Cómo compartir archivos de Excel con otros usuarios de forma segura y eficaz

Cómo compartir archivos de Excel con libros compartidos

Los libros compartidos son una característica de Excel que le permite compartir archivos de Excel con otros usuarios en una red local, sin necesidad de usar servicios en la nube como OneDrive o SharePoint. Sin embargo, esta característica tiene algunas limitaciones y riesgos, como conflictos de cambios, rendimiento lento y pérdida de datos. Por lo tanto, se recomienda utilizar esta función solo si no tiene otras opciones. Estos son los pasos:

1. Almacene el archivo de Excel en una ubicación a la que puedan acceder otros usuarios de la red local, como una carpeta compartida o una unidad de red.
2. Abra el archivo de Excel y seleccione Revisar > compartir libro. Si no ve esta opción, asegúrese de que está usando una versión de Excel que admita esta característica, como Excel 2010 o Excel 2013.
3. En el cuadro de diálogo Compartir libro, marque la casilla que dice «Permitir cambios por parte de más de un usuario al mismo tiempo. También permite fusionar libros de trabajo».
4. Seleccione la pestaña Edición avanzada y establezca las opciones que desee, como la frecuencia de los guardados automáticos, el número de días del historial de cambios y la lista de usuarios que pueden editar el libro.
5. Seleccione Aceptar y guarde su archivo de Excel.
6. Indique a otros usuarios que abran su archivo de Excel desde la misma ubicación. Pueden editar el archivo de acuerdo con los permisos que otorgue.
7. Si desea ver quién está editando el archivo, seleccione Revisar > lista de usuarios. Si desea ver los cambios realizados por otros usuarios, seleccione Revisar > cambios > Ver cambios. Si desea combinar los cambios realizados por otros usuarios, seleccione Revisar > cambios > Combinar cambios.

Conclusión

Hay varias formas de compartir archivos de Excel con otros usuarios, según sus necesidades y preferencias. Puede usar OneDrive o SharePoint si desea compartir archivos de Excel en línea con personas fuera de su red local. También puede usar un libro compartido si desea compartir archivos de Excel sin conexión con personas de su red local. Sin embargo, debe tener cuidado con los riesgos y limitaciones que pueden ocurrir al usar esta función. Espero que este artículo te haya ayudado a entender cómo compartir archivos de Excel con otros usuarios de forma fácil y segura.