Langkah 4: Sesuaikan dan Perbarui Bagan Organisasi
Setelah Anda membuat bagan organisasi, langkah berikutnya adalah menyesuaikan tampilannya agar lebih informatif dan memastikan bagan selalu diperbarui sesuai dengan perubahan dalam struktur organisasi. Berikut adalah panduan lengkapnya:
Artikel Menarik Lainnya
1. Menambahkan Informasi Tambahan
Anda bisa memperkaya bagan organisasi dengan menambahkan informasi tambahan seperti foto atau deskripsi jabatan. Berikut langkah-langkahnya:
Tambahkan Foto:
- Siapkan foto anggota tim dalam format gambar (JPEG, PNG, dll.).
- Unggah foto ke Google Drive atau platform penyimpanan online lainnya.
- Buat kolom baru di spreadsheet dengan judul “Foto”.
- Masukkan tautan foto di kolom tersebut (gunakan fitur Insert Link di Google Spreadsheet).
- Bagan organisasi akan menampilkan foto jika fitur ini didukung oleh Google Spreadsheet.
Tambahkan Deskripsi Jabatan:
- Buat kolom baru dengan judul “Deskripsi Jabatan”.
- Masukkan deskripsi singkat tentang tanggung jawab dan peran setiap jabatan.
- Informasi ini dapat ditampilkan sebagai tooltip atau bagian tambahan dalam bagan.
2. Memperbarui Data Secara Otomatis
Salah satu keuntungan menggunakan Google Spreadsheet adalah kemudahan dalam memperbarui data. Jika ada perubahan dalam struktur organisasi, Anda hanya perlu mengedit data di spreadsheet, dan bagan akan secara otomatis menyesuaikan.
Contoh Perubahan:
- Jika ada karyawan baru, tambahkan baris baru dengan nama, jabatan, dan atasan langsung.
- Jika ada perubahan jabatan atau atasan, cukup ubah data di kolom yang relevan.
- Jika ada karyawan yang keluar, hapus baris data tersebut.
3. Menyesuaikan Tampilan Bagan
Anda dapat terus menyesuaikan tampilan bagan agar lebih menarik dan mudah dipahami:
- Warna: Gunakan warna yang berbeda untuk setiap tingkat hierarki.
- Font: Pilih font yang jelas dan profesional.
- Ukuran: Sesuaikan ukuran bagan agar tidak terlalu kecil atau terlalu besar.