Cara Membatasi Nilai Input di Sel Excel

Batasan nilai adalah fitur di Excel yang memungkinkan Anda untuk membatasi nilai yang dapat dimasukkan ke dalam sel. Fitur ini dapat digunakan untuk mencegah pengguna memasukkan data yang tidak valid atau tidak diinginkan.

 Excel adalah salah satu aplikasi yang sering digunakan untuk mengolah data, baik data angka, teks, maupun tanggal. Namun, terkadang kita perlu membatasi nilai input yang bisa dimasukkan ke dalam sel tertentu, agar data yang kita masukkan valid dan sesuai dengan kriteria yang kita inginkan.

Misalnya, kita ingin membatasi sel hanya bisa diisi dengan angka antara 1 sampai 10, atau hanya bisa diisi dengan teks tertentu saja, atau hanya bisa diisi dengan format tanggal saja. Bagaimana cara melakukannya?

Salah satu fitur yang bisa kita gunakan untuk membatasi nilai input di sel Excel adalah “Data Validation”. Data Validation adalah fitur Excel yang digunakan untuk membuat kriteria validasi data pada sel atau range, sehingga data yang diinputkan ke dalam sel atau range tersebut harus memenuhi kriteria tersebut. Jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan kriteria, maka Excel akan menampilkan pesan kesalahan atau error alert.

Dengan menggunakan Data Validation, kita bisa membuat berbagai macam kriteria validasi data, seperti:

• Whole Number: untuk membatasi sel hanya bisa diisi dengan angka bulat dalam rentang tertentu.
• Decimal: untuk membatasi sel hanya bisa diisi dengan angka desimal dalam rentang tertentu.
• List: untuk membatasi sel hanya bisa diisi dengan nilai yang dipilih dari daftar atau list yang sudah ditentukan sebelumnya.
• Date: untuk membatasi sel hanya bisa diisi dengan format tanggal dalam rentang tertentu.
• Time: untuk membatasi sel hanya bisa diisi dengan format waktu dalam rentang tertentu.
• Text Length: untuk membatasi sel hanya bisa diisi dengan teks dengan jumlah karakter tertentu.
• Custom: untuk membatasi sel dengan menggunakan rumus atau formula tertentu.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menggunakan Data Validation untuk membatasi nilai input di sel Excel dengan beberapa contoh kasus. Mari kita mulai!

Cara Membatasi Sel Excel Hanya Bisa Diisi dengan Angka Saja

Salah satu kasus yang sering terjadi adalah kita ingin membatasi sel Excel hanya bisa diisi dengan angka saja, tanpa ada karakter lain seperti huruf, simbol, atau spasi. Hal ini berguna untuk mencegah kesalahan input data, misalnya jika kita ingin menghitung rata-rata nilai siswa, maka kita harus memastikan bahwa sel yang berisi nilai siswa hanya berisi angka saja.

Untuk membatasi sel Excel hanya bisa diisi dengan angka saja, kita bisa menggunakan Data Validation dengan jenis Whole Number atau Decimal. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih (seleksi) sel atau range yang ingin dibatasi inputnya hanya angka saja. Misalnya, kita ingin membatasi kolom B yang berisi nilai siswa hanya bisa diisi dengan angka saja.
2. Klik menu “Data” pada ribbon Excel, lalu klik “Data Validation” pada grup “Data Tools”. Atau, kita juga bisa menggunakan shortcut keyboard Alt + A + V + V.
3. Pada kotak dialog Data Validation, pilih tab “Settings”, lalu pilih “Whole Number” atau “Decimal” pada daftar drop-down “Allow”. Perbedaan antara Whole Number dan Decimal adalah Whole Number hanya mengizinkan angka bulat, sedangkan Decimal mengizinkan angka desimal.
4. Pada kotak “Minimum” dan “Maximum”, masukkan rentang nilai angka yang diizinkan untuk dimasukkan ke dalam sel. Misalnya, jika kita ingin membatasi nilai siswa antara 0 sampai 100, maka masukkan 0 pada kotak Minimum dan 100 pada kotak Maximum. Jika kita tidak ingin membatasi rentang nilai angka, maka biarkan kotak Minimum dan Maximum kosong.
5. Klik “OK” untuk menerapkan Data Validation.

Setelah itu, coba masukkan nilai ke dalam kolom B. Jika nilai yang dimasukkan adalah angka dalam rentang yang ditentukan (misalnya antara 0 sampai 100), maka Excel akan menerima input tersebut. Namun, jika nilai yang dimasukkan bukan angka atau diluar rentang yang ditentukan, maka Excel akan menampilkan pesan kesalahan seperti berikut:

Pesan kesalahan ini bisa kita ubah sesuai dengan keinginan kita, dengan cara mengklik tab “Error Alert” pada kotak dialog Data Validation, lalu mengisi kotak “Title” dan “Error Message” dengan teks yang kita inginkan.

