPoint. Esto es especialmente útil si tiene muchos gráficos o datos grandes que deben ingresarse.