In der Geschäftswelt und im akademischen Bereich hängt eine gute Präsentation stark davon ab, Daten leicht verständlich zu präsentieren. Die Datenvisualisierung spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Mit Grafiken, Diagrammen und Diagrammen können Sie komplexe Informationen so vereinfachen, dass sie für Ihr Publikum ansprechender und leichter verständlich sind.
Diagramme machen die Präsentation nicht nur ansprechender, sondern helfen dem Publikum auch, die Trends, Muster und Erkenntnisse aus den präsentierten Daten zu verstehen. Ein Liniendiagramm kann beispielsweise den Fortschritt der Verkäufe im Laufe der Zeit anzeigen, während ein Balkendiagramm die Leistung verschiedener Produkte vergleichen kann. Indem Sie das Diagramm direkt aus Excel mit PowerPoint verbinden, stellen Sie sicher, dass die angezeigten Daten immer korrekt und aktuell sind.
1. Bereiten Sie Daten und Grafiken in Excel vor
Der erste Schritt zum Verbinden von Diagrammen aus Excel mit PowerPoint besteht darin, die zu verwendenden Daten vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass die Daten in der Tabelle gut organisiert sind. Wenn Sie z. B. ein Verkaufsdiagramm erstellen möchten, erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten für das Datum, das Produkt und die Anzahl der Verkäufe. Sobald die Tabelle fertig ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Diagramm zu erstellen:
- Blockieren Sie alle Daten, die Sie grafisch darstellen möchten, einschließlich Spaltentitel.
- Klicken Sie auf den Reiter “Insert” in der Excel-Menüleiste.
- Wählen Sie einen Diagrammtyp aus, der Ihren Daten entspricht, z. B. Column Chart, Line Chart oder Pie Chart.
Nachdem Sie einen Diagrammtyp ausgewählt haben, erstellt Excel automatisch ein Diagramm basierend auf den von Ihnen ausgewählten Daten.
Bevor Sie mit PowerPoint fortfahren, stellen Sie sicher, dass die erstellten Grafiken für die Präsentationsanforderungen geeignet sind. Überprüfen Sie Folgendes:
- Passen Sie die Farbe, den Stil und die Größe der Grafiken an, um sie attraktiv und leicht lesbar zu machen.
- Stellen Sie sicher, dass das Diagramm einen klaren Titel und informative Achsenbeschriftungen hat, um dem Publikum zu helfen, die Daten zu verstehen.
- Überprüfen Sie, ob alle Daten in der Grafik korrekt und relevant sind.
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2. Methode zum Verbinden von Diagrammen von Excel mit PowerPoint
ein. Methode “Kopieren und Einfügen”
Eine der bequemsten Möglichkeiten, Diagramme von Excel mit PowerPoint zu verbinden, ist die Methode Kopieren und Einfügen. Diese Methode ist sehr praktisch und schnell, ideal für Benutzer, die eine schnelle Lösung ohne viel Einrichtung benötigen.
Schritte:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und wählen Sie das Diagramm aus, das Sie einfügen möchten. Stellen Sie sicher, dass das Diagramm, das Sie in Excel erstellt haben, fertig und ordnungsgemäß formatiert ist.
- Nachdem Sie ein Diagramm ausgewählt haben, drücken Sie die Tastenkombination Ctrl + C auf Ihrer Tastatur, um das Diagramm zu kopieren.
- Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Datei und wählen Sie die Folie aus, auf der Sie die Grafik platzieren möchten.
- Drücken Sie Ctrl + V, um das Diagramm, das Sie aus Excel kopiert haben, in eine PowerPoint-Folie einzufügen.
Profis:
Es ist schnell und einfach zu bewerkstelligen. Diese Methode ist sehr einfach und erfordert keine zusätzlichen Einstellungen, was sie ideal für Benutzer macht, die einer Präsentation sofort Grafiken hinzufügen möchten.
Nachdem Sie die Grafik eingefügt haben, können Sie weitere Änderungen direkt in PowerPoint vornehmen, z. B. die Größe der Grafik ändern, sie positionieren oder formatieren, um sie an die Anforderungen Ihrer Präsentation anzupassen.
Nachteile:
Einer der Hauptnachteile dieser Methode besteht darin, dass das eingefügte Diagramm nicht mit den Originaldaten in Excel verbunden ist. Wenn Änderungen an den Daten in Excel vorgenommen werden, wird das Diagramm in PowerPoint nicht automatisch aktualisiert.
Wenn die Daten in Excel aktualisiert werden, nachdem das Diagramm nach PowerPoint kopiert wurde, besteht die Gefahr, dass die im Diagramm angezeigten Informationen nicht mehr korrekt sind oder nicht mit den neuesten Daten übereinstimmen, was das Publikum verwirren kann.
b. Methode zum Einfügen als verknüpftes Objekt
Diese Methode ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Diagramme in PowerPoint immer die neuesten Daten aus Excel erhalten. Auf diese Weise können Sie die in der Präsentation angezeigten Daten wie die Originaldaten in der Excel-Datei beibehalten.
Schritte:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und wählen Sie das Diagramm aus, das Sie in PowerPoint einfügen möchten. Drücken Sie danach Strg + C, um es zu kopieren.
- Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation, und suchen Sie die Folie an der Stelle, an der Sie das Diagramm platzieren möchten.
- Sobald Sie sich auf der gewünschten Folie befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Paste” auf der Registerkarte “Home” und wählen Sie “Paste Special...” aus dem angezeigten Menü.
- Wählen Sie im Dialogfeld Paste Special die Option “Paste link” und dann “Microsoft Excel Chart Object”. Dadurch wird das Diagramm als verknüpftes Objekt eingefügt, sodass alle Änderungen in Excel automatisch in PowerPoint sichtbar sind.
Profis:
Auf diese Weise wird das Diagramm in PowerPoint bei jeder Änderung in der Excel-Datei automatisch aktualisiert, ohne dass es erneut kopiert werden muss.
Grafiken, die als verknüpfte Objekte eingefügt werden, haben immer noch eine gute visuelle Qualität, sodass sie in Präsentationen professionell aussehen.