Los gráficos tienen un papel muy importante en las presentaciones, especialmente en el mundo empresarial y académico. Presentan los datos de una manera más atractiva visualmente y ayudan a las audiencias a comprender la información de manera más rápida y efectiva. Con los gráficos, los presentadores pueden transmitir mensajes complejos de forma más sencilla y comprensible.
Combinar gráficos de Excel con diapositivas de PowerPoint proporciona muchas ventajas. En primer lugar, garantiza que los datos mostrados sean siempre precisos y estén actualizados, ya que los gráficos se pueden actualizar automáticamente desde Excel. En segundo lugar, esta integración mejora la profesionalidad de la presentación, haciéndola más atractiva e informativa. Por último, el uso de gráficos de Excel permite a los presentadores aprovechar las potentes herramientas de análisis de datos, enriqueciendo el contenido de la presentación con información relevante y en profundidad.
Método 1: Copiar y pegar gráficos de Excel a PowerPoint
Combinar gráficos de Excel a PowerPoint es fácil, sólo tienes que copiarlos y pegarlos. Esto es muy efectivo para visualizar datos sin tener que realizar configuraciones complicadas.
Cómo copiar gráficos de Excel
- Primero, abra el archivo de Excel que contiene el gráfico que desea copiar.
- Haga clic en el gráfico que desea copiar para seleccionarlo.
- Presione Ctrl + C en su teclado o haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione la opción “Copiar”.
Pegar gráficos en PowerPoint
Después de copiar el gráfico de Excel, el siguiente paso es pegarlo en una diapositiva de PowerPoint.
- Abra la aplicación PowerPoint y seleccione la diapositiva en la que desea pegar el gráfico.
- Presione Ctrl + V en su teclado o haga clic derecho en la diapositiva y seleccione la opción “Pegar”.
- Opciones de pegado y configuración de formato:
- Después de pegar, verás algunas opciones de pegado debajo del gráfico. Puede elegir entre pegarlo como una imagen o como un objeto de Excel editable.
- Si elige pegar como un objeto de Excel, los cambios en los datos de Excel se actualizarán automáticamente en PowerPoint.
- Para obtener más configuraciones de formato, puede hacer doble clic en el gráfico para abrir el menú de edición y personalizar el diseño según las necesidades de la presentación.
Método 2: Uso de la opción “Link” para la integración dinámica
El segundo método para integrar gráficos de Excel a PowerPoint es utilizar la opción “Link”. Con este método, los gráficos agregados a PowerPoint siempre se actualizarán automáticamente cada vez que haya un cambio en los datos en Excel, lo que lo convierte en una opción muy eficiente para presentaciones que requieren la información más actualizada.
La opción “Link” le permite insertar gráficos de Excel en diapositivas de PowerPoint de forma interconectada. Al usar esta opción, el gráfico no solo se copia, sino que también se conecta directamente al archivo de Excel del que se obtiene. Esto significa que cada vez que actualice los datos en Excel, el gráfico en PowerPoint también se actualizará automáticamente.
Beneficios y usos:
- Actualizaciones automáticas: Al usar la opción “Link”, no tiene que volver a copiar el gráfico cada vez que hay un cambio en los datos.
- Coherencia de los datos: Esta opción garantiza que tu audiencia siempre vea la información más precisa y actualizada.
- Eficiencia del tiempo: Ahorra tiempo y esfuerzo en la actualización de las presentaciones, especialmente cuando se trabaja con datos que cambian con frecuencia.
Pasos para conectar el grafo
- Comience abriendo el archivo de Excel que contiene el gráfico que desea conectar.
- Haga clic en el gráfico para seleccionarlo.
- Presione Ctrl + C o haga clic con el botón derecho y seleccione “Copiar”.
- Abra la aplicación PowerPoint y seleccione la diapositiva en la que desea pegar el gráfico.
- Pegar el gráfico con opciones de enlace:
- Haga clic derecho en la diapositiva y seleccione la opción “Paste Special”.
- En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione “Link” o “Paste Link” y, a continuación, seleccione el formato de gráfico deseado (por ejemplo, Microsoft Excel Chart Object).
Si tienes un gráfico de ventas mensual en Excel y lo has conectado mediante la opción “Link”, sólo tienes que abrir tu diapositiva de PowerPoint después de actualizar las cifras de ventas en Excel. El gráfico mostrará automáticamente los datos más recientes sin necesidad de copiar y pegar de nuevo.
De esta manera, puede asegurarse de que su presentación siempre muestre información actualizada, brinde más beneficios a su audiencia y aumente la credibilidad de su presentación.