In der modernen Arbeitswelt ist der Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit mit Kollegen sehr verbreitet. Eine der effektivsten Möglichkeiten, bei der Datenverarbeitung zusammenzuarbeiten, ist die Verwendung von Microsoft Excel.
Excel-Dateien sind eines der am häufigsten verwendeten Dateiformate zum Speichern von numerischen Daten und Textdaten. Excel-Dateien werden häufig für die Arbeit, die Schule oder private Zwecke verwendet. Es ist üblich, Excel-Dateien mit anderen zu teilen, z. B. um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten oder Daten freizugeben.
Die Frage, die sich jedoch häufig stellt, ist, wie Excel-Dateien für die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern geteilt werden können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Excel-Dateien freizugeben. Die gebräuchlichste Methode besteht darin, sie online oder offline zu teilen.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen einige der Möglichkeiten, wie Sie Excel-Dateien einfach und sicher mit anderen Benutzern teilen können.
So geben Sie Excel-Dateien mit OneDrive frei
OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft, mit dem Sie Ihre Dateien von einer Vielzahl von Geräten aus speichern, darauf zugreifen und freigeben können. Einer der Vorteile der Verwendung von OneDrive besteht darin, dass Sie Excel-Dateien online mit anderen Benutzern teilen können, ohne Dateien per E-Mail oder über andere Medien senden zu müssen. Hier sind die Schritte:
- Speichern Sie Ihre Excel-Datei auf OneDrive. Sie können Datei > Speichern unter > OneDrive – Persönlich (für persönliche Dateien) oder OneDrive – <Firmenname> (für Arbeitsdateien) auswählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Speichern aus.
- Wählen Sie im Menüband Freigeben aus, oder wählen Sie Datei > Freigeben aus. Wenn die Datei noch nicht auf OneDrive gespeichert wurde, werden Sie aufgefordert, sie zuerst hochzuladen.
- Legen Sie Berechtigungen für die Personen fest, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auswählen, wer Ihre Datei bearbeiten oder nur anzeigen kann. Sie können bei Bedarf auch ein Kennwort oder ein Ablaufdatum hinzufügen.
- Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, wenn Sie möchten. Wählen Sie Senden aus.
- Personen, für die Sie die Datei freigeben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Öffnen Ihrer Excel-Datei in einem Browser oder einer Excel-App. Sie können die Datei entsprechend den von Ihnen erteilten Berechtigungen bearbeiten oder anzeigen.
- Wenn Sie eine Excel-Datei gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die Datei in der Excel-App geöffnet haben. In der oberen rechten Ecke können Sie sehen, wer die Datei bearbeitet. Farbige Zellen zeigen an, wo alle in der Arbeitsmappe arbeiten.
Freigeben von Excel-Dateien mit SharePoint
SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit von Microsoft, mit der Sie Websites, Listen, Dokumente und mehr erstellen können. Einer der Vorteile der Verwendung von SharePoint besteht darin, dass Sie Excel-Dateien online für andere Benutzer in Ihrer Organisation oder Ihrem Team freigeben können, ohne die Excel-App auf deren Geräten installieren zu müssen. Hier sind die Schritte:
- Speichern Sie Ihre Excel-Datei in SharePoint. Sie können Datei > Speichern unter > SharePoint – <Websitename> (für vorhandene Websites) oder SharePoint – Andere (für neue Websites) auswählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Speichern aus.
- Wählen Sie im Menüband Freigeben aus, oder wählen Sie Datei > Freigeben aus. Wenn die Datei noch nicht in SharePoint gespeichert wurde, werden Sie aufgefordert, sie zuerst hochzuladen.
- Legen Sie Berechtigungen für die Personen fest, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auswählen, wer Ihre Datei bearbeiten oder nur anzeigen kann. Wenn eine SharePoint-Website über bestimmte Benutzergruppen verfügt, können Sie diese Gruppen auch auswählen.
- Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, wenn Sie möchten. Wählen Sie Senden aus.
- Personen, für die Sie die Datei freigeben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Öffnen Ihrer Excel-Datei in einem Browser oder einer Excel-App. Sie können die Datei entsprechend den von Ihnen erteilten Berechtigungen bearbeiten oder anzeigen.
- Wenn Sie eine Excel-Datei gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die Datei im Browser geöffnet haben. In der oberen rechten Ecke können Sie sehen, wer die Datei bearbeitet. Farbige Zellen zeigen an, wo alle in der Arbeitsmappe arbeiten.
Freigeben von Excel-Dateien für freigegebene Arbeitsmappen
Freigegebene Arbeitsmappen sind ein Feature von Excel, mit dem Sie Excel-Dateien für andere Benutzer in einem lokalen Netzwerk freigeben können, ohne Clouddienste wie OneDrive oder SharePoint verwenden zu müssen. Dieses Feature weist jedoch einige Einschränkungen und Risiken auf, z. B. Änderungskonflikte, langsame Leistung und Datenverlust. Daher wird empfohlen, diese Funktion nur zu verwenden, wenn Sie keine anderen Optionen haben. Hier sind die Schritte:
- Speichern Sie Ihre Excel-Datei an einem Speicherort, auf den andere Benutzer im lokalen Netzwerk zugreifen können, z. B. in einem freigegebenen Ordner oder Netzlaufwerk.
- Öffnen Sie Ihre Excel-Datei, und wählen Sie Arbeitsmappe überprüfen > freigeben aus. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie eine Version von Excel verwenden, die dieses Feature unterstützt, z. B. Excel 2010 oder Excel 2013.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben das Kontrollkästchen „Änderungen von mehreren Benutzern gleichzeitig zulassen. Es ermöglicht auch das Zusammenführen von Arbeitsmappen.“
- Wählen Sie die Registerkarte Erweiterte Bearbeitung aus, und legen Sie die gewünschten Optionen fest, z. B. die Häufigkeit des automatischen Speicherns, die Anzahl der Tage des Änderungsverlaufs und die Liste der Benutzer, die die Arbeitsmappe bearbeiten dürfen.
- Wählen Sie OK aus, und speichern Sie Ihre Excel-Datei.
- Weisen Sie andere Benutzer an, Ihre Excel-Datei am selben Speicherort zu öffnen. Sie können die Datei entsprechend den von Ihnen erteilten Berechtigungen bearbeiten.
- Wenn Sie sehen möchten, wer die Datei bearbeitet, wählen Sie > Benutzerliste überprüfen aus. Wenn Sie Änderungen sehen möchten, die von anderen Benutzern vorgenommen wurden, wählen Sie > Änderungen überprüfen > Änderungen anzeigen aus. Wenn Sie Änderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen wurden, zusammenführen möchten, wählen Sie >Änderungen überprüfen > Änderungen zusammenführen aus.
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Schlussfolgerung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Excel-Dateien für andere Benutzer freigeben können, je nach Ihren Anforderungen und Vorlieben. Sie können OneDrive oder SharePoint verwenden, wenn Sie Excel-Dateien online für Personen außerhalb Ihres lokalen Netzwerks freigeben möchten. Sie können auch eine freigegebene Arbeitsmappe verwenden, wenn Sie Excel-Dateien offline für Personen in Ihrem lokalen Netzwerk freigeben möchten. Sie sollten jedoch auf die Risiken und Einschränkungen achten, die bei der Verwendung dieser Funktion auftreten können. Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu verstehen, wie Sie Excel-Dateien einfach und sicher mit anderen Benutzern teilen können.