Cómo restringir valores de entrada en celdas de Excel

La restricción de valor es una característica de Excel que permite limitar los valores que se pueden introducir en una celda. Esta función se puede utilizar para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o no deseados.

Excel es una aplicación que se usa a menudo para procesar datos, tanto numéricos, de texto y de fecha. Sin embargo, a veces necesitamos limitar los valores de entrada que se pueden ingresar en una celda específica para que los datos que ingresamos sean válidos y coincidan con los criterios que queremos.

Por ejemplo, queremos limitar las celdas que solo se pueden rellenar con números entre 1 y 10, o solo se pueden rellenar con cierto texto, o solo se pueden rellenar con formato de fecha.

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Una de las características que podemos usar para limitar los valores de entrada en las celdas de Excel es «Validación de datos». La validación de datos es una característica de Excel que se utiliza para crear criterios de validación de datos en celdas o rangos para que los datos introducidos en celdas o rangos cumplan estos criterios. Si los datos introducidos no coinciden con los criterios, Excel mostrará un mensaje de error o una alerta de error.

Mediante el uso de validación de datos, podemos crear varios tipos de criterios de validación de datos, tales como:

• Número entero: para limitar las celdas solo se pueden llenar con números enteros en un cierto rango.
• Decimal: para limitar las celdas solo se pueden rellenar con números decimales en un rango determinado.
• Lista: para limitar las celdas sólo se pueden rellenar con valores seleccionados de una lista o lista predefinida.
• Fecha: para limitar las celdas solo se puede rellenar con formato de fecha en un rango determinado.
• Tiempo: para limitar las celdas solo se puede rellenar con formato de tiempo en un rango determinado.
• Longitud del texto: para limitar las celdas solo se puede rellenar con texto con un cierto número de caracteres.
• Personalizado: para delimitar celdas mediante una fórmula o fórmulas específicas.

En este artículo, discutiremos cómo usar la validación de datos para limitar los valores de entrada en celdas de Excel con algunos casos de ejemplo. ¡Comencemos!

Cómo limitar las celdas de Excel solo se pueden llenar solo con números

Un caso que sucede a menudo es que queremos limitar las celdas de Excel para que solo se llenen con números, sin ningún otro carácter como letras, símbolos o espacios. Esto es útil para evitar errores de entrada de datos, por ejemplo, si queremos calcular el promedio de las calificaciones de los estudiantes, debemos asegurarnos de que las celdas que contienen las calificaciones de los estudiantes contengan solo números.

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Para limitar que las celdas de Excel solo se pueden rellenar con números, podemos usar Validación de datos con el tipo Número entero o Decimal. Estos son los pasos:

1. Seleccione (seleccione) las celdas o rangos que desee limitar la entrada a números solamente. Por ejemplo, queremos limitar la columna B, que contiene las calificaciones de los estudiantes, para que solo se llenen con números.
2. Haga  clic en el menú «Datos» en  la cinta de Excel, luego haga clic  en «Validación de  datos» en el  grupo «Herramientas de datos«. Alternativamente, también podemos usar el atajo de teclado  Alt + A + V + V.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos,  seleccione la pestaña «Configuración«, luego seleccione  «Número entero» o  «Decimal» en la  lista desplegable «Permitir».  La diferencia entre Número entero y Decimal es que el número entero solo permite números enteros, mientras que el decimal permite números decimales.
4. En los  cuadros «Mínimo» y «Máximo», introduzca el rango de valores numéricos que se pueden introducir en la celda. Por ejemplo, si queremos limitar la puntuación de un alumno entre 0 y 100, introduzca 0 en el cuadro Mínimo y 100 en el cuadro Máximo. Si no queremos limitar el rango de valores numéricos, deje los cuadros Mínimo y Máximo en blanco.
5. Haga clic en  «Aceptar» para aplicar la validación de datos.

Después de eso, intente ingresar los valores en la columna B. Si los valores introducidos son números en el rango especificado (por ejemplo, entre 0 y 100), Excel aceptará la entrada. Sin embargo, si el valor especificado no es un número o está fuera del intervalo especificado, Excel mostrará un mensaje de error como el siguiente:

Podemos cambiar este mensaje de error a nuestro gusto, haciendo clic en la  pestaña «Alerta de error» en el cuadro de diálogo Validación de datos, y luego rellenando los  cuadros «Título» y  «Mensaje de error» con el texto que queramos.  

Cómo limitar las celdas de Excel para que solo se rellenen con texto específico

Otro caso posible es que queramos limitar las celdas de Excel solo se pueden rellenar con cierto texto, por ejemplo, nombre de ciudad, nombre de país o nombre de producto. Esto es útil para garantizar que los datos que ingresamos sean consistentes y no haya errores tipográficos.

Para limitar las celdas de Excel que solo se pueden rellenar con cierto texto, podemos usar Validación de datos con tipo Lista. Estos son los pasos:

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1. Seleccione (selección) las celdas o rangos que desee limitar la entrada solo a determinado texto. Por ejemplo, queremos limitar la columna C que contiene nombres de ciudades que solo se pueden llenar con nombres de ciudades predefinidos.
2. Haga  clic en el menú «Datos» en la cinta de Excel, luego haga clic  en «Validación de  datos» en el  grupo «Herramientas de datos«. Alternativamente, también podemos usar el atajo de teclado  Alt + A + V + V.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione la pestaña «Configuración» y, a continuación, seleccione  «Lista» en la lista desplegable «Permitir».  
4. En el  cuadro «Fuente«, ingrese una lista de textos que pueden ingresarse en celdas, separados por comas. Por ejemplo, si queremos limitar el nombre de la ciudad para que solo se rellene con Yakarta, Surabaya, Bandung o Yogyakarta, escriba Yakarta, Surabaya, Bandung y Yogyakarta en el cuadro Origen. Alternativamente, también podemos seleccionar el rango que contiene la lista de texto, por ejemplo, A1: A4.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar la validación de datos.

Después de eso, intente ingresar texto en la columna C. Si el texto introducido es una de las listas de texto especificadas (por ejemplo, Yakarta, Surabaya, Bandung o Yogyakarta), Excel aceptará esa entrada. Sin embargo, si el texto introducido no es una de las listas de texto especificadas, Excel mostrará el mensaje de error como antes.

Además, Excel también mostrará una pequeña flecha a la derecha de la celda que tiene la Lista de tipos de validación de datos. Si hacemos clic en la flecha, entonces Excel mostrará una lista de texto que podemos elegir para llenar la celda. Esto es útil para que sea más fácil para nosotros seleccionar el texto apropiado sin tener que escribirlo.

Cómo restringir las celdas de Excel para rellenar solo con formato de fecha

Otro caso que puede ocurrir es que queramos limitar las celdas de Excel solo se pueden rellenar con formato de fecha solamente, por ejemplo, para rellenar datos de nacimiento, datos de transacciones, u otros datos relacionados con el tiempo. Esto es útil para garantizar que los datos que introducimos son válidos y coinciden con el formato de fecha que queremos.

Para limitar las celdas de Excel solo se pueden rellenar con formato de fecha, podemos usar Validación de datos con tipo de fecha. Estos son los pasos:

1. Seleccione (seleccione) las celdas o rangos que desee limitar la entrada solo al formato de fecha. Por ejemplo, queremos limitar la columna D que contiene datos de nacimiento solo al formato de fecha.
2. Haga  clic en el menú «Datos» en la cinta de Excel, luego haga clic  en «Validación de  datos» en el  grupo «Herramientas de datos«. Alternativamente, también podemos usar el atajo de teclado  Alt + A + V + V.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos,  seleccione la pestaña «Configuración», luego seleccione  «Fecha» en la lista desplegable «Permitir».
4. En los  cuadros «Mínimo» y «Máximo», introduzca el intervalo de fechas que se puede insertar en la celda. Por ejemplo, si queremos limitar los datos de nacimiento entre el 1 de enero de 1990 y el 31 de diciembre de 2020, escriba 1/1/1990 en el cuadro Mínimo y 31/12/2020 en el cuadro Máximo. Si no queremos limitar el rango de fechas, deje los cuadros Mínimo y Máximo en blanco.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar la validación de datos.

Después de eso, intente ingresar fechas en la columna D. Si las fechas introducidas están dentro del intervalo especificado (por ejemplo, entre el 1 de enero de 1990 y el 31 de diciembre de 2020), Excel aceptará esas entradas. Sin embargo, si la fecha especificada está fuera del intervalo especificado, Excel mostrará el mensaje de error como antes.

Además, Excel también mostrará un pequeño calendario a la derecha de la celda que tiene Fecha de tipo de validación de datos. Si hacemos clic en el calendario, Excel mostrará una selección de fechas que podemos elegir para rellenar la celda. Esto es útil para que sea más fácil para nosotros elegir la fecha adecuada sin tener que escribirla.

Cómo limitar las celdas de Excel mediante una fórmula o fórmula

Otro caso posible es que queramos delimitar celdas de Excel utilizando fórmulas o fórmulas específicas, por ejemplo, para rellenar datos que dependen de otros datos, o para crear criterios de validación de datos más complejos y específicos. Esto es útil para hacer que la validación de datos sea más flexible y dinámica.

Para limitar las celdas de Excel mediante fórmulas o fórmulas, podemos usar Validación de datos con tipo personalizado. Estos son los pasos:

1. Seleccione (seleccione) las celdas o rangos que desea limitar la entrada mediante fórmulas o fórmulas. Por ejemplo, queremos limitar la columna E, que contiene el estado del estudiante, para que solo se complete con Aprobado o No aprobado, dependiendo de la calificación del estudiante en la columna B.
2. Haga  clic en el menú «Datos» en la cinta de Excel, luego haga clic  en «Validación de  datos» en el  grupo «Herramientas de datos«. Alternativamente, también podemos usar el atajo de teclado  Alt + A + V + V.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione la pestaña «Configuración» y, a continuación, seleccione  «Personalizado» en la lista desplegable «Permitir».
4. En el  cuadro «Fórmula», introduzca la fórmula o fórmulas utilizadas para limitar la entrada de datos. Esta fórmula debe devolver un valor de TRUE o FALSE, dependiendo de si los datos introducidos cumplen o no los criterios de validación. Por ejemplo, si queremos limitar el estado de estudiante sólo se puede rellenar con Aprobado si la nota del alumno es mayor o igual a 60, y No Aprobado si la nota del alumno es inferior a 60, entonces introduce la siguiente fórmula:=
   SI(B2>=60,E2= «Aprobado»,E2=  «No aprobado» )
   Esta fórmula significa: Si la nota del alumno en la columna B es mayor o igual a 60,  entonces el estado del estudiante en la columna E debe ser igual a «Aprobado». De lo contrario, entonces el estado del estudiante en la columna E debe ser el mismo que «No aprobó.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar la validación de datos.

Después de eso, intente ingresar el texto en la columna E. Si el texto introducido coincide con la fórmula o fórmulas especificadas (por ejemplo, Aprobado si la calificación del alumno es mayor o igual a 60 y No aprobado si la nota del alumno es inferior a 60), Excel aceptará esa entrada. Sin embargo, si el texto escrito no coincide con la fórmula especificada, Excel mostrará el mensaje de error como antes.

Conclusión

Mediante el uso de validación de datos, podemos limitar el valor de entrada en las celdas de Excel de acuerdo con los criterios de validación de datos que queramos. La validación de datos tiene varios tipos de validación de datos, como números enteros, decimales, lista, fecha, hora, longitud de texto y personalizado. Al utilizar el tipo de validación de datos que se adapte a nuestras necesidades, podemos hacer que los datos que ingresamos en Excel sean más válidos y consistentes.

De ahí el artículo sobre cómo limitar los valores de entrada en las celdas de Excel mediante la validación de datos. Espero que este artículo haya sido útil y pueda ayudarlo a lograr mejores clasificaciones en Google. ¡Gracias por leer este artículo hasta el final! ?