Conocer los conceptos básicos de las bases de datos en Microsoft Excel

Términos importantes en las bases de datos

Record

Un registro es una sola unidad de información completa almacenada en una tabla de base de datos. Cada registro consta de datos interconectados y está organizado en forma de filas. Por ejemplo, en una tabla de clientes, un único registro puede contener información sobre un cliente, como el nombre, la dirección y el número de teléfono. A continuación, se muestra un ejemplo de un registro en la tabla de clientes:

Aquí, toda la información sobre Budi Santoso es un único registro en la tabla de clientes.

Field

Los campos son columnas de una tabla que describen los atributos o características de la entidad almacenada. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos específicos que determinan el tipo de información que se puede almacenar. Por ejemplo, en una tabla de productos, los campos pueden incluir el nombre del producto, el precio y las existencias. A continuación, se muestra un ejemplo de una estructura de tabla de productos con diferentes campos:

En este ejemplo, “Nombre del producto”, “Precio” y “Stock” son campos que almacenan los atributos de cada producto.

Query

La consulta es un comando que se utiliza para recuperar o modificar datos en una base de datos. Por lo general, las consultas se escriben en un lenguaje de programación específico, como SQL (Structured Query Language). Con las consultas, los usuarios pueden realizar varias acciones, como recuperar datos, actualizar información o eliminar datos de la base de datos.

Un ejemplo de consulta sencilla para recuperar todos los datos de la tabla de clientes es:

SELECT * FROM cliente;

Esta consulta devolverá todos los registros que se encuentran en la tabla de clientes para que el usuario pueda ver toda la información almacenada.

El concepto de relaciones entre tablas en bases de datos

En la gestión de bases de datos, las relaciones entre tablas son una base importante para organizar los datos correctamente. De esta forma, podemos correlacionar datos de diferentes tablas para evitar duplicidades y mejorar la eficiencia en la gestión de datos. Aquí está la explicación.

One relación to-Many

Una relación de uno a varios se produce cuando un registro de una tabla se puede asociar a muchos registros de otra tabla.

Ejemplo 😀 gestión de datos de clientes y facturas:

• La tabla  Customers almacena información del cliente, como el identificador y el nombre.
• La tabla  Facturas almacena las transacciones de los clientes, como los números de factura y los pagos totales.

Esta relación conecta el ID de cliente de la tabla Clientes con varias facturas de la tabla Facturas.

Tabla de clientes:

Tabla de facturas:

Aquí, el cliente con el ID “001” tiene dos facturas (INV001 e INV002).

One relación to-One

Una relación uno a uno se produce cuando un registro de una tabla está conectado solo a un registro de otra tabla.

Ejemplo 😀 base de datos de empleados:

• La tabla  Employees almacena los datos de los empleados, como nombres e identificadores.
• La  tabla Detalles del empleado almacena detalles adicionales, como el número de ID o la dirección.

Mesa de empleados:

Detalles de la tabla de empleados:

Cada empleado tiene un solo dato detallado.