¿Está aburrido con el aspecto rígido, desordenado e innecesariamente jerárquico de las tablas dinámicas de Excel? Cada vez que tienes que presentar datos a un cliente o jefe, pasas horas ordenando el formato, aunque el análisis esté hecho. Este es un problema común para los usuarios de Excel: quieren la velocidad de una tabla dinámica, pero también quieren la pulcritud de una mesa normal.
Microsoft ha proporcionado una solución inteligente llamada Report Layout, una característica oculta que puede convertir el aspecto de la tabla dinámica en uno más plano y profesional con solo tres clics. A diferencia de la opción Convert to Range que elimina la funcionalidad dinámica, esta técnica conserva todas las ventajas de la tabla dinámica al tiempo que proporciona libertad de diseño como las tablas manuales.
En esta guía exclusiva, revelaremos cómo habilitar Tabular Form y Repeat All Item Labels para eliminar las vistas ‘escalonadas’, los trucos de formato profesional al estilo de un consultor de gestión y los errores fatales que pueden hacer que sus informes se vean peor cuando se usan Report Layout. ¿Está listo para cambiar su informe de Excel de “regular” a “impresionante” sin trabajo adicional?
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¿Por qué Report Layout es la mejor solución?
En el mundo profesional, especialmente cuando se compilan informes comerciales o se presentan datos a la gerencia, la vista predeterminada de Pivot Table a menudo presenta desafíos visuales. Esto es lo que hace que la función Report Layout sea una solución muy viable.
Un problema molesto clásico: las tablas dinámicas tienen demasiada historia
De forma predeterminada, Pivot Table muestra los datos en un formato de Compact Form, donde se unen varios campos en una sola columna, lo que hace que la vista esté “en niveles”. Algunos de los problemas que suelen surgir son:
- Difícil de entender para audiencias sin conocimientos técnicos
- No es ideal para su inclusión en un informe formal
- Complicar el proceso de filtrado o combinación con otras tablas
Ventajas de utilizar el diseño de informes
La función Report Layout, especialmente en el modo Tabular Form, ofrece varias ventajas que la convierten en la mejor opción:
1. Mantener la capacidad de actualización dinámica
A diferencia del método Convert to Range o Copy-Paste Values, el uso de Report Layout mantiene los datos activos. Cuando cambia la fuente de datos, el Pivot Table se puede actualizar automáticamente.
2. Compatible con todas las versiones de Excel
Report Layout funciones están disponibles desde Microsoft Excel 2010 hasta la última versión (2023), lo que las convierte en una opción segura y coherente en diversos entornos de trabajo.
3. Más flexible para los libros blancos
Con las opciones Tabular Form y Repeat All Item Labels, las tablas están ordenadas fila por fila, de forma similar a las tablas normales, que son mucho más adecuadas para informes financieros, resúmenes de ventas o auditorías de datos.
4. No sacrifica la funcionalidad
Todavía puede usar filtros, segmentaciones de datos o campos calculados como los de una tabla dinámica normal.
“El 90% de los usuarios de Excel no se dan cuenta de que esta característica está en la cinta de opciones Diseño, a pesar de que es la solución más elegante al problema de formato de la tabla dinámica”.
Paso 1: Habilitar la función de diseño de informe en la tabla dinámica
Para que la vista Pivot Table se parezca a una tabla normal, debe cambiar su estructura predeterminada mediante la característica Report Layout disponible en la pestaña Diseño de tabla dinámica.
Siga estos pasos para cambiar la vista de tabla dinámica al formato tabular:
- Haga clic en cualquier área dentro de su Pivot Table.
- Ve a la pestaña Design (en la versión indonesia de Excel, generalmente se llama Desain).
- Haga clic en el menú desplegable Report Layout.
- Seleccione la opción Show in Tabular Form
Esto mostrará cada campo en una columna separada, como en una estructura de tabla normal.
- Haga clic en Report Layout de nuevo y, a continuación, seleccione Repeat All Item Labels
Esta función rellenará automáticamente las celdas vacías con etiquetas de la fila anterior, lo que hará que la tabla sea completa y fácil de filtrar.
Para que su tabla se vea más limpia y se concentre solo en los datos principales, habilite también las funciones:
- Do Not Show Subtotals
Al eliminar los subtotales, la vista se vuelve minimalista y es perfecta para fines de informes que requieren un formato limpio y alineado.
- Banded Rows
¡Esta característica agrega sombreado alterno para facilitar la lectura de líneas!