So sortieren Sie Text alphabetisch mit dem Menü “Sortieren” auf der Registerkarte “Mailings”
Die dritte Möglichkeit, Text in Microsoft Word alphabetisch zu sortieren, besteht darin, das Menü Sort auf der Registerkarte Mailings zu verwenden. Dieses Menü kann verwendet werden, um Text zu sortieren, der sich in Dokumenten, Briefen, Etiketten oder Umschlägen befindet. Hier sind die Schritte:
- Markieren Sie den Text, den Sie alphabetisch sortieren möchten. Sie können einen oder mehrere Absätze, Listen oder Tabellen auswählen. Stellen Sie sicher, dass Sie keinen Text markieren, den Sie nicht sortieren möchten, z. B. Überschriften, Zwischenüberschriften oder Fußnoten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Mailings im Ribbon. Sie können auch Alt + M auf Ihrer Tastatur drücken, um diese Registerkarte zu aktivieren.
- Klicken Sie in der Gruppe Write & Insert Fields auf das Symbol Sort. Das Symbol ist identisch mit dem Symbol Sort auf der Registerkarte Home. Sie können auch Alt M + SO auf Ihrer Tastatur drücken, um dieses Menü zu öffnen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Sort die Option Sort by aus. Sie können Paragraphs auswählen, um Text nach Absatz zu sortieren, Field 1, um Text nach der ersten Spalte in einer Tabelle zu sortieren, oder Headings, um Text nach Überschrift zu sortieren.
- Wählen Sie im Feld Type die Option Text aus. Diese Option sortiert den Text alphabetisch. Sie können auch andere Optionen auswählen, z. B. Number zum Sortieren von Text nach Zahlen oder Date zum Sortieren von Text nach Datum.
- Wählen Sie im Feld Order Ascending oder Descending Optionen aus. Die Option Ascending sortiert den Text von A bis Z, während die Option Descending den Text von Z bis A sortiert.
- Wenn Sie Text nach mehr als einem Kriterium sortieren möchten, können Sie die Option Then by hinzufügen. Wenn Sie z. B. Text nach der ersten, der zweiten Spalte und dann der dritten Spalte in einer Tabelle sortieren möchten, können Sie Field 1, Field 2 bzw. Field 3 auswählen und den Typ und die Sortierreihenfolge für jede Spalte angeben.
- Wenn Sie bestimmte Zeichen beim Sortieren von Text ignorieren möchten, z. B. Leerzeichen, Satzzeichen oder Symbole, können Sie die Option Ignore punctuation characters oder Ignore symbols aktivieren. Diese Option ist nützlich, wenn Sie Text sortieren möchten, der z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Postleitzahlen enthält.
- Wenn Sie Text sortieren möchten, der Groß- und Kleinbuchstaben enthält, können Sie die Option Case-sensitive aktivieren. Mit dieser Option wird beim Sortieren von Text zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden. Wenn Sie z. B. die Option Ascending auswählen, wird Text, der Großbuchstaben enthält, vor Text mit Kleinbuchstaben angezeigt.
- Wenn Ihre Tabelle eine Titelzeile hat, können Sie die Option Header row aktivieren. Diese Option ignoriert die Titelzeile beim Sortieren von Text, sodass die Titelzeile an der obersten Position bleibt. Wenn Ihre Tabelle keine Titelzeile hat, können Sie die Option No header row aktivieren. Diese Option betrachtet die erste Zeile in der Tabelle als Teil der Daten, die Sie sortieren möchten.
- Wenn Sie mit dem Festlegen der Sortieroptionen fertig sind, klicken Sie auf OK. Der von Ihnen ausgewählte Text wird alphabetisch nach den von Ihnen angegebenen Kriterien sortiert.
Hier ist ein Beispiel für Text, der mithilfe des Menüs Sort auf der Registerkarte Mailings alphabetisch sortiert ist:
Vorher:
- Sehr geehrter Herr Schmidt,
- Sehr geehrte Frau Jones,
- Sehr geehrter Herr Dr. Lee,
- Sehr geehrte Frau Brown,
- Sehr geehrter Herr Green,
Nach (Sort by Paragraphs, Ascending, Ignore punctuation characters, Ignore symbols):
- Sehr geehrter Herr Dr. Lee,
- Sehr geehrter Herr Green,
- Sehr geehrter Herr Schmidt,
- Sehr geehrte Frau Jones,
- Sehr geehrte Frau Brown,