Nachteile:
Um das Update durchführen zu können, müssen Sie Zugriff auf die Excel-Datei haben, die die ursprünglichen Daten enthält. Ohne die Datei kann das Aktualisieren der Grafiken nicht durchgeführt werden.
Eines der Risiken dabei ist, dass bei einem Umzug oder einer Umbenennung der Excel-Datei die Verknüpfung zwischen der PowerPoint- und der Excel-Datei unterbrochen wird, sodass das Diagramm nicht mehr aktualisiert werden kann.
c. Methode zum Einfügen als eingebettetes Objekt
Die Methode “Als eingebettetes Objekt einfügen” ist eine weitere Möglichkeit, Diagramme von Excel mit PowerPoint zu verbinden. Im Gegensatz zur Methode “Verknüpftes Objekt” bettet diese Methode Excel-charts und -Daten direkt in eine PowerPoint-Datei ein. Dadurch wird Ihre Präsentation eigenständiger, da während der Präsentation keine separate Excel-Datei erforderlich ist. Diese Methode hat jedoch auch einige Nachteile, die beachtet werden müssen.
Schritte:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und wählen Sie das Diagramm aus, das Sie einfügen möchten. Drücken Sie danach Strg + C, um es zu kopieren.
- Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation, und suchen Sie die Folie an der Stelle, an der Sie das Diagramm platzieren möchten.
- Sobald Sie sich auf der gewünschten Folie befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Paste” auf der Registerkarte “Home” und wählen Sie “Paste Special...” aus dem angezeigten Menü.
- Wählen Sie im Dialogfeld Paste Special die Option “Paste” und dann “Microsoft Excel Chart Object”. Dadurch wird das Diagramm in die Präsentation eingebettet, sodass die Daten direkt in der PowerPoint-Datei gespeichert werden.
Profis:
Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen über das Vorhandensein von Excel-Dateien während der Präsentation machen, da sich alle Daten bereits in der PowerPoint-Datei befinden.
Wenn Sie die Diagrammdaten ändern müssen, doppelklicken Sie einfach auf das Diagramm in PowerPoint, um die Excel-Oberfläche zu öffnen und Live-Bearbeitungen vorzunehmen.
Nachteile:
Da Daten aus Excel direkt in die PowerPoint-Datei eingebettet werden, kann sich die Größe der Präsentationsdatei erheblich erhöhen, insbesondere wenn die verwendeten Grafiken viele Daten oder eine hohe Komplexität aufweisen.
Einer der Hauptnachteile dieser Methode besteht darin, dass die Aktualisierung nicht automatisch in PowerPoint widergespiegelt wird, wenn nach dem Einbetten des Diagramms Änderungen an den Originaldaten in Excel vorgenommen werden. Sie müssen das Diagramm manuell bearbeiten, um die angezeigten Informationen zu aktualisieren.
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Tipps für eine effektive Grafikintegration
Die richtige Kombination von Diagrammen aus Excel und PowerPoint kann die Qualität Ihrer Präsentationen verbessern. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Grafikintegration gut funktioniert:
1. Speichern Sie Dateien am selben Ort
Für die Methode Linked Object ist es wichtig, die Excel- und PowerPoint-Dateien am selben Ort zu speichern. Wenn eine Excel-Datei verschoben oder umbenannt wird, kann die Verknüpfung zwischen dem Diagramm und den Daten verloren gehen. Bewahren Sie also beide Dateien im selben Ordner auf oder verwenden Sie einen festen Pfad, um Probleme zu vermeiden.
2. Verwenden Sie klare Dateinamen
Geben Sie Ihren Excel- und PowerPoint-Dateien einen aussagekräftigen und leicht verständlichen Namen. Ein klarer Name hilft bei der Identifizierung und vermeidet Verwirrung, insbesondere wenn Sie mit vielen Dateien arbeiten. Verwenden Sie z. B. einen Namen wie “Sales_report_Q1_2025.xlsx” für eine Excel-Datei.
3. Überprüfen Sie regelmäßig die Links
Stellen Sie vor der Präsentation sicher, dass alle Diagrammverknüpfungen funktionsfähig sind und die neuesten Daten anzeigen. Wechseln Sie zu jeder Folie, die das Diagramm enthält, und überprüfen Sie, ob die Daten korrekt angezeigt werden. Wenn es Probleme gibt, können Sie diese beheben, bevor die Präsentation beginnt, damit Ihr Publikum nicht durch die falschen Informationen verwirrt wird.
4. Berücksichtigen Sie die Dateigröße
Wenn die Größe der Präsentationsdatei ein Problem darstellt, verwenden Sie die Methode Linked Object anstelle von Embedded Object. Die verknüpfte Methode führt in der Regel zu einer kleineren Dateigröße, da sie nur den Link zu den ursprünglichen Daten in Excel speichert, anstatt alle Daten in einer PowerPoint-Datei zu speichern. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie viele Grafiken oder große Daten haben, die eingegeben werden müssen.