Cómo calcular la frecuencia del texto en Excel

Uso de la función COUNTIFS

La función COUNTIFS es una función similar a la función COUNTIF, pero se puede utilizar para contar el número de celdas en uno o más rangos que cumplen uno o más criterios. Esta función es muy útil si queremos calcular la frecuencia de texto con condiciones más complejas o específicas.

La sintaxis de la función COUNTIFS es la siguiente:

 =COUNTIFS(range1, criteria1, [range2], [criteria2], …)

Dónde:

•  range1 es el primer rango de celdas del que queremos calcular la frecuencia
•  criteria1 es el primer criterio que deben cumplir las células del primer rango
•  range2 es el segundo rango de celdas para el que queremos calcular la frecuencia (opcional)
•  criteria2 es el segundo criterio que deben cumplir las celdas del segundo rango (opcional)
•  … es un rango adicional de celdas y criterios que podemos agregar según lo necesitemos (opcional)

Por ejemplo, supongamos que tenemos los mismos datos que antes:

Estos datos se almacenan en las celdas A1:C9. Si queremos contar el número de varones (L) mayores de 25 años en estos datos, podemos utilizar la siguiente fórmula:

 =COUNTIFS(B2:B9,»L»,C2:C9,»>25″)

Esta fórmula devolverá el valor 3 porque hay tres celdas en el rango B2:B9 que contienen el texto «L» y también cumplen el criterio de que esas celdas deben estar en el rango C2:C9 que contienen números mayores que 25. Podemos escribir esta fórmula en la celda E6.

Si queremos contar el número de mujeres (P) entre 23 y 26 años en estos datos, podemos utilizar la siguiente fórmula:

 =COUNTIFS(B2:B9,»P»,C2:C9,»>=23″,C2:C9,»<=26″)

Esta fórmula también devolverá el valor 3, porque hay tres celdas en el rango B2:B9 que contienen el texto «P» y también cumplen el criterio de que esas celdas deben estar en el rango C2:C9 que contengan números mayores o iguales que 23 y menores o iguales a 26. Podemos escribir esta fórmula en la celda E7.

Al usar la función COUNTIFS, podemos calcular la frecuencia del texto en Excel de manera más flexible y precisa. Sin embargo, esta función aún requiere que escribamos la fórmula manualmente y ajustemos el rango y los criterios como queramos. Si queremos calcular la frecuencia del texto en Excel de forma más fácil y rápida, sin necesidad de escribir fórmulas, podemos utilizar una tabla dinámica.

Uso de tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una característica muy útil en Excel para realizar análisis de datos de forma rápida y sencilla. Las tablas dinámicas nos permiten reorganizar, agrupar y resumir datos de una tabla o rango de datos en una forma tabular nueva, más informativa y concisa. Al usar una tabla dinámica, podemos contar la frecuencia del texto en Excel con solo varios clics.

Para usar una tabla dinámica, debemos seguir los siguientes pasos:

• Seleccionamos todos los datos que queremos analizar, incluidos los encabezados de las columnas.
• Haga clic en la pestaña Insert de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en PivotTable en el grupo Tables.
• En el cuadro de diálogo Create PivotTable , seleccione la ubicación donde queremos colocar la tabla dinámica, por ejemplo, en una nueva hoja de cálculo o en la misma hoja de cálculo.
• Haga clic en OK para crear una tabla dinámica.
• En el panel PivotTable Fields, seleccione la columna para la que desea calcular la frecuencia, por ejemplo, la columna Género y, a continuación, arrástrela al área Rows.
• En el panel PivotTable Fields, vuelva a seleccionar la misma columna, como la columna Género y, a continuación, arrástrela al área Values.
• En el área Values, haga clic con el botón secundario en el nombre de la columna que aparece, por ejemplo, Sum of Género y, a continuación, seleccione Value Field Settings .
• En el cuadro de diálogo Value Field Settings, seleccione la opción Count en la lista Summarize value field by.
• Haga clic en OK para aplicar la configuración.

Al realizar los pasos anteriores, obtendremos una tabla dinámica que muestra la frecuencia de texto de nuestra columna seleccionada. Por ejemplo, si usamos los mismos datos que antes, obtendríamos una tabla dinámica como esta:

Esta tabla dinámica muestra que hay cuatro hombres y cuatro mujeres en nuestros datos. Podemos agregar otra columna al área Rows o Columns para crear una tabla dinámica más detallada. Por ejemplo, si agregamos una columna Edad al área Columns , obtendremos una tabla dinámica como esta:

Esta tabla dinámica muestra que hay una persona de 22 años, una persona de 23 años, y así sucesivamente. También podemos fijarnos en la distribución de los sexos por edades. Por ejemplo, de cada cuatro personas mayores de cuatro años mayores de 25 años, tres de ellos son hombres y uno de ellos son mujeres.

Mediante el uso de una tabla dinámica, podemos calcular la frecuencia del texto en Excel de forma muy fácil y rápida, sin necesidad de escribir fórmulas. También podemos personalizar la apariencia y la configuración de la tabla dinámica según nuestras necesidades. Sin embargo, es posible que las tablas dinámicas no sean adecuadas para todos los tipos de datos o análisis. Si queremos calcular la frecuencia del texto en Excel de forma más sofisticada y profesional, podemos utilizar herramientas de análisis de datos.