Conocer los conceptos básicos de las bases de datos en Microsoft Excel

Las bases de datos son elementos clave en la gestión estructurada y eficiente de datos. En la era digital actual, los datos son un activo muy valioso para las organizaciones y las personas. Mediante el uso de bases de datos, la información puede almacenarse, organizarse y accederse sistemáticamente.

Permite a los usuarios gestionar grandes cantidades de datos sin sacrificar la integridad y precisión de la información. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar bases de datos para almacenar información de clientes, transacciones e inventario, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.

Las bases de datos organizan los datos en un formato estructurado, lo que facilita el acceso y el procesamiento de la información. Una estructura de tabla que consta de filas y columnas permite que cada entidad se muestre con claridad.

Por ejemplo, en un relational database, los datos de los clientes se pueden vincular a la información del pedido a través de relaciones entre tablas. Esto no solo mejora la eficiencia de la búsqueda de datos, sino que también permite un análisis más profundo. Por ejemplo, un gerente de marketing puede obtener rápidamente informes sobre el comportamiento de compra de los clientes en función de los datos almacenados en una base de datos.

Estructura básica de la base de datos

Una base de datos es una colección organizada de información, generalmente almacenada en formato digital, que facilita a los usuarios el acceso, la administración y el procesamiento de datos. En la vida cotidiana, las bases de datos se utilizan en diversos campos, como los negocios, la salud, la educación y el gobierno.

Por ejemplo, una empresa puede utilizar una base de datos para almacenar datos de clientes, transacciones de ventas y existencias de productos. Con una base de datos, las empresas pueden analizar datos para mejorar las estrategias de marketing y la toma de decisiones.

Componentes clave de una base de datos

Tabel

Las tablas son los elementos principales de una base de datos que sirven como estructuras de almacenamiento de datos. Cada tabla consta de filas (registros) y columnas (campos). Una tabla se puede considerar como una carpeta que contiene información sobre una entidad específica, como un cliente o un producto.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se almacenan en tablas interconectadas. Por ejemplo, una tabla que almacena datos de empleados se puede conectar a una tabla que almacena información salarial.

Columnas y filas

• Las columnas son secciones que muestran los atributos o características de una entidad en una tabla. Por ejemplo, en la tabla customer, las columnas pueden contener nombres, direcciones y números de teléfono.
• Las filas son representaciones de los datos almacenados. Cada fila de la tabla representa una sola entidad con todos sus atributos. Por ejemplo, una sola fila de la tabla del cliente contendrá información completa sobre un cliente en particular.

Diferencia entre Bases de Datos Manuales y Digitales

Las bases de datos manuales suelen gestionarse físicamente mediante documentos en papel o escritos. Los usuarios tienen que buscar información manualmente, como ordenar documentos o copiar datos en una hoja de cálculo.

Por su parte, las bases de datos digitales permiten el almacenamiento y la gestión electrónica de datos. Esto facilita el acceso rápido y eficiente a la información y permite a los usuarios analizar datos con software como SQL. Con una base de datos digital, los cambios en una sola entidad se pueden realizar automáticamente sin necesidad de cambiar manualmente cada registro.

Términos importantes en las bases de datos

Record

Un registro es una sola unidad de información completa almacenada en una tabla de base de datos. Cada registro consta de datos interconectados y está organizado en forma de filas. Por ejemplo, en una tabla de clientes, un único registro puede contener información sobre un cliente, como el nombre, la dirección y el número de teléfono. A continuación, se muestra un ejemplo de un registro en la tabla de clientes:

Aquí, toda la información sobre Budi Santoso es un único registro en la tabla de clientes.

Field

Los campos son columnas de una tabla que describen los atributos o características de la entidad almacenada. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos específicos que determinan el tipo de información que se puede almacenar. Por ejemplo, en una tabla de productos, los campos pueden incluir el nombre del producto, el precio y las existencias. A continuación, se muestra un ejemplo de una estructura de tabla de productos con diferentes campos:

En este ejemplo, “Nombre del producto”, “Precio” y “Stock” son campos que almacenan los atributos de cada producto.

Query

La consulta es un comando que se utiliza para recuperar o modificar datos en una base de datos. Por lo general, las consultas se escriben en un lenguaje de programación específico, como SQL (Structured Query Language). Con las consultas, los usuarios pueden realizar varias acciones, como recuperar datos, actualizar información o eliminar datos de la base de datos.

Un ejemplo de consulta sencilla para recuperar todos los datos de la tabla de clientes es:

SELECT * FROM cliente;

Esta consulta devolverá todos los registros que se encuentran en la tabla de clientes para que el usuario pueda ver toda la información almacenada.