La restricción de valor es una característica de Excel que permite limitar los valores que se pueden introducir en una celda. Esta función se puede utilizar para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o no deseados.
Excel es una aplicación que se usa a menudo para procesar datos, tanto numéricos, de texto y de fecha. Sin embargo, a veces necesitamos limitar los valores de entrada que se pueden ingresar en una celda específica para que los datos que ingresamos sean válidos y coincidan con los criterios que queremos.
Por ejemplo, queremos limitar las celdas que solo se pueden rellenar con números entre 1 y 10, o solo se pueden rellenar con cierto texto, o solo se pueden rellenar con formato de fecha.
Una de las características que podemos usar para limitar los valores de entrada en las celdas de Excel es «Validación de datos». La validación de datos es una característica de Excel que se utiliza para crear criterios de validación de datos en celdas o rangos para que los datos introducidos en celdas o rangos cumplan estos criterios. Si los datos introducidos no coinciden con los criterios, Excel mostrará un mensaje de error o una alerta de error.
Mediante el uso de validación de datos, podemos crear varios tipos de criterios de validación de datos, tales como:
- Número entero: para limitar las celdas solo se pueden llenar con números enteros en un cierto rango.
- Decimal: para limitar las celdas solo se pueden rellenar con números decimales en un rango determinado.
- Lista: para limitar las celdas sólo se pueden rellenar con valores seleccionados de una lista o lista predefinida.
- Fecha: para limitar las celdas solo se puede rellenar con formato de fecha en un rango determinado.
- Tiempo: para limitar las celdas solo se puede rellenar con formato de tiempo en un rango determinado.
- Longitud del texto: para limitar las celdas solo se puede rellenar con texto con un cierto número de caracteres.
- Personalizado: para delimitar celdas mediante una fórmula o fórmulas específicas.
En este artículo, discutiremos cómo usar la validación de datos para limitar los valores de entrada en celdas de Excel con algunos casos de ejemplo. ¡Comencemos!
Cómo limitar las celdas de Excel solo se pueden llenar solo con números
Un caso que sucede a menudo es que queremos limitar las celdas de Excel para que solo se llenen con números, sin ningún otro carácter como letras, símbolos o espacios. Esto es útil para evitar errores de entrada de datos, por ejemplo, si queremos calcular el promedio de las calificaciones de los estudiantes, debemos asegurarnos de que las celdas que contienen las calificaciones de los estudiantes contengan solo números.
Para limitar que las celdas de Excel solo se pueden rellenar con números, podemos usar Validación de datos con el tipo Número entero o Decimal. Estos son los pasos:
- Seleccione (seleccione) las celdas o rangos que desee limitar la entrada a números solamente. Por ejemplo, queremos limitar la columna B, que contiene las calificaciones de los estudiantes, para que solo se llenen con números.
- Haga clic en el menú «Datos» en la cinta de Excel, luego haga clic en «Validación de datos» en el grupo «Herramientas de datos«. Alternativamente, también podemos usar el atajo de teclado Alt + A + V + V.
- En el cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione la pestaña «Configuración«, luego seleccione «Número entero» o «Decimal» en la lista desplegable «Permitir». La diferencia entre Número entero y Decimal es que el número entero solo permite números enteros, mientras que el decimal permite números decimales.
- En los cuadros «Mínimo» y «Máximo», introduzca el rango de valores numéricos que se pueden introducir en la celda. Por ejemplo, si queremos limitar la puntuación de un alumno entre 0 y 100, introduzca 0 en el cuadro Mínimo y 100 en el cuadro Máximo. Si no queremos limitar el rango de valores numéricos, deje los cuadros Mínimo y Máximo en blanco.
- Haga clic en «Aceptar» para aplicar la validación de datos.
Después de eso, intente ingresar los valores en la columna B. Si los valores introducidos son números en el rango especificado (por ejemplo, entre 0 y 100), Excel aceptará la entrada. Sin embargo, si el valor especificado no es un número o está fuera del intervalo especificado, Excel mostrará un mensaje de error como el siguiente:
Podemos cambiar este mensaje de error a nuestro gusto, haciendo clic en la pestaña «Alerta de error» en el cuadro de diálogo Validación de datos, y luego rellenando los cuadros «Título» y «Mensaje de error» con el texto que queramos.