Cara Membatasi Sel Excel Hanya Bisa Diisi dengan Teks Tertentu

Kasus lain yang mungkin terjadi adalah kita ingin membatasi sel Excel hanya bisa diisi dengan teks tertentu saja, misalnya nama kota, nama negara, atau nama produk. Hal ini berguna untuk memastikan bahwa data yang kita masukkan konsisten dan tidak ada kesalahan penulisan.

Untuk membatasi sel Excel hanya bisa diisi dengan teks tertentu, kita bisa menggunakan Data Validation dengan jenis List. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih (seleksi) sel atau range yang ingin dibatasi inputnya hanya teks tertentu saja. Misalnya, kita ingin membatasi kolom C yang berisi nama kota hanya bisa diisi dengan nama kota yang sudah ditentukan sebelumnya.
2. Klik menu “Data” pada ribbon Excel, lalu klik “Data Validation” pada grup “Data Tools”. Atau, kita juga bisa menggunakan shortcut keyboard Alt + A + V + V.
3. Pada kotak dialog Data Validation, pilih tab “Settings”, lalu pilih “List” pada daftar drop-down “Allow”.
4. Pada kotak “Source”, masukkan daftar teks yang diizinkan untuk dimasukkan ke dalam sel, dipisahkan oleh koma. Misalnya, jika kita ingin membatasi nama kota hanya bisa diisi dengan Jakarta, Surabaya, Bandung, atau Yogyakarta, maka masukkan Jakarta, Surabaya, Bandung, Yogyakarta pada kotak Source. Atau, kita juga bisa memilih range yang berisi daftar teks tersebut, misalnya A1:A4.
5. Klik OK untuk menerapkan Data Validation.

Setelah itu, coba masukkan teks ke dalam kolom C. Jika teks yang dimasukkan adalah salah satu dari daftar teks yang ditentukan (misalnya Jakarta, Surabaya, Bandung, atau Yogyakarta), maka Excel akan menerima input tersebut. Namun, jika teks yang dimasukkan bukan salah satu dari daftar teks yang ditentukan, maka Excel akan menampilkan pesan kesalahan seperti sebelumnya.

Selain itu, Excel juga akan menampilkan sebuah panah kecil di sebelah kanan sel yang memiliki Data Validation jenis List. Jika kita klik panah tersebut, maka Excel akan menampilkan daftar teks yang bisa kita pilih untuk mengisi sel tersebut. Ini berguna untuk memudahkan kita memilih teks yang sesuai tanpa harus mengetiknya.

Cara Membatasi Sel Excel Hanya Bisa Diisi dengan Format Tanggal

Kasus lain yang mungkin terjadi adalah kita ingin membatasi sel Excel hanya bisa diisi dengan format tanggal saja, misalnya untuk mengisi data lahir, data transaksi, atau data lain yang berkaitan dengan waktu. Hal ini berguna untuk memastikan bahwa data yang kita masukkan valid dan sesuai dengan format tanggal yang kita inginkan.

Untuk membatasi sel Excel hanya bisa diisi dengan format tanggal saja, kita bisa menggunakan Data Validation dengan jenis Date. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih (seleksi) sel atau range yang ingin dibatasi inputnya hanya format tanggal saja. Misalnya, kita ingin membatasi kolom D yang berisi data lahir hanya bisa diisi dengan format tanggal saja.
2. Klik menu “Data” pada ribbon Excel, lalu klik “Data Validation” pada grup “Data Tools”. Atau, kita juga bisa menggunakan shortcut keyboard Alt + A + V + V.
3. Pada kotak dialog Data Validation, pilih tab “Settings”, lalu pilih “Date” pada daftar drop-down “Allow”.
4. Pada kotak “Minimum” dan “Maximum”, masukkan rentang tanggal yang diizinkan untuk dimasukkan ke dalam sel. Misalnya, jika kita ingin membatasi data lahir antara 1 Januari 1990 dan 31 Desember 2020, maka masukkan 1/1/1990 pada kotak Minimum dan 31/12/2020 pada kotak Maximum. Jika kita tidak ingin membatasi rentang tanggal, maka biarkan kotak Minimum dan Maximum kosong.
5. Klik OK untuk menerapkan Data Validation.

Setelah itu, coba masukkan tanggal ke dalam kolom D. Jika tanggal yang dimasukkan adalah dalam rentang yang ditentukan (misalnya antara 1 Januari 1990 dan 31 Desember 2020), maka Excel akan menerima input tersebut. Namun, jika tanggal yang dimasukkan diluar rentang yang ditentukan, maka Excel akan menampilkan pesan kesalahan seperti sebelumnya.

Selain itu, Excel juga akan menampilkan sebuah kalender kecil di sebelah kanan sel yang memiliki Data Validation jenis Date. Jika kita klik kalender tersebut, maka Excel akan menampilkan pilihan tanggal yang bisa kita pilih untuk mengisi sel tersebut. Ini berguna untuk memudahkan kita memilih tanggal yang sesuai tanpa harus mengetiknya.