Paso 3: Crear el modelo de datos
El tercer paso para crear un impresionante tablero de Excel es modelar sus datos. Un modelo de datos es una colección de tablas, columnas, relaciones y medidas que se utilizan para analizar y visualizar los datos. Al crear un modelo de datos, puede correlacionar los datos de varios orígenes, realizar mediciones complejas y agrupar los datos en función de diferentes atributos.
Puede modelar los datos mediante las características Data Model o Power Pivot en Excel. Puede agregar tablas, columnas, relaciones y mediciones al modelo de datos mediante las características Add to Data Model, Create Relationship o New Measure. También puede utilizar la característica Power Pivot para administrar y modificar el modelo de datos con mayor facilidad.
Ejemplo: En el caso de un panel de ventas, el modelo de datos consta de una tabla principal, a saber, SalesData, que contiene los datos de ventas mensuales de la empresa. El modelo de datos también tiene varias medidas que se utilizan para calcular las métricas de ventas, como:
- Total Sales = SUM(SalesData[Sales])
- Sales per Product = SUMX(VALUES(SalesData[Product]), [Total Sales])
- Sales per Category = SUMX(VALUES(SalesData[Category]), [Total Sales])
- Sales per Region = SUMX(VALUES(SalesData[Region]), [Total Sales])
- Target Achievement = DIVIDE([Total Sales], SUM(SalesData[Target]), 0)
- Yearly Growth = DIVIDE([Total Sales] – CALCULATE([Total Sales], SAMEPERIODLASTYEAR(SalesData[Date])), CALCULATE([Total Sales], SAMEPERIODLASTYEAR(SalesData[Date])),0)
Para crear un modelo de datos, los pasos son:
- Agregue la tabla SalesData al modelo de datos mediante la característica Add to Data Model.
- Realice las mediciones anteriores utilizando la función New Measure.
- Utilice la función Power Pivot para administrar y modificar los modelos de datos más fácilmente.
Paso 4: Elegir el tipo de visualización adecuado
El cuarto paso para crear un impresionante tablero de Excel es elegir el tipo de visualización adecuado para sus datos. Las visualizaciones son formas de presentar los datos gráficamente, como gráficos, tablas o mapas. Con las visualizaciones, puede resaltar patrones, tendencias, relaciones o anomalías en los datos. También puede hacer que su tablero sea más atractivo y fácil de entender para su audiencia.
Sin embargo, no todos los tipos de visualización son adecuados para todos los tipos de datos. Debe elegir el tipo de visualización que se ajuste al propósito, la audiencia y el contexto de su panel. También hay que tener en cuenta factores como la cantidad de datos, las dimensiones de los datos y el mensaje que se quiere transmitir.
Estas son algunas pautas generales para elegir el tipo de visualización adecuado:
- Para mostrar datos categóricos, como productos, categorías o regiones, puede utilizar gráficos de barras, circulares o de anillos.
- Para mostrar datos temporales, como fechas, meses o años, puede utilizar gráficos de líneas, áreas o splines.
- Para mostrar datos numéricos, como el precio, la cantidad o las ventas, puede utilizar columnas, histogramas o gráficos de Pareto.
- Para mostrar datos jerárquicos, como subcategorías, subregiones o subproductos, puede utilizar gráficos de árbol, diagrama de rectángulos o rayos solares.
- Para mostrar datos geográficos, como países, provincias o ciudades, puede utilizar mapas, mapas de calor o mapas de burbujas.
- Para mostrar datos correlacionales, como la relación entre dos variables, puede utilizar gráficos de dispersión, burbujas o radar.
Puede crear sus visualizaciones mediante las características Charts, PivotCharts o Power View en Excel. Puede elegir el tipo de visualización que desee en la galería disponible o puede crear la visualización mediante la función Custom Chart. También puede utilizar Format, Design o Layout entidades para cambiar los colores, los estilos o los elementos de la visualización.
Ejemplo: En el caso de un panel de ventas, el tipo de visualización seleccionado para los datos de ventas es:
- Gráfico de líneas para mostrar la tendencia de ventas mensuales de la empresa.
- El gráfico de barras muestra las ventas por producto, categoría y región.
- Gráfico circular para mostrar el porcentaje de logro de objetivos y el crecimiento anual de las ventas.
Para crear la visualización, los pasos que se pueden realizar son:
- Cree un gráfico de líneas utilizando la función Charts y seleccionando Line Chart en la galería.
- Agregue las columnas Date y Total Sales como los ejes X e Y del gráfico de líneas.
- Cambie el color, el estilo y el título de un gráfico de líneas utilizando las características Format, Design o Layout.
- Cree un gráfico de barras utilizando la función PivotCharts y seleccionando Bar Chart en la galería.
- Agregue las columnas Product, Category y Region como eje X y Sales por Product, Sales per Category y Sales per Region como eje Y del gráfico de barras.
- Cambie el color, el estilo y el título de un gráfico de barras mediante las características Format, Design o Layout.
- Cree un gráfico circular utilizando la función Charts y seleccionando Pie Chart en la galería.
- Agregue las columnas Target Achievement y Yearly Growth como los ejes X e Y del gráfico circular.
- Cambie el color, el estilo y el título de un gráfico circular mediante las características Format, Design o Layout.