En el mundo laboral moderno, compartir información y colaborar con colegas es muy común. Una de las formas más efectivas de colaborar en el procesamiento de datos es usar Microsoft Excel.
Los archivos de Excel son uno de los formatos de archivo más utilizados para almacenar datos numéricos y de texto. Los archivos de Excel se utilizan a menudo para fines laborales, escolares o personales. Es común compartir archivos de Excel con otras personas, por ejemplo, para colaborar en un proyecto o para compartir datos.
Sin embargo, la pregunta que surge a menudo es cómo compartir archivos de Excel con otros usuarios con fines de colaboración. Hay varias formas de compartir archivos de Excel. La forma más común es compartirlo en línea o fuera de línea.
En esta guía, explicaremos algunas de las formas en que puede compartir archivos de Excel de manera fácil y segura con otros usuarios.
Cómo compartir archivos de Excel con OneDrive
OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que le permite almacenar, acceder y compartir sus archivos desde una variedad de dispositivos. Una de las ventajas de usar OneDrive es que puede compartir archivos de Excel con otros usuarios en línea, sin tener que enviar archivos por correo electrónico u otros medios. Estos son los pasos:
- Guarde el archivo de Excel en OneDrive. Puede elegir Archivo > Guardar como > OneDrive – Personal (para archivos personales) o OneDrive – <Nombre de la empresa> (para archivos de trabajo). Introduzca un nombre de archivo y seleccione Guardar.
- Seleccione Compartir en la cinta de opciones o seleccione Archivo > Compartir. Si el archivo no se ha guardado en OneDrive, se le pedirá que lo cargue primero.
- Establezca permisos para las personas con las que desea compartir el archivo. Puedes elegir quién puede editar o solo ver tu archivo. También puede agregar una contraseña o una fecha de vencimiento si es necesario.
- Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. También puede agregar un mensaje si lo desea. Seleccione Enviar.
- Las personas con las que compartas el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace para abrir tu archivo de Excel en un navegador o aplicación de Excel. Pueden editar o ver el archivo de acuerdo con los permisos que otorgue.
- Si desea coeditar un archivo de Excel con otros usuarios al mismo tiempo, asegúrese de que todos tengan el archivo abierto en la aplicación de Excel. Puedes ver quién está editando el archivo en la esquina superior derecha. Las celdas de colores mostrarán dónde están trabajando todos en el libro de trabajo.
Cómo compartir archivos de Excel con SharePoint
SharePoint es una plataforma de colaboración de Microsoft que le permite crear sitios web, listas, documentos y mucho más. Una de las ventajas de usar SharePoint es que puede compartir archivos de Excel con otros usuarios de su organización o equipo en línea, sin necesidad de instalar la aplicación de Excel en sus dispositivos. Estos son los pasos:
- Guarde el archivo de Excel en SharePoint. Puede elegir Archivo > Guardar como > SharePoint – <Nombre del sitio> (para sitios existentes) o SharePoint – Otro (para sitios nuevos). Introduzca un nombre de archivo y seleccione Guardar.
- Seleccione Compartir en la cinta de opciones o seleccione Archivo > Compartir. Si el archivo no se ha guardado en SharePoint, se le pedirá que lo cargue primero.
- Establezca permisos para las personas con las que desea compartir el archivo. Puedes elegir quién puede editar o solo ver tu archivo. Si un sitio de SharePoint tiene grupos de usuarios específicos, también puede seleccionar esos grupos.
- Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. También puede agregar un mensaje si lo desea. Seleccione Enviar.
- Las personas con las que compartas el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace para abrir tu archivo de Excel en un navegador o aplicación de Excel. Pueden editar o ver el archivo de acuerdo con los permisos que otorgue.
- Si desea coeditar un archivo de Excel con otros usuarios al mismo tiempo, asegúrese de que todos tengan el archivo abierto en el navegador. Puedes ver quién está editando el archivo en la esquina superior derecha. Las celdas de colores mostrarán dónde están trabajando todos en el libro de trabajo.