12. Verwenden Sie Outline View, um Ihre Dokumentgliederung zu erstellen und zu bearbeiten
Wenn Sie Ihre Dokumentgliederung erstellen oder bearbeiten möchten, können Sie Outline View verwenden. Um sie zu aktivieren, klicken Sie auf“Ansicht”und wählen Sie dann Outline aus. Sie können Überschriften und Unterüberschriften in Ihrem Dokument hinzufügen, entfernen oder verschieben und deren Ebenen mithilfe von Schaltflächen auf dem Menüband ändern. Sie können auch bestimmte Details ein- oder ausblenden, indem Sie die Schaltfläche Show Level verwenden. Outline View können Ihnen helfen, Ihre Ideen zu organisieren und Ihr Dokument strukturierter zu gestalten.
13. Verwenden Sie Stile, um eine konsistente Formatierung anzuwenden
Wenn Sie ein einheitliches Format auf Ihr Dokument anwenden möchten, können Sie Styles verwenden. Styles handelt es sich um eine Sammlung vordefinierter Formate, z. B. Schriftart, Größe, Farbe, Abstand usw., die Sie mit einem Klick auf Text anwenden können. Sie finden Styles auf dem Menüband unter der Registerkarte Home. Sie können aus einer Vielzahl verfügbarer Stile wählen oder Ihre eigenen erstellen, indem Sie auf das Symbol New Style klicken.Sie können einen vorhandenen Stil auch ändern oder löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Stil klicken und die entsprechende Option auswählen.
14. Verwenden Sie Table of Contents, um ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen
Wenn Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis für Ihr Dokument erstellen möchten, können Sie die Funktion Table of Contents verwenden. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie Heading Formatvorlagen auf Überschriften und Zwischenüberschriften in Ihrem Dokument angewendet haben. Klicken Sie dann auf die Stelle, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten, und klicken Sie dann auf References, Table of Contents. Sie können aus einer Vielzahl verfügbarer Formate wählen oder Ihre eigenen erstellen, indem Sie auf Custom Table of Contents klicken. Word erstellt ein Inhaltsverzeichnis basierend auf der verwendeten Heading Formatvorlage und fügt Seitenzahlen und Hyperlinks ein. Sie können das Inhaltsverzeichnis jederzeit aktualisieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis klicken und Update Field auswählen.
15. Verwenden Sie Track Changes, um Änderungen aufzuzeichnen und zu überprüfen
Wenn Sie Änderungen, die Sie oder andere an Ihrem Dokument vornehmen, aufzeichnen und überprüfen möchten, können Sie die Funktion Track Changes verwenden. Um sie zu aktivieren, klicken Sie auf Review und dann auf Track Changes. Word hebt alle Änderungen hervor, die in Ihrem Dokument vorgenommen wurden, und zeigt Kommentare auf der rechten Seite an. Sie können Änderungen überprüfen, indem Sie die Schaltflächen Next und Previous verwenden, und Änderungen mit den Schaltflächen Accept und Reject akzeptieren oder ablehnen. Sie können auch Kommentare hinzufügen, bearbeiten oder löschen, indem Sie die Schaltflächen New Comment, Delete und Resolve verwenden. Sie können die Ansicht der Änderungen mithilfe des Menüs Display for Review ändern und Änderungen mithilfe der Schaltfläche Show Markup ein – oder ausblenden.
16. Verwenden Sie Mail Merge, um personalisierte Dokumente zu erstellen
Wenn Sie ein personalisiertes Dokument für eine Gruppe von Personen erstellen möchten, z. B. einen Brief, ein Etikett oder einen Umschlag, können Sie die Funktion Mail Merge verwenden. Dazu benötigen Sie ein Hauptdokument, das für alle Dokumente den gleichen Text und die gleiche Formatierung enthält, und eine Datenquelle, die für jedes Dokument unterschiedliche Informationen enthält, z. B. Name, Adresse oder Datum. Sie können eigene Datenquellen erstellen oder vorhandene Datenquellen wie Excel-, Outlook- oder Access-Dateien verwenden. Anschließend können Sie das Hauptdokument und die Datenquelle zusammenführen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie das Hauptdokument, klicken Sie auf Mailings, Start Mail Merge, und wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus, z. B. Letters, Labels oder Envelopes.
- Klicken Sie auf Select Recipients, und wählen Sie Ihre Datenquelle aus, z. B. Use an Existing List, Select from Outlook Contacts oder Type a New List.
- Klicken Sie auf Edit Recipient List, wählen Sie die gewünschten Empfänger aus oder entfernen Sie sie, und klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Insert Merge Field, und fügen Sie die gewünschten Felder ein, z. B. Vorname, Nachname oder Adresse. Diese Felder werden durch Informationen aus der Datenquelle ersetzt, wenn Sie die Zusammenführung abschließen.
- Klicken Sie auf Preview Results und sehen Sie, wie Ihr Dokument aussehen wird. Sie können zwischen verschiedenen Dokumenten navigieren, indem Sie die Schaltflächen Next Record und Previous Record verwenden.
- Klicken Sie auf Finish & Merge, und wählen Sie aus, was Sie mit Ihrem Dokument tun möchten, z. B. Print Documents, Edit Individual Documents oder Send Email Messages